Je bezoek en personeel snel en eenvoudig registreren, hoe doe je dat?

Het proces van mensen uitnodigen, ontvangen en op de juiste manier registreren is een onderdeel van ondernemen waar je wellicht nooit echt bij stil hebt gestaan. Maar juist nu we gebukt gaan onder een pandemie is dit proces belangrijker dan ooit. Als bedenker van DigiReceptie onderstreept Timon Jacobs nog maar eens dat het loont om te automatiseren. ,,DigiReceptie is een moderne, professionele en volledig digitale vorm van bezoekersregistratie.”

Zorg voor nauwkeurige registratie van contactmomenten

De professionaliseringsslag waar DigiReceptie voor kan zorgen, blijkt al uit de uitnodiging die je bezoekers ontvangen. ,,Via ons systeem krijgt je bezoek een uitnodiging in de huisstijl van je bedrijf, voorzien van duidelijke informatie zodat zij bijvoorbeeld goed op de hoogte zijn van alle Covid-maatregelen die je treft. Daarover gesproken: na aankomst kunnen gasten zich contactloos – dus coronaproof – aanmelden door simpel een QR-code te scannen, zodat er geen papier meer nodig is. Een eventuele coronatoets vindt vervolgens plaats zonder de betrokkenheid van je personeel, zodat zij op veilige afstand kunnen blijven en je toch een hele nauwkeurige registratie van de contactmomenten krijgt.”

Dat laatste is wel zo prettig als je onverhoopt de bezoekersregistratie moet overhandigen aan de GGD voor een contactonderzoek na een mogelijke uitbraak van Covid-19. ,,DigiReceptie zorgt ervoor dat ook dat proces veilig, eenvoudig en volledig digitaal kan worden geregeld. Sowieso is een sluitende bezoekersregistratie belangrijk voor de veiligheid in en om je bedrijf. Het is zelfs een verplicht onderdeel van een evacuatieplan: als er brand is, wil je immers met één druk op de knop weten wie er binnen is. Dat wil je als bedrijf gewoon goed op orde hebben.”

In één klap geen omkijken meer naar AVG-protocollen

Daarnaast biedt DigiReceptie oplossingen rond een ander heet hangijzer van de laatste jaren: de privacy van je bezoekers. ,,Bij heel veel bedrijven ligt er gewoon nog papier op de balie, vaak zelfs open en bloot. Buiten het feit dat niet elke gast dat prettig zal vinden, strookt het ook niet helemaal met de strengere regels rondom privacy die sinds 2018 gelden, gebundeld in de AVG ofwel de Algemene Verordening Persoonsgegevens. DigiReceptie houdt rekening met al die regels, zodat je er in één klap geen omkijken meer naar hebt.”

Dat kan bovendien enorm veel geld schelen, waarschuwt Jacobs. ,,Bij het niet goed naleven van de privacywetgeving kunnen de boetes oplopen tot twintig miljoen euro. Dat is echt een hele serieuze zaak, dus als ondernemer doe je er verstandig aan om dit net zo serieus te nemen. Papier op de balie en klassieke registratie in ordners is echt af te raden. Indien gewenst kun je jouw gasten trouwens ook digitaal de bezoekersvoorwaarden laten tekenen, zodat je altijd een juridische verklaring in handen hebt.”

Vernieuwd visitekaartje met DigiReceptie

Tot zover de ‘wettelijke argumenten’ om voor het innovatieve DigiReceptie te kiezen. Er bestaat namelijk ook nog zoiets als het ‘visitekaartje’ van jouw onderneming. Volgens Jacobs is dat het eerste contact dat klanten of bezoekers hebben met een bedrijf. Hij denkt dat professionaliseren de sleutel is van succesvol ondernemen en dat geldt zeker voor die eerste indruk. ,,Je wilt toch dat die perfect past bij je merkbeleving? Wij zien nog steeds grote verschillen bij bedrijven: dan kom je bij een onderneming waar ze hele innovatieve producten verkopen, maar als bezoeker moet je je nog steeds aanmelden op papier. Die hebben hun focus dan volledig op hun product, en dat is begrijpelijk, maar eigenlijk is de klantbeleving net zo belangrijk.”

Menselijk aspect blijft fier overeind na digitalisering

Begin je jezelf zorgen te maken bij het lezen van de woorden ‘digitaal’ en ‘automatiseren’ omdat het menselijke aspect binnen je onderneming dan misschien in het gedrang raakt? Begrijpelijk, maar bedenk dan dat jouw capabele mensen achter de receptie juist voor een veel fijner ontvangst van klanten kunnen zorgen. DigiReceptie is niet per definitie een vervanger van de receptionisten. Het systeem neemt alleen de saaie taken over, zoals het openen van de slagboom, papier klaar leggen, een nieuwe pen zoeken, het controleren of iemand het formulier juist heeft ingevuld, een medewerker bellen of een bezoekerspas uitdelen. In dat soort taken gaat jaarlijks ontzettend veel tijd zitten. Het is toch zonde om dat nog door mensen te laten doen?

Terwijl DigiReceptie de zogenoemde ‘afspraakeigenaar’ (de persoon die het bezoek ontvangt, red.) met een e-mail of een pushbericht op de hoogte stelt dat zijn of haar bezoek is gearriveerd, kan de menselijke medewerker zich op andere taken richten. ,,Een receptioniste die met een medewerker moet bellen, kan niet met de bezoeker praten”, besluit Jacobs. ,,Dankzij DigiReceptie heeft de gastheer of -vrouw juist de tijd om een gezellig praatje te maken of die heerlijke bak koffie te pakken voor de gast. Een bezoeker verwelkomen met een vriendelijke lach, z’n jas aannemen en iets te lezen aanbieden: dat blijft gewoon mensenwerk. Dat kan DigiReceptie niet. Wij horen van bestaande klanten dat hun receptionisten vinden dat ze leuker werk hebben omdat ze meer toegevoegde waarde kunnen bieden en weer volwaardige gastvrouwen en gastheren zijn geworden.”