Nieuws Marketing
Regels voor ongewoon goede vergaderingen
Voor velen is het een noodzakelijk kwaad: vergaderen. Maar als het dan toch moet, kun je het maar beter goed doen. In het Vakantieboek voor managers geeft Rob de Haas tips, afkomstig uit zijn boek Ongewoon Goed Vergaderen. Wij zetten er vijf voor je op een rijtje.
Doelformulering per agendapunt Het is belangrijk dat het gewenste resultaat zorgvuldig door de eigenaar van het agendapunt wordt geformuleerd, liefst in samenwerking met de voorzitter, zodat meerdere mensen zich er met de juiste intentie mee bezighouden. Daarmee wordt de focus op het collectieve denken van het vergaderteam gericht.
Alleen de juiste mensen Mensen gericht uitnodigen is de basis voor het creëren van wederzijds vertrouwen. Dat is belangrijk voor het substantieel terugbrengen van de individuele vergadertijd en om de kwaliteit van de bespreking naar een hoger niveau te brengen.
Rolwisseling Degene die inhoudelijk verantwoordelijk is voor een agendapunt, is ook verantwoordelijk voor de voorbereiding en de verspreiding van de juiste achtergrondinformatie. Door de rol van voorzitter, tijdbewaker, notulist of expert per agendapunt te verdelen, ontstaat tegelijk een levendiger dynamiek.
Kleine groepjes Voor elk ander doel dan puur zenden is het belangrijk een groep groter dan zes personen op te splitsen en met wisselende groepsgrootte te werken.
Gezamenlijke afronding Het is goed om een collectieve inspanning ook samen af te sluiten. Dat versterkt het wij-gevoel en maakt helder wat er nu precies is besloten.
Checklist vergaderen-Ben ik op de hoogte van de agendadoelen?-Heb ik de agenda voorbereid?-Heb ik per punt mijn standpunt bepaald?-Heb ik invloed op de uitkomsten?-Wat is mijn rol per punt?
