Personeelszaken: mkb’er moet het niet onnodig ingewikkeld maken

Mkb’ers zijn positief gestemd over de toekomst. Het ondernemersvertrouwen blijft stijgen, blijkt uit onderzoek van het CBS. Ondernemers investeren volop in hun bedrijf en nemen meer personeel aan. De Staat van het MKB berichtte dat het aantal openstaande vacatures in het mkb het afgelopen jaar met 23 procent steeg.

Dat is goed nieuws, maar een uitbreiding van het personeelsbestand brengt ook extra uitdagingen met zich mee. Wat doe je bijvoorbeeld met een slecht functionerende medewerker? Hoe zorg je ervoor dat jouw personeel zich blijft ontwikkelen? En hoe zit het met de nieuwe arbowetgeving?

‘Het op orde hebben van de personeelzaken is essentieel onderdeel van groei en succes. Veel mkb’ers hebben echter moeite met P&O’, zegt Mallant. ‘Ondernemers starten een bedrijf vanuit hun passie. In tegenstelling tot managers zitten zij helemaal niet te wachten op personeelszaken.’

Verandering

Dat komt deels door onwetendheid. ‘De mkb’er is door ervaring wijs geworden, maar heeft vaak te weinig knowhow om te beoordelen of hij wel het juiste doet. Wetten en regels veranderen voortdurend en nieuwe managementhypes schieten als paddenstoelen uit de grond. Het is lastig beoordelen wat op jouw bedrijf toepasbaar is. Anderen hebben simpelweg geen tijd om hier over na te denken en zich bezig te houden met personeelszaken.’

Personeelszaken op de ‘koninklijke’ manier

Daarnaast hebben mkb’ers volgens Mallant vaak de neiging om hun personeelszaken op de ‘koninklijke manier’ te regelen. ‘Ze bootsen de werkwijze van grote bedrijven na. Dat maakt het hele P&O- proces veel te zwaar, complex en tijdrovend.

In tegenstelling tot een manager in een groot bedrijf heeft een mkb’er, naast het aansturen van zijn medewerkers, nog meer te doen. De middelen om extra expertise in te huren zijn vaak beperkt. Het feit dat de ondernemer zijn medewerkers persoonlijk kent, maakt het lastig om een heldere zakelijke grens te trekken. Al deze aspecten vereisen een eigen, simpelere P&O-aanpak.’

Online programma

Met de Wereld van Personeel wil Mallant mkb’ers hierbij helpen. Ze bedacht een online portal dat personeelszaken simpel en overzichtelijk maakt. In zes online programma’s kan de ondernemer zichzelf bijspijkeren op het gebied van P&O. De belangrijkste facetten komen aan bod: werven, belonen, regelen, functioneren, ontwikkelen en afscheid.

‘De informatie is behapbaar en gestript van ingewikkeld vakjargon. Het is een compact stappenplan, samengesteld door experts. We houden de informatie continue up to date en blijven het aanvullen met de nieuwste regelgeving. Iedere module is ook los te volgen.’

Tips

Benieuwd hoe je als mkb’er op een toepasselijke manier met personeelszaken aan de slag kan gaan? Mallant geeft alvast zes bruikbare tips:

• Werven

Bel vooraf met geselecteerde kandidaten en stel een paar vragen voordat je ze definitief uitnodigt voor een (tijdsintensief) sollicitatiegesprek. Vraag bijvoorbeeld naar hun motivatie, werkuren per week en een salarisindicatie.

• Belonen

Maak eens een overzicht van ‘beloningen’ die niet structureel geld kosten, maar jou als werkgever wel aantrekkelijk maken. Denk hierbij aan flexibele werktijden, personeelsuitjes, deelname aan bedrijfstoernooien of sponsorlopen, het winnen van (innovatie)prijzen, een hippe of duurzame werkomgeving. Vraag ook aan je medewerkers wat zij aantrekkelijk vinden en blijf dit type beloning bewust inzetten.

• Regelen

Zorg dat je een goede basisstructuur neerzet voor al je administratie en regelzaken rond personeel. Investeer tijd in een digitaal overzicht met alle gegevens van je medewerkers en alle partijen met wie je rond je personeel te maken hebt (arbodienst, UWV, belastingdienst, salarisverwerker etc.). Zorg ook voor fysieke mappen voor je salarismutaties, correspondentie met verzekeraar en pensioenfonds etc. Eén keer goed opzetten, bespaart je veel zoekwerk en geeft overzicht en rust.

• Functioneren

Laat je geen uitgebreide functioneringstrajecten met je medewerkers aanpraten. Liever 1x per jaar een goed gesprek over 3 belangrijke punten, dan een lijst afwerken met 10 punten zonder tot de kern van het functioneren te komen. Wat doet je medewerker goed? Wat kan hij beter doen? Wat heeft hij nodig om (nog) beter te functioneren?

• Ontwikkelen

Laat je medewerkers van elkaar leren door ze zoveel mogelijk interessante ervaringen, kennis en leermomenten te laten delen. Geef hier prioriteit aan in werkoverleggen, inwerkprogramma’s en samenwerking.

• Afscheid

Weet goed aan welke voorwaarden je moet voldoen om afscheid van een medewerker te kunnen nemen. Verlies je niet in de details van deze specifieke situatie, maar krijg helder wanneer ontslag voor je medewerker een haalbare zaak is. Zorg er vervolgens voor dat je aan deze voorwaarden voldoet.