Aangeboden door Shuttel
Branded Content Dienstverlening
Shuttel: hét antwoord op afschaffing vaste reiskostenvergoeding
De vaste reiskostenvergoeding voor bedrijven verandert per 1 juli. Het gevolg: als werkgever mag je alleen de reiskosten onbelast vergoeden voor de dagen dat de werknemer daadwerkelijk reist. Klaas Pieter Roemeling en Jochem Reintjes van Shuttel vrezen dat veel bedrijven geen idee hebben wat er aan administratieve rompslomp op ze afkomt. De oplossing? Shuttel, een flexibele alles-in één-kaart die alle transacties van een werknemer online bijhoudt.
Shuttel, een flexibele alles-in één-kaart die alle transacties van een werknemer online bijhoudt: van treinreis, autorit en gebruik OV-fiets tot tankbeurt, parkeren en laadtijd. Foto: Shuttel
Van treinreis, autorit en gebruik OV-fiets tot tankbeurt, parkeren en laadtijd: Shuttel registreert het allemaal. Met Shuttel is het gehannes met bonnetjes en het arbeidsintensieve declareren verleden tijd. ,,Met onze mobiliteitsoplossing maken wij het leven van werkgevers en werknemers een stuk aangenamer.’’
Sinds het uitbreken van de coronacrisis is thuiswerken de nieuwe norm geworden, weten Roemeling (directeur) en Reintjes (sales manager) als geen ander. Het aantal keren dat ze afgelopen jaar op hun nieuwe kantoor boven het Centraal Station in Amersfoort zijn geweest, is op één hand te tellen. Shuttel, opgericht in 2014, is ’s lands grootste aanbieder van mobiliteitskaarten en biedt dagelijks ruim 140.000 gebruikers alle vormen van vervoer.
Meer dan 100 organisaties – groot, klein, profit en non-profit - maken intussen gebruik van de diensten van Shuttel, zoals de FrieslandCampina, Fugro en Gemeente Den Bosch, maar ook MKB-bedrijven en zzp’ers behoren tot hun klantenkring. Shuttel neemt de administratie voor haar rekening. ,,Prettig voor werknemers, ideaal voor werkgevers’’, aldus Roemeling. In de pre-coronatijd maakten alle Shuttelkaart-houders bij elkaar circa 300.000 transacties per dag.
Op de foto directeur Klaas Pieter Roemeling, tekst gaat verder onder de foto.
Thuiswerken
Het kabinet besloot vorig jaar om coulant om te gaan met de vaste reiskostenvergoeding (de 60%-regel, zie kader), zodat werkgevers thuiswerkdagen toch als reisdagen mochten beschouwen. Deze versoepeling vervalt op 1 juli. De coronacrisis is echter nog niet voorbij: thuiswerken blijft vooralsnog de norm. Dus de meeste werknemers kunnen ook dit jaar niet aan de 60%-norm voldoen. Je mag als werkgever alleen nog maar de daadwerkelijke reisdagen onbelast vergoeden, tot een maximum van 19 cent per kilometer. Dat leidt sowieso tot een hoop administratief gedoe wanneer werknemers straks weer mondjesmaat op kantoor mogen werken.
Snel terugverdiend
Roemeling: ,,Dat betekent dat werknemers elke trein- of busreis moeten voorschieten, autokilometers moeten registeren en declareren. Uit onderzoek blijkt dat de verwerking van één declaratie gemiddeld 15 euro kost. Of je nu een lange treinreis van 30 euro of een kort tramritje van 2 euro maakt. Je moet foto’s van bonnetjes maken, je declaratie indienen bij je manager, die moet het goedkeuren en weer doorsturen naar de financiële administratie. Pas dan wordt het uitgekeerd. Bij drie declaraties heb je de abonnementsprijs van Shuttel voor een heel jaar al terugverdiend.’’
,,Stel, iemand gaat maandag met de trein en OV-fiets naar zijn werk, dinsdag werkt hij thuis en donderdag reist hij met z’n eigen auto: al deze transacties worden vastgelegd. Zelfs je OV-kaart en tankpas zijn geïntegreerd in de Shuttelkaart.‘’
Reintjes denkt dat bedrijven onderschatten wat de gevolgen zijn van de afschaffing van de vaste reiskostenvergoeding. ,,Werknemers moeten alles gaan vastleggen, werkgevers moeten alles gaan controleren. Stel, je hebt als bedrijf vijftig werknemers die straks weer drie dagen in de week naar kantoor komen. Dat zijn 1.200 declaraties per maand.’’
De 60%-regel uitgelegd
Net als Shuttel konden veel bedrijven niet langer voldoen aan de zogenaamde 60%-regel: wanneer een werknemer op jaarbasis ten minste 128 dagen (60%) naar de vaste werkplek reist, kan hem of haar de forfaitaire maandelijkse reiskostenvergoeding worden betaald alsof hij of zij álle werkdagen naar deze plek reist. Het thuiswerken leidde echter tot een forse afname in het aantal reisbewegingen, aldus Reintjes.
,,Het OV-gebruik is tijdelijk zelfs met 80% teruggelopen.’’ Niet zo verwonderlijk dus dat de 128-dagennorm door de meeste werknemers niet werd gehaald. Het kabinet besloot vorig jaar soepel om te gaan met de vaste reiskostenvergoeding: werkgevers hoefden de vaste vergoeding voor mensen die vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuiswerken, niet aan te passen. Reintjes: ,,Het kabinet besloot om niet te gaan muggenziften. Er kwam veel op bedrijven af, vandaar deze coulance.’’
Nieuw mobiliteitstijdperk
Veel bedrijven denken nu noodgedwongen na over een nieuwe invulling van hun reiskostenvergoeding, vanwege fiscale en wettelijke veranderingen. Hoe maak je een slimme afweging, met optimaal gebruiksgemak voor zowel werkgever als werknemer? Roemeling en Reintjes zeggen dat we aan de start staan van een nieuw mobiliteitstijdperk, ook al is het koffiedik kijken hoe vraag en aanbod er in de toekomst precies uit komt te zien op het gebied van mobiliteit. Bedrijven moeten hun beleid aanpassen, maar worstelen met de vraag hoe precies. Complexe materie, erkennen Roemeling en Reintjes. Hun advies: ga Shuttelen.
Op de foto sales manager Jochem Reintjes, tekst gaat verder onder de foto.
Alle vervoer bij de hand
Shuttel biedt elke organisatie een mobiliteitsoplossing voor multimodaal reizen. Dat kan met slechts één simpele kaart die álle transacties bijhoudt. Reintjes: ,,Stel, iemand gaat maandag met de trein en OV-fiets naar zijn werk, dinsdag werkt hij thuis en donderdag reist hij met z’n eigen auto: al deze transacties worden vastgelegd. Zelfs je OV-kaart en tankpas zijn geïntegreerd in de Shuttelkaart.‘’ Kortom, alle mobiliteit is geregeld via één abonnement. Ook privéritjes met trein of tram worden vastgelegd: deze factuur gaat naar het privéadres van de werknemer. De factuur met alle werkgerelateerde transacties gaat naar de werkgever. Via een app zijn de transacties zichtbaar. Zelfs een thuiswerkvergoeding kan via deze oplossing worden geregistreerd. Shuttel zorgt er vervolgens voor dat de werkgever alle informatie ontvangt om de reiskostenvergoeding en eventuele thuiswerkvergoeding fiscaal correct uit te kunnen keren.
Alle kosten in de hand
Shuttel zorgt voor voldoende saldo op de kaart. Voorschieten en declareren zijn verleden tijd. Shuttel neemt bovendien de volledige administratie voor haar rekening en maakt tevens een excessenrapportage. Ook iemand die thuiswerkt en stiekem toch autokilometers zegt te hebben gemaakt, valt door de mand. De werkgever krijgt één overzichtelijke factuur per maand. Met Shuttel heeft een bedrijf veel minder administratie en mobiliteitskosten, terwijl werknemers mobieler zijn dan ooit.
Ook geïnteresseerd in Shuttel? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan. Voor meer informatie, zie shuttel.nl.
