Zo regel je een fiets van de zaak

Over de positieve invloed van bewegen op je prestaties op het werk is al veel geschreven. Er wordt ook steeds meer bekend over de relatie tusen de manier waarop we leven en verzuim/je functioneren op het werk. De nieuwste leus is 'Zitten is het nieuwe roken'.

Als je overweegt om je personeel – of een individueel personeelslid dat er om vraagt – aan een elektrische fiets te helpen, krijg je te maken met de werkkostenregeling (WKR). Voor veel werkgevers is deze regeling nog relatief onbekend omdat deze pas in 2015 verplicht is gesteld. Daarbij komt nog eens dat de WKR per 1 januari van dit jaar is aangescherpt.

Maar eerst, is het aloude bekende Fietsplan dan van de baan? Nee, maar wel valt deze regeling onder de WKR. Je mag als werkgever 1,2 procent van je totale brutoloonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel. Een fiets van de zaak valt daaronder.

Het Nationale Fietsplan 2016 vermeldt over het Nationale Fietsplan 2016: “De werkgever bepaalt – zoals gewend – het aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden, maar nieuw is dat de werkgever ook bepaalt welke bedragen daarvoor worden aangewend, wie hiervoor in aanmerking komt en hoe vaak de aanschaf gedaan mag worden. Je kunt de fiets dus fiscaal aantrekkelijk blijven aanbieden.”

Nationale FietsplanHet Nationale Fietsplan ziet dat werkgevers hier op twee manieren met de regeling omgaan:.

1: De voorwaarden van de oude regelgeving worden één op één overgenomen. Ook wordt nog steeds het maximaal te verrekenen bedrag € 749,- gehandhaafd. Spelregels zijn: deelname een per drie jaar mogelijk, werknemers met lease auto’s zijn uitgesloten, minimaal de helft van de werkdagen moet de fiets worden ingezet voor het woon-werkverkeer.

2: Er wordt onderscheid gemaakt in een gewone fiets en een elektrische fiets. Maximaal te verrekenen bedrag voor de gewone fiets is € 749,- en het maximaal te verrekenen bedrag voor de elektrische fiets wordt verhoogd naar € 1.000,-. Afhankelijk van de hoogte van het WKR-budget stellen werkgevers zelf hun eigen spelregels op. Er zijn bijvoorbeeld werkgevers, waarbij het mogelijk is om ieder jaar een fiets met belastingvoordeel aan te schaffen.

Niet meer per werknemerMaar je kunt het als werkgever ook anders aanpakken. De Belastingdienst geeft een paar mogelijkheden hoe je fiscaal met een fiets van de zaak kunt omgaan. Je koopt bijvoorbeeld 10 fietsen voor je werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in je vrije ruimte van 1,2 procent van het totale fiscale loon. Je boekt de fietsen niet meer per werknemer in jouw loonadministratie, maar je boekt het hele bedrag in 1 keer als eindheffingsloon in jouw financiële administratie.

GebruikelijkheidstoetsDe fiscus: “Je kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak jouw werknemers de fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of je werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling heb je niet te maken met de normen van de oude regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen voor de aanschafprijs (€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen (€ 82 per kalenderjaar). Je kunt eventueel een duurdere (elektrische) fiets met of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

CafetariaregelingEen andere interessantie optie is de zogeheten cafetariaregeling. De fiscus: “Je kunt belast loon (nog steeds) omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft je grote vrijheid om hierover afspraken te maken. Je kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden met elektrische fietsen.”

Renteloze leningJe kunt je werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Je werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 (bedrag voor 2015) per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Zoals aangegeven geldt de gebruikelijkeidtoets. Deze houdt in dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je aanwijst als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in jouw administratie op te nemen als eindheffingsloon), niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Lees verder op BC.nl