Reorganisatie? Volg dan deze stappen

Reorganisatie voorbereiden

Het klinkt cliché, maar een goede voorbereiding is het halve werk. Natuurlijk moet je rekening houden met de juridische spelregels, zoals het afspiegelingsbeginsel en onderzoek naar herplaatsingsmogelijkheden.

Maar als je bedrijf in zwaar weer verkeert, zie je dat als eerste terug in de cijfers. In overleg met je administratiekantoor zorg je ervoor dat die op orde zijn. Maak daarnaast een overzicht van de kostenbesparende maatregelen die je al nam. Houd er verder rekening mee dat je de ontslagen werknemers een transitievergoeding moet betalen.

Advies vragen aan de ondernemingsraad (OR)

Als je een OR hebt, ben je verplicht om die om advies te vragen. Strikt genomen moet je dat doen voordat je besluit definitief is. De OR moet namelijk nog enige invloed hebben.

Wettelijke termijnen voor een adviestraject zijn er niet. Natuurlijk houd je een vinger aan de pols om onnodige vertraging te voorkomen. Soms helpt het als de OR een eigen adviseur inschakelt. Na een positief advies kun je door. In geval van een negatief advies moet je een maand wachten of – beter nog – probeer je in overleg het advies alsnog positief te krijgen.

Check je cao of je verplicht bent om de vakbonden in te lichten over een voorgenomen reorganisatie. En als je van plan bent binnen drie maanden 20 werknemers of meer te ontslaan, moet je het voornemen tot ontslag sowieso melden bij vakbonden en bij UWV.

• Lees hier meer over ontslag met wederzijds goedvinden bij een reorganisatie

Verplicht of niet, als vakbonden in beeld komen, kun je er vergif op innemen dat de vakbondsbestuurder wil komen praten over een sociaal plan. Zeker als er geen budget is, zijn extraatjes het laatste waar je over na wil denken. Het voordeel is wel dat je met een sociaal plan een set voorwaarden hebt die in principe op elke werknemer van toepassing is tijdens de reorganisatie. Daarin kun je natuurlijk ook zoveel mogelijk budgetneutrale afspraken meenemen. Afwijking van een sociaal plan zal – ook in procedures – niet snel voorkomen.

Ontslagvolgorde

Je moet beslissen welke arbeidsplaatsen je laat vervallen. Als er meer mensen in dezelfde functie werken, moet je rekening houden met de ontslagvolgorde. Dat doe je door per uitwisselbare functie het afspiegelingsbeginsel toe te passen. Deel je personeelslijst in per functie en per leeftijdscategorie. Degene die het kortste in dienst is in de leeftijdscategorie waar de meeste mensen in werken, komt als eerst in aanmerking voor ontslag.

Stel dus dat er drie mensen in de functie van salesmanager werken en je moet er één ontslaan. Jim en Ali vallen in dezelfde leeftijdscategorie en Nancy zit in haar eentje in een andere leeftijdscategorie. Dan zal Ali voor ontslag in aanmerking komen als hij korter in dienst is dan Jim. Het gaat met andere woorden om de procentuele verdeling. Hoe je werknemers functioneren, doet er niet toe.

Voorkom opzegverbod tijdens ziekte

Als je werknemer ziek is, geldt er een opzegverbod. Zieke werknemers kun je in principe niet ontslaan tijdens een reorganisatie. Terecht of onterecht, houd er rekening mee dat werknemers zich na de mededeling dat hun baan vervalt nogal eens ziekmelden.

Voorkom daarom misbruik van het opzegverbod en start met het indienen van het eerste deel – deel A – van de ontslagprocedure bij UWV voordat je met je werknemers om tafel gaat. Meldt een werknemer zich daarna ziek, dan geldt het opzegverbod niet. Na indiening van deel A krijg je 14 dagen de tijd om er samen met je werknemer uit te komen. Een beëindiging met wederzijds goedvinden, ook wel ‘vaststellingsovereenkomst’ genoemd, is voor beide partijen vaak de meest pragmatische oplossing.

Natuurlijk licht je niet alleen de werknemers in die je moet ontslaan, maar ook de rest van je personeel. Iedereen wil weten wat de impact is op zijn eigen positie.

Verloop van een UWV-procedure

Lukt het niet om een regeling te treffen met de werknemers van wie de arbeidsplaatsen vervallen, vul dan de ontslagaanvraag bij UWV aan met de delen B en C. De juridische en financiële gegevens had je al op orde. In overleg met een arbeidsrechtspecialist kun je daardoor snel schakelen.

In de meeste gevallen zijn er twee schriftelijke rondes nodig voordat het UWV beslist. Als je je huiswerk goed hebt gedaan, krijg je toestemming om te ontslaan. Vergeet vervolgens niet om de juiste opzegtermijn te hanteren. Denk ook aan de transitievergoeding en de eindafrekening. Kreeg je ondanks je goede voorbereiding geen toestemming? Overweeg dan in beroep te gaan.