Nieuws Personeel

Checklist: het voeren van het ontslaggesprek

Hoe voer je een ontslaggesprek? Een gedegen voorbereiding is van groot belang. Het zal het ontslaggesprek aanzienlijk soepeler doen verlopen. De gedetailleerde checklist van de vier fasen staat hieronder.

Latifa van Heerde 17 mei 2017

Checklist het voeren van een ontslaggesprek

Checklist: Het voeren van het ontslaggesprek

Het ontslaggesprek kent de volgende vier fasen:

  • fase 1: meedelen van het ontslag
  • fase 2: opvangen van de emoties
  • fase 3: uitleggen van de redenen
  • fase 4: afronden van het gesprek

1 Meedelen van het ontslag

Het meedelen van het ontslag dient, na een korte inleiding, bij voorkeur meteen aan het begin van het gesprek te gebeuren. Ook het taalgebruik dient duidelijk te zijn: de termen ontslag of ontslagaanvraag moeten niet worden vermeden.

Toch heeft de ontslaggever de neiging het slechte nieuws uit te stellen of te verzachten.Dit vermijdingsgedrag is de oorzaak van enkele vaak voorkomende valkuilen. Zo kan de ontslaggever het nieuws proberen als minder slecht voor te stellen. Denk aan uitspraken als “Ik denk dat je bij ons niet voldoende tot je recht komt” of “Het lijkt mij verstandig dat je eens buiten onze organisatie gaat kijken”.

Verantwoordelijkheid ontwijken

De ontslaggever stelt vragen en maakt opmerkingen die de medewerker ertoe zouden moeten leiden om zelf tot de conclusie van het ontslag te komen. De ontslaggever formuleert de beslissing tot ontslag in ‘wij'-termen. ‘Wij hebben besloten’ of ‘De organisatie heeft ervoor gekozen’. Het is zaak dat de ontslaggever zijn verantwoordelijkheid als (lijn)manager draagt en in ‘ik'-termen zijn of haar beslissing aankondigt.

2 Opvangen van de emoties

De reacties van een medewerker die ontslag krijgt aangezegd kunnen sterk uiteenlopen. Doorgaans is een medewerker echter sterk emotioneel. Er kan ook sprake zijn van woede, ongeloof of verdriet. Het is in deze fase van het gesprek van belang de medewerker de gelegenheid te geven om de klap zo goed mogelijk te verwerken en hem ‘stoom te laten afblazen'. Ieder individu verwerkt het nieuws op zijn eigen manier.

Troosten

De ontslaggever communiceert als hij troost op twee niveaus: ‘onaardig' als brenger van het ontslagnieuws en ‘aardig' als trooster.

Contra-agressie

De ontslaggever laat zich afbrengen van zijn actief luisterende, reflecterende rol en pareert agressie van de ontslagkrijger met contra-agressie.

3 Uitleggen van de redenen

Is de ontslagkrijger voldoende gekalmeerd en voor rede vatbaar, dan kan begonnen worden met het uiteenzetten van de redenen voor het ontslag. De ontslaggever doet er goed aan zich te beperken tot zo objectief mogelijke, liefst gekwantificeerde gegevens.

Vooral in het geval van reorganisatie en omvangrijker personele afslanking door gedwongen vertrek (collectief ontslag), zal de ontslaggever vooral in staat moeten zijn om de vraag: ‘Waarom ik?' duidelijk te beantwoorden.

Enkele valkuilen: Rechtvaardigen

De ontslaggever laat de mededeling van het ontslag voorafgaan of volgen door een reeks argumenten, bedoeld om zich in te dekken en de ontslagkrijger de wind uit de zeilen te nemen

De man en niet de bal spelen

De ontslaggever bekritiseert moraliserend de persoon van de ontslagkrijger en gebruikt geen of onvoldoende objectieve, gekwantificeerde gegevens inzake gedrag of prestaties van de betrokkene

4 Afronden van het gesprek

Als het ontslag is meegedeeld, de emoties opgevangen en de redenen uiteengezet, zal de ontslagkrijger vroeger of later met een vraag komen als: ‘Maar wat moet ik dan nu?' Dit is het signaal dat hij bereid is de blik op de toekomst te richten.

Soms zal de ontslaggever deze aanzet moeten geven. Hij dient, rekening houdend met hetgeen in de voorbereiding is besloten, verder aandacht te besteden aan de afvloeiingsregeling, het aanbod tot outplacement of andere ondersteuning en de wijze waarop het lopende werk wordt afgerond.

Nabespreken

Voordat de ontslaggever het gesprek beëindigt kan hij, indien nodig de ontslagkrijger dringend adviseren geen overhaaste actie te ondernemen, te bespreken waar de ontslagkrijger direct na het gesprek naar toe gaat en wat hij daar gaat doen en in het extreme geval: de ontslagkrijger in contact brengen met een maatschappelijk werker of arts.

Meestal is een vervolggesprek gewenst. Het is dan aan te bevelen dit gesprek zo concreet mogelijk te plannen.