Een inbox, mag je die controleren? Arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers schreef 'Geen gedoe met personeel'

Als je werknemer een beetje privé mailt vind je dat vast prima. Sterker nog, in bijna elk bedrijf krijgen werknemers een computer en vaak ook een telefoon tot hun beschikking. In dat geval accepteer je vast dat die communicatiemiddelen niet alleen voor het werk worden gebruikt, maar dat je werknemer ook privé-contacten onderhoudt.

Maar wat als jij of collega’s zich gaan storen aan het veelvuldige mailen en whatsappen van één van je werknemers op het werk? Of als je twijfelt of je werknemer het thuiswerken wel aan kan en je vermoedt dat hij te veel bezig is met privézaken? Je werknemer mag van jou best privé mailen en internetten tijdens werktijd, maar het mag niet de spuigaten uitlopen.

Beperk de inbreuk op de privacy

Het meest eenvoudige is natuurlijk om in gesprek te gaan met de bewuste werknemer. Ontkent hij alles, terwijl je echt duidelijke signalen hebt van het tegendeel dan vraag je je misschien af of je dan zijn inbox of zijn browsergeschiedenis mag controleren. Voordat je mail of het internetgebruik controleert, vraag je dan af wat je doel is, of je een grondslag hebt en of je het doel op een minder zware manier kunt bereiken.

Maak helder beleid

Informeer je werknemers vooraf, bijvoorbeeld door middel van je bedrijfsreglement dat je in sommige gevallen de inbox of het internetgebruik controleert. Leg dat reglement vervolgens niet zomaar in de lade, maar breng het ook regelmatig onder de aandacht van je werknemers. Dat draagt bij aan de bewustwording. Pas de regels vervolgens ook consequent toe.

Hieronder delen we alvast de checklist over controle van e-mail- en internetgebruik. Die kan je helpen bij het bepalen of je op de goede weg zit.

• Meer tips over omgaan met personeel? Hier kun je het boek Geen gedoe met personeel van Suzanne Meijers, auteur van dit stuk, direct kopen bij De Ondernemer.

Checklist controle e-mail- en internetgebruik

• Heb je een vermoeden dat werknemers bovenmatig privé mailen en/of privé websites bezoeken? Ja? Ga verder.
  
  

• Heb je werknemers vooraf in kennis gesteld dat je e-mail- en internetgebruik kunt controleren?
  * Zo niet, breng eerst je bedrijfsreglement op orde waarin je meeneemt onder welke omstandigheden controle en/of monitoring van e-mail en/of internetgebruik plaatsvindt.
  * Zo ja, heb je je werknemers voldoende bewust gemaakt van de regels of slechts één keer onder de aandacht gebracht?
  
  

• Kun je op een minder ingrijpende manier hetzelfde doel bereiken?
  * Bijvoorbeeld door in overleg te gaan en je werknemer te confronteren met je vermoeden? Ben je al in gesprek gegaan?
  - Zo niet, doe dit voor zover mogelijk eerst. Twijfel je of het verstandig is? Raadpleeg een arbeidsrechtspecialist.
  - Zo ja, en bevestigt hij je vermoeden? Maak afspraken en laat de controle nu voor wat die is.
  - Zo ja, en ontkent hij? Ga verder.
  
  

• Wat is de grondslag voor controle? Heb je een gerechtvaardigd belang?
  * Bijvoorbeeld controleren of verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt, zoals het bezoeken van pornowebsites of downloaden van muziek en films. Een dergelijke controle mag onder voorwaarden ook steekproefsgewijs.
  * Of heb je het vermoeden dat je werknemer disfunctioneert doordat hij te veel privé bezig is en niet meer aan werken toekomt?
  
  

• Wat is het doel van de controle?
  * Dit kan verband houden met het gerechtvaardigd belang.
  * Dit kan bijvoorbeeld systeem- en netwerkbeveiliging zijn, bescherming van bedrijfsgegevens of bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

• Maak een belangenafweging.
  * Weegt jouw belang bij het maken van de inbreuk op de privacy zwaarder dan de inbreuk voor je werknemer? Denk aan de gevolgen voor je werknemer.
  
  

• Controleer niet elke e-mail en/of internetgebruik.
  * Denk aan de inbreuk op de privacy en vraag je af of je kunt volstaan met het screenen van bepaalde onderwerpen in de onderwerpregel van de mail of met het enkel (laten) noteren van tijdstippen waarop privé internet is gebruikt.

Deze checklist is afkomstig uit het boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’ en is deels gebaseerd op informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens.