Nieuws Leiderschap

9 eyeopeners: versnel je groei door zelf eenvoudig te automatiseren

Van een mail ontvangen wanneer de prijs van een product daalt tot automatisch bonnen en facturen binnen laten lopen in een overzicht. Automatiseren en coderen helpen je bedrijf verder. En daar hoef je geen raketgeleerde voor te zijn. Dit zijn 9 dingen die je direct kunt (laten) doen.

Nick Kivits | Foto: Pixabay 24 november 2017

Coderen

Wie mee wil kunnen komen in de steeds digitaler wordende wereld moet op zijn minst een beetje de taal van computers begrijpen. Daarom wordt in de onderwijswereld – van universiteiten tot basisscholen – de laatste jaren steeds meer ingezet op leren coden, ofwel coderen.

Efficiënter

Een technisch tovenaar worden is niet per se nodig om je business te verbeteren. Met alleen al wat basisinzicht in de taal die computers spreken kun je je bedrijf efficiënter maken én leer je communiceren met de échte whizzkids die de moeilijke technische problemen voor je oplossen.

De belangrijkste stappen volgens de professionals: gewoon beginnen, jezelf realiseren dat fouten maken mag en gewoon blijven pielen. Dan kom je er vanzelf.

1. Maak jezelf vindbaar in Google Maps

Wat is het? Google Places. Een dienst die het mogelijk maakt je bedrijf op te laten nemen in Google Maps.

Hoe werkt het? Ga naar places.google.com, klik op Start Now en doorloop het menu. Na verificatie verschijnt je zaak op Google Maps.

Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.

Voordelen? 18 procent van alle mobiele zoekopdrachten naar lokale bedrijven levert binnen een dag nieuwe business op. Door je bedrijf op te nemen in Google Maps word je beter vindbaar voor klanten.

Voor wie? Bedrijven die fysieke spullen verkopen. Denk aan winkels, restaurants en tankstations.

Kosten? Gratis.

Meer info:Google Places

2. Laat bij een gemist gesprek automatisch weten dat je zsm terugbelt

Wat is het? Een handige applet (een klein programma dat onderdeel is van een groter programma) van de internetdienst IFTTT. Stuurt vanzelf een sms naar een beller als je niet in staat was zijn gesprek aan te nemen. Werkt alleen als je een Android-telefoon hebt.

Hoe werkt het? Download de IFTTT-app op je Android-toestel en ga naar de applet 'Send a text when you miss a call on your Android phone'. Door vervolgens op de knop 'Turn on' te klikken en IFTTT toestemming te geven tot de benodigde diensten, schakel je hem aan.

Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht gewenst. Voor het aanpassen van de app is basisinzicht van programmeren nodig.

Voordelen? Door direct aan te geven dat je zo snel mogelijk terugbelt geef je klanten het gevoel dat ze ertoe doen. Dat komt het klantcontact ten goede.

Voor wie? Iedereen die regelmatig telefonisch contact heeft met klanten, en daar een Android-telefoon voor gebruikt.

Kosten? Gratis.

Meer info: IFTTT

3. Ontvang een mail als de inkoopprijs van een product daalt

Wat is het? Visualping. Een webdienst die je een seintje geeft als een door jou geselecteerd deel van een webpagina verandert.

Hoe werkt het? In de webtool van Visualping voer je het adres van de webpagina waarop je gewenste product te koop staat in. Vervolgens selecteer je het gedeelte van de pagina dat je in de gaten wilt houden. Zodra dat deel van de website verandert ontvang je een mail. Voor een price watch selecteer je alleen de prijs van het product dat je wilt hebben.

Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht gewenst.

Voordelen? Altijd de beste prijs, zeker voor producten die je wel nodig hebt maar die niet direct aangekocht hoeven te worden. Vooral handig voor elektronica en andere dure producten.

Voor wie? Ondernemers die binnenkort apparatuur of andere zakelijke investeringen willen vervangen.

Kosten? In essentie gratis. Wie meer dan 63 notificaties per maand wil instellen kan een abonnement nemen. Abonnementen beginnen bij 4 dollar per 313 notificaties per maand.

Meer info:Visualping.io

4. Laat een persoonlijke assistent je afspraken plannen

Wat is het? Amy Ingram. Een persoonlijke assistent die automatisch afspraken voor je inplant.

Hoe werkt het? Stuur een mail aan de persoon met wie je wilt afspreken, met daarin de plek waar je hem of haar wilt treffen. Zet het mailadres van Amy in de cc. De (Engelstalige) dienst neemt het gesprek van je over, maakt een afspraak en zet deze in je digitale agenda.

Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.

Voordelen? Tijdbesparing.

Voor wie? Iedereen die regelmatig afspraken plant, intern en buiten de deur.

Kosten? Gratis voor persoonlijk gebruik, vanaf 17 dollar per maand voor professioneel gebruik.

Meer info:x.ai

5. Ontvang een notificatie als een belangrijke klant reageert op je voorstel

Wat is het? Een handige applet die je een notificatie stuurt wanneer je een mail van die belangrijke klant krijgt.

Hoe werkt het? Door de gratis browser-plugin Pushbullet aan je Gmail te koppelen, kun je een melding krijgen op je computerscherm en je telefoon wanneer een klant waar jij een bericht van verwacht je een mail stuurt. Ga naar de bijbehorende pagina op IFTTT.com (zie 'Meer info'), doorloop de stappen en stel de applet in door op het tandwiel te klikken.

Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht gewenst. Voor het aanpassen van de app is basisinzicht van programmeren nodig.

Voordelen? Ongestoord doorwerken zonder steeds je Gmail te hoeven verversen om te zien of die ene belangrijke klant al heeft gereageerd.

Voor wie? Ondernemers die ongeduldig zitten te wachten op een belangrijk bericht.

Kosten? Gratis.

Meer info:IFTTT

6. Breng in kaart wat je grootste tijdslurper is

Wat is het? RescueTime (Android). Een app die bijhoudt hoeveel tijd je aan welke apps besteedt en dat inzichtelijk maken. Apple-toestellen hebben standaard zo'n dienst ingebouwd.

Hoe werkt het? RescueTime download je in de Google Play Store. Open de app en geef hem toestemming je smartphonegebruik te tracken. Laat de app nu op de achtergrond draaien. Open hem na een aantal dagen en hij geeft je inzicht in je gebruik. iPhone-gebruikers klikken op hun telefoon op Instellingen, vervolgens op Batterij en daarna onder het kopje batterijverbruik op het klokje.

Hoe moeilijk is het? Een kind kan de was doen.

Voordelen?Wie inzicht krijgt in waar hij tijd verliest kan stappen ondernemen om de hoeveelheid verloren tijd terug te dringen.

Voor wie? Ondernemers die snel afgeleid zijn en het gevoel hebben tijd te verspelen aan zinloze afleidingen.

Kosten? Gratis.

Meer info: RescueTime

7. Blokkeer tijdelijk toegang tot apps en websites om jezelf beter te kunnen focussen

Wat is het? Een app voor iOS, Mac en Windows waarmee je tijdelijk stoorzenders als sociale media, apps en zelfs het hele internet uitschakelt.

Hoe werkt het? Na het installeren van de Freedom-app en het aanmaken van een account stel je een lijst met te blokkeren diensten op. Na het instellen van het aantal minuten zijn de geselecteerde diensten tijdelijk niet te bezoeken. Een ingestelde sessie kan niet worden onderbroken, dus valsspelen is er niet bij.

Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht gewenst voor het koppelen van apparaten en instellen van de dienst.

Voordelen? Geen afleiding van binnenkomende tweets, Facebook-berichten, mailtjes of apps die om aandacht zeuren, zodat je je kunt focussen op de belangrijke taak.

Voor wie? Ondernemers met een deadline.

Kosten? De installatie van Freedom is gratis en er is een proefversie beschikbaar. Daarna kost de app zo'n twee euro per maand.

Meer info: Freedom.to

8. Laat mails van belangrijke afzenders automatisch bovenaan verschijnen

Wat is het? Sanebox, een dienst die mails van belangrijke afzenders altijd bovenaan zet in je inbox.

Hoe werkt het? Nadat je je mailadres aan Sanebox hebt gekoppeld start de dienst direct met mailtjes analyseren. Vervolgens plaatst Sanebox alles waarvan hij denkt dat het niet belangrijk is voor je in een aparte map. Door die map regelmatig door te pluizen en mails van afzenders die wél belangrijk zijn naar je Inbox te verplaatsen, maak je Sanebox steeds slimmer.

Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht gewenst.

Voordelen? Door je mail automatisch te rangschikken en alle onzin eruit te filteren, bespaar je tijd en zorg je dat belangrijke mails eerst aan bod komen.

Voor wie? Ondernemers met een ontplofte inbox.

Kosten? Twee weken gratis testen, daarna vanaf 5 euro per maand.

Meer info: Sanebox.com

9. Sla mailtjes met bonnetjes, orders en facturen automatisch op in een spreadsheet

Wat is het? Een applet die automatisch een overzicht maakt van alle mailtjes met orders, bonnetjes of facturen. Het overzicht wordt opgeslagen in een spreadsheet van Google Sheets.

Hoe werkt het? Deze applet (zie de link bij 'Meer info') leest mee in de inbox van je Gmail-account. Wanneer hij een mail ziet met het woord 'order', 'invoice' of 'receipt' in de onderwerpregel plaatst hij de mail in een spreadsheet op Google Docs. De trefwoorden zijn aan te passen.

Hoe moeilijk is het? Enig technisch inzicht gewenst. Voor het aanpassen van de app is basisinzicht van programmeren nodig.

Voordelen? Deze applet creëert een centraal overzicht van al je bonnetjes, orders en facturen. Inclusief een link naar eventuele meegezonden bijlagen.

Voor wie? Ondernemers die graag orde in de chaos aanbrengen en die zo min mogelijk tijd kwijt willen zijn aan administratie.

Kosten? Gratis.

Meer info:IFTTT

Computertaal spreken

Online vind je een keur aan (veelal gratis) cursussen die je op weg hebben. Codeacademy.com is een goed (Engelstalig) startpunt evenals het Nederlandstalige Code.org, dat zich op kinderen richt maar ook voor volwassenen leuk en leerzaam is.

RescueTime, voor ondernemers die het gevoel hebben tijd te verspelen aan zinloze afleidingen