Nieuws Financiën
Zo schrijf je een effectieve aanmaning
Niets is zo frustrerend als een klant die niet of niet tijdig betaalt. Het zorgt voor irritatie, bemoeilijkt de verdere samenwerking en kan de cashflow van je bedrijf schaden. Stuur dus een tijdige aanmaning. Deze tien tips laten zien hoe je dat kordaat en correct doet.
1. Werk met begin, midden en einde Open met de reden van de aanmaning. Simpel gesteld: de klant heeft niet betaald. Voeg in het midden de factuurnummers, bedragen en vervaldagen ter verduidelijking toe. Afsluiten doe je met een aanmaning tot actie. Geef daar ook aan wat de eventuele gevolgen zijn als de klant nog steeds niet betaalt. 2. Houd de boodschap positief Niet altijd even makkelijk, want je wacht op je geld. Toch levert een positieve toon vaak meer op. Houd het zakelijk en laat ergernis achterwege. Denk aan zinnen als: “We herinneren u aan nog openstaande facturen. Conform de afspraken bevestigen we hierbij de op voorhand bepaalde regeling.” 3. Spreek iemand persoonlijk aan Schrijf niet vanuit jezelf, maar richt je tot de ander. In plaats van “Ik wacht nog op mijn geld” zeg je bijvoorbeeld: “U heeft verzaakt de openstaande facturen 1 tijdig te betalen. We manen u aan over te gaan tot het uitvoeren van betaling X.” 4. Formuleer concrete data Het laatste wat je met een aanmaning wilt bereiken, is dat er (opnieuw) ruimte is voor interpretatie. Zeg niet ‘dringend’ of ‘binnen acht dagen’, maar noem een concrete datum. 5. Vermeld het totaalplaatje Som alle openstaande facturen op, dus ook degene die nog niet vervallen zijn. Met een beetje geluk betaalt de klant deze meteen mee. 6. Benoem nooit om de hoeveelste aanmaning het gaat Een slimme ‘trage betaler’ weet perfect hoe ver hij kan gaan met het niet betalen van een factuur voor hij juridisch in de problemen komt. Door niet te benoemen om de hoeveelste aanmaning het gaat, vermijd je dat de klant er een spelletje van maakt. 7. Maak van een nadeel een voordeel Bestraffen is niet altijd de beste optie. Focus op de goede zakelijke relatie en de wil om verder zaken te doen zodra de betaling is uitgevoerd. “Wanneer de betaling binnen is, kunnen we weer bestellingen leveren” klinkt veel constructiever dan “Betaal nu of er volgen gerechtelijke stappen”.
