Slim digitaliseren: Zo verbetert OutSmart je serviceafdeling

Een laagdrempelige en betaalbare oplossing voor het managen van de buitendienst: dat is OutSmart in een notendop. Digitale werkbonnen vormen de basis, maar OutSmart – dat de binnen- en buitendienst van een bedrijf met elkaar verbindt - heeft meer te bieden: van digitaal plannen en offreren tot tijdregistratie en facturatie. Andere functies zijn projectplanning en contract- en objectbeheer. Het systeem – eenvoudig te gebruiken op smartphone of tablet - draait volledig in de cloud en kan heel simpel worden gekoppeld aan nagenoeg elk boekhoud- of ERP-systeem. Kortom, alle informatie en functies op één plek.

OutSmart is simpel in gebruik. Het systeem weet waar de buitendienstmedewerker zich bevindt en hoeveel materialen hij gebruikt, maar houdt ook de urenregistratie bij. Wanneer de klus is geklaard en de klant een handtekening heeft gezet, kan met een druk op de knop een factuur worden verstuurd. Alles draait immers om de eenvoud. Niet onbelangrijk: de gegevens worden veilig bewaard in het datacenter van OutSmart.

Marktleider

,,Op het gebied van digitale werkbonnen en buitendienstautomatisering zijn we marktleider in Nederland en België’’, zegt mede-eigenaar Steven Rigter (51) niet zonder trots. Samen met Bas Langenhuizen (39) startte hij in 2011 het bedrijf WerkbonApp, vorig jaar omgedoopt tot OutSmart. De reden voor deze naamswijziging? ,,We zijn intussen veel meer dan louter een app voor digitale werkbonnen. Ons platform is uitgegroeid tot een alles-in-één softwarepakket. Door de toevoeging van meerdere functies kun je als bedrijf je buitendienst nog beter managen. Een bedrijf dat gebruik maakt van OutSmart kan niet alleen efficiënter werken, het leidt bovendien tot meer omzet met minder kosten.’’

Zo’n 4000 vooruitstrevende bedrijven maken dagelijks gebruik van het Field Service Platform. Het gaat onder meer om bedrijven in de installatie- en bouwsector, service- en onderhoudsbranche en koeltechnische- en inspectiebedrijven. Rigter en Langenhuizen weten dat veel bedrijven met een buitendienst nog op de ouderwetse manier werken. Met papieren bonnenboekjes dus. Omslachtig, tijdrovend en niet efficiënt: papieren werkbonnen - inclusief doordrukvellen - zijn vaak onleesbaar, raken regelmatig kwijt en leiden vaak tot miscommunicatie en precisiefouten in de administratie.

De coronacrisis heeft veel bedrijven geleerd dat de stap naar digitaal werken eigenlijk heel klein is, aldus Rigter. ,,Neem als voorbeeld video-conferencing: doordat veel mensen noodgedwongen thuis werken, is dat nu heel normaal geworden. Anders gezegd: de stap naar digitaal werken is eigenlijk klein gebleken. Onze stelling is: nu achterblijven betekent dat je straks achter de feiten aanloopt.’’

OutSmart biedt bedrijven met analoge administratie de kans om over te stappen naar digitaal werken. Een piekinvestering is niet nodig, de maandelijkse kosten zijn laag. Het goedkoopste abonnement is tien euro maand per gebruiker. Rigter: ,,Informatie wordt met ons systeem toegankelijker, het uitwisselen van die informatie – bijvoorbeeld tussen de manager op kantoor en zijn mensen in de buitendienst – wordt een stuk eenvoudiger.’’ Door digitalisering kun je als bedrijf data beter analyseren en processen verbeteren: meer efficiency leidt in de regel tot meer omzet.

OutSmart is uitgegroeid van een werkbon-app tot een complete digitale gereedschapskoffer die bedrijven naar een hoger plan tilt. Het bedrijf heeft momenteel dertig medewerkers in dienst en groeit als kool. OutSmart werkt nauw samen met gerenommeerde bedrijven als AFAS, Exact en Visma. Sinds vorig jaar is Apple een belangrijke partner, aldus Langenhuizen. ,,Daar zijn we hartstikke trots op. Apple denkt mee en helpt ons met het verder ontwikkelen van de app en UX design naar Apple-standaard. Ook helpt Apple ons aan nieuwe, strategische partners. Wij kunnen ook iPads leveren als one-stop-shop direct of via onze partners.’’

Het aantal klanten groeit met de week, de omzet verdubbelt elk jaar. OutSmart heeft intussen vestigingen in Spanje, Portugal en Duitsland. De volgende stap is Scandinavië. Langenhuizen: ,,In 2012 kwam de allereerste versie van de WerkbonApp op de markt. Sinds de lancering zijn we constant bezig onszelf te verbeteren: doorontwikkelen, testen en technisch innoveren. Daar ligt onze kracht.’’

OutSmart heeft de filosofie dat vooral de markt bepaalt wat de volgende uitbreiding op de software wordt. Langenhuizen: ,,We hebben twee zogenaamde focusgroepen van tien bedrijven samengesteld die onze roadmap voor het komende halfjaar bepalen. Wat kan beter? Waar is behoefte aan? Wij kunnen wel van alles verzinnen, maar de klanten moeten uiteindelijk met OutSmart werken: een betaalbaar en krachtig systeem dat zeer eenvoudig te gebruiken is.’’