Zo creëer je het overzicht om ook naar de toekomst te kijken

De resultaten in dit onderzoek – dat in opdracht van Teamleader door iVOX werd uitgevoerd – liggen in sommige gevallen ver uit elkaar. Bijvoorbeeld als het gaat om de vraag of ondernemers weten welke concrete stap zij in de komende twaalf maanden met hun bedrijf gaan zetten. Liefst acht op de tien bevraagde klanten van Teamleader geven aan dit te weten, terwijl dat er onder de niet-klanten uit het iVOX panel slechts één op de tien is.

Eric Verheijen is medeoprichter van Lyfter, dat zich met een vijftienkoppig team vooral bezighoudt met het bouwen, onderhouden en optimaliseren van websites en webshops. Het bedrijf uit het Brabantse Steenbergen werkt met het geautomatiseerde systeem van Teamleader. Wanneer Eric de resultaten van het onderzoek krijgt voorgeschoteld, geeft hij direct aan zich erin te herkennen.

Voldoende tijd om ook met toekomst bezig te zijn

,,Teamleader helpt ons in de dagelijkse operatie. De lopende projecten staan geborgd in het systeem, dus je hoeft het maar te openen en je hebt direct inzichtelijk welke zaken al dan niet wat extra aandacht nodig hebben. Dat zorgt voor overzicht en rust in de organisatie waardoor we voldoende tijd hebben om naar de toekomst te kijken en tot interessante inzichten te komen.”

,,Zo hebben we een tijdje geleden via Teamleader een mooi overzicht gemaakt van onze kosten en omzet. Welke omzet kwam er nou eigenlijk uit welke projecten en wat zijn onze structurele kosten? Het bleek dus dat 80 procent van onze omzet incidenteel was. Omzet uit opdrachten die kwamen aanwaaien en een kop en een staart hebben. Dit terwijl 80 procent van onze kosten structureel waren.”

Nieuwe inzichten deden Lyfter van koers wijzigen

,,Als Lyfter waren we dus heel erg afhankelijk van de hoeveelheid opdrachten die binnenkwamen. We moesten ze telkens najagen en als het niet genoeg was, hadden we een probleem. Door dit waardevolle inzicht zijn we zaken anders gaan aanpakken. Onze projecten draaien sinds dat moment veel vaker om doorontwikkeling. We zijn dus meer op de lange termijn gaan opereren.”

Waar het contrast op het gebied van nabije toekomstplanning binnen de twee geïnterviewde doelgroepen uit het onderzoek bijna niet groter kan zijn, laat ‘What’s Next Nederland?’ zien dat Teamleader-klanten net zo content zijn met hun reeds genomen stappen als de ondernemers uit het iVOX panel. Wel geven ‘Teamleaders’ vaker aan dat deze zaken belangrijk waren. Hierbij kan het gaan om digitalisering van diensten of processen, het aantrekken van nieuw personeel of de lancering van een nieuw product of dienst. Meer te weten komen over Teamleader? Dat doe je hier.

,,Mijn compagnon Joep Suijkerbuijk en ik zijn vlak na de oprichting van Lyfter al met Teamleader gaan werken. Iets dat eigenlijk is ontstaan nadat we allebei een persoonlijkheidsanalyse hadden laten maken. Via het DISC model. Daar kwam een mooie overlap uit, maar tegelijkertijd werd het ons duidelijk dat we niet ‘blauw’ gekleurd zijn. Oftewel: enige vorm van structuur zit er bij ons niet in. We hebben het een half jaartje volgehouden met to-do lijstjes hier en een projectenforecast daar, maar dat werkte voor geen meter.”

Investeren in zowel het team als digitalisering

,,Om die reden hebben we toen een ‘blauw’ persoon aangenomen. Een aanjager die weet hoe je processen inricht en het overzicht houdt. We investeerden heel bewust in het team, maar ook in de tooling om datgene aan te vullen waar we niet sterk in zijn. Dit was het punt waar Teamleader om de hoek kwam. Heb je het dus over digitalisering van processen en nieuw personeel aantrekken, dan is dit een sprekend voorbeeld.”

,,Binnen de software van Teamleader kun je met tijdregistraties werken. In het verleden hebben we ons weleens vergaloppeerd met de gedachte ‘we werken veertig uur per week en dus kunnen we ook 40 uur in een project steken’. Maar zo werkt het natuurlijk niet. We maken nu blokkenschema’s waarin een collega bijvoorbeeld aangeeft zes uur aan een project te werken en twee uur besteedt aan klantvragen die via de mail zijn binnengekomen. Door die tijdregistratie kunnen we zien of dat daadwerkelijk is gebeurd, of dat iemand om wat voor reden dan ook wat struggles kent.”

Toenemende kosten en strategieën om deze te drukken

In vergelijking met de ondernemers uit het iVOX panel geven klanten van Teamleader vaker aan dat hun bedrijfskosten zijn gestegen sinds de economie zo onzeker is. Daarnaast hebben ze ook meer strategieën om die kosten te drukken. Het uitbreiden van het klantenbestand, nieuwe markten betreden of het implementeren van efficiëntere processen en technologieën – die tevens tijd besparen – zijn daar voorbeelden van.

,,Ons bedrijf groeit en dus groeien de kosten mee. Dat is een hele normale ontwikkeling. Het gaat er natuurlijk om dat de marges goed blijven en dat vraagt iets van een bedrijf. Dit lukt ons goed, aangezien we van collega-ondernemers best vaak de vraag krijgen hoe wij alles organiseren. Dat zit ‘m zeker ook in de efficiënte processen en technologieën van Teamleader. Daar betalen we voor, maar dat levert ook iets op.”

Continue ontwikkelingen in de juiste hoek

,,We krijgen ook weleens de vraag wat we van Teamleader vinden”, besluit Eric. ,,En dan zeggen wij als software engineers soms eerlijk dat het nog niet perfect is. Daar praten we ook weleens over zodra iemand van Teamleader bij ons in de lucht komt voor input. Het is letterlijk al drie keer gebeurd dat wij met een wens kwamen en dan het twee maanden later in het systeem zat. Wij nemen een pakket af dat zich continu blijft ontwikkelen in een hoek waarin wij het graag zien. Dit zorgt ervoor dat we Teamleader nooit ontgroeien.” Meer te weten komen over Teamleader? Dat doe je hier.