Deze ondernemers maken van de Efteling een winters sprookje

Het is een uitdaging. In een paar dagen tijd moet de Efteling een volledig andere aanblik krijgen. Ruim elf weken, van 14 november tot en met 31 januari 2017, is het park in Kaatsheuvel in winterse sferen gehuld met vreugdevuren, duizenden lichtjes, honderden kerstbomen, veel sneeuw en winterattracties als een schaats- en langlaufbaan. Daarnaast zijn er speciale voorstellingen. Ook zijn alle attracties -behalve de waterattracties Piraña en De Vliegende Hollander - geopend indien het weer het toelaat, en worden de vaste bewoners van het Sprookjesbos uitgerust met dassen, oorwarmers en winterjassen.

De Winter Efteling is een evenement op zich. Niet voor niets is er een projectleider aangesteld om de organisatie van het festijn in goede banen te leiden. Ruud van Alphen (34) uit Tilburg is al drie jaar nauw betrokken bij de organisatie van de Winter Efteling. Hij is sinds twee jaar de projectleider. Hij ziet het als zijn grootste uitdaging de Winter Efteling zodanig te organiseren dat de reguliere bezoeker er niets van merkt. ,,Neem de 400 kerstbomen die we op allerlei plekken neerzetten. Die kunnen pas écht op het laatste moment naar binnen gereden worden. Natuurlijk kunnen we veel buiten beeld voorbereiden, maar het vergt wel creativiteit."

Volgens Ruud zijn in de weken voor de opening van het evenement dagelijks zo'n 150 mensen bezig met het bouwen en voorbereiden. Het grootste deel bestaat uit vaste medewerkers van de Efteling. Het gaat dan om mensen die zich bezig houden met horeca, decoratie, vormgeving, groenverzorging, storingen, maar bijvoorbeeld ook marketing. Daarnaast worden tal van bedrijven van buiten ingeschakeld, zoals het grond-, weg- en waterbouwbedrijf Verhagen Kaatsheuvel. Deze onderneming heeft dagelijks een vaste ploeg van vier of vijf man in het park aan het werk. Dit team regelt onder meer het benodigde straatwerk, legt leidingen aan, maar voorziet bijvoorbeeld ook de ruim 400 uit de Ardennen afkomstige en speciaal door de Efteling geselecteerde kerstbomen van een stevige voet en rijdt ze in de avonduren het park in.

Er zijn ook bedrijven ingeschakeld voor het IJspaleis, de ijsvloer en het leveren van 500 paar schaatsen en langlaufsets.

De projectleider moet zorgen voor een goede communicatie tussen iedereen die bij de Winter Efteling betrokken is. ,,Dat is cruciaal. Er zijn honderdduizenden dingen waaraan gedacht moet worden. Er is inmiddels bij allerlei mensen een berg aan kennis over de Winter Efteling, maar de gehele organisatie moet wel in goede banen geleid worden. Dus dagelijks meermaals vergaderen, veel overleggen en communiceren."

Tijdens de openingsuren zijn naar schatting enkele honderden mensen actief om de bezoekers welkom te heten en ze te begeleiden. Die werken met name in de horeca, winkels, bij de storingsdienst of worden ingezet voor het bedienen van de attracties. En uiteraard bij de speciale Winter Efteling-evenementen, zoals de optredens van Zang en Gelukkig, de Sprookjesboom, de belevenissen van de sneeuwprinses en vuurprins of de musical De Gelaarsde Kat in het Efteling Theater.

Een goede voorbereiding is onontbeerlijk, aldus Ruud. ,,Het hele park moet een winters uiterlijk krijgen. Dus vooral veel sneeuw en lichtjes. Het is op zich allemaal niet zo moeilijk, maar het is heel veel. Alles is een project."

Sneeuw is belangrijk voor de winterse sfeer, maar op echte sneeuw kan de organisatie al jaren niet meer rekenen. ,,Dat betekent dat we 's morgens voor 09.30 uur, 's avonds na 19.00 uur en zelfs 's nachts allerlei werkzaamheden uitvoeren en attributen voorzien van kunstsneeuw."

Want de reguliere bezoeker, die vóór aanvang van de Winter Efteling het park bezoekt, mag dat niet zien. ,,De magie van de Efteling moet altijd overeind blijven. Daar kunnen we niet mee marchanderen." En zo zijn er meer zaken die uit het zicht van de bezoekers moeten blijven. Zo liggen al maandenlang grote bergen hout voor de vreugdevuren te drogen en wordt voor de de 3D-projectie op de gevels van Villa Volta en De Vliegende Hollander enkele weken voor aanvang de verlichting geplaatst. Daarnaast liggen de borstelmatten voor de 450 meter lange langlaufbaan al klaar en zijn de cadeaustapels weken geleden voorzien van een nieuw kleurtje. En niet te vergeten: de das en oorwarmers van Holle Bolle Gijs en Langnek. ,,Ook de ijspegels voor aan de lantaarnpalen, winterse muziek voor het parkeerterrein en de kaarsen bij de kassa zijn voorbereidingen die al weken voor opening van de Winter Efteling getroffen zijn. Eigenlijk ben ik al weken in wintersfeer."

Het samenstellen van de arrangementen en pakketten voor groepen, families en de zakelijke markt horen ook bij de voorbereidingen. Eveline Thomassen uit Breda is daar samen met veertien medewerkers verantwoordelijk voor. Zij vindt de Winter Efteling een 'mooi en sfeervol decor' voor met name bedrijven en instellingen die tijdens het evenement willen vergaderen, feesten, trainen of een product willen introduceren. ,,Bij avondschemer is de Winter Efteling voor dat soort activiteiten een hele goede plek. Maar zeker als de avond valt zijn de shows en attracties nog indrukwekkender. De perfecte sfeer voor een mooie herinnering."

Dit zijn de drijvende krachten achter de Winter Efteling:

Ruim twaalf jaar geleden leverde Unox, onderdeel van Unilever, tijdens de Winter Efteling voor het eerst het Broodje Unox. Dat werd een succes en inmiddels is het broodje al jaren verkrijgbaar in de Efteling. ,,Lekker, snel en makkelijk klaar te maken. We hebben een goede samenwerkingsrelatie met de Efteling", aldus Gerard van der Krogt, managing director Food Solutions bij Unilever.

Het Broodje Unox kent een verkooppiek tijdens de Winter Efteling. Dan levert het voedingsconcern ook erwtensoep. En speciale mutsen. ,,Onze producten passen prima bij een evenement als de Winter Efteling."

De vijftien medewerkers van grond-, weg- en waterbouwbedrijf Verhagen Kaatsheuvel kennen de Efteling op hun duimpje. Vrijwel dagelijks zijn medewerkers in het park actief. Voor de Winter Efteling plaatst Verhagen Kaatsheuvel de kerstbomen, lantaarnpalen en lichtmasten. Het bedrijf regelt ook de rijplaten onder bijvoorbeeld de ijstent of brengt het boomschors aan bij attracties. En daarbij komt nogal wat kijken, aldus mede-eigenaar Rob de Jong. ,,We kunnen alleen 's morgens vroeg en 's avonds laat aan de slag. Dat vraagt flexibiliteit en die kunnen wij bieden."

Eveline Thomassen geeft leiding aan veertien medewerkers op de afdeling sales en business. Samen met hen richt zij zich vooral op de zakelijke markt. Bedrijven komen graag naar de Efteling voor onder meer vergaderingen, trainingen, personeelsfeesten of workshops. Er zijn zo'n 500 evenementen per jaar. De Winter Efteling is volgens Eveline een pareltje in het aanbod. ,,De Efteling draait om beleving en die is juist met alle decors en lichtjes in de winter optimaal. En waar ben je beter verzekerd van sneeuw, lichtjes en sfeer dan bij de Winter Efteling?"

Zijn draaiboek van vele tientallen pagina's heeft nauwelijks ezelsoren of aantekeningen. Ruud van Alphen weet inmiddels veel over de organisatie van de Winter Efteling uit zijn hoofd. De organisatie van het evenement noemt hij een omvangrijke, maar mooie klus. ,,De Winter Efteling heeft met alle onderdelen van het totale bedrijf te maken. Dat maakt het zo interessant." De rest van het jaar is Ruud druk met de Zomer Efteling en speciale evenementen zoals Oud en Nieuw. ,,Ik ben nu ook al bezig met de Winter Efteling 2017-2018. Zo omvangrijk is het wel."

Voor het derde jaar ontvangt Patrick Moreu, directeur van Tintelingen uit Den Bosch, tijdens de Winter Efteling zo'n 200 gasten. Tintelingen verzorgt jaarlijks zo'n 300.000 eigen keuze kerstgeschenken voor medewerkers van onder meer ministeries, onderwijsinstellingen en zorginstituten. Die medewerkers krijgen een Tinteling waarmee zij uit diverse cadeau's in de webshop kunnen kiezen. Daar staat ook een Efteling-cadeaukaart tussen. ,,Wij zijn goed in beleving en emotie. De Efteling ook. Daarom passen wij zo goed bij elkaar."