Digitaal vergaderen doe je zo (en dit kan je beter laten)

Onlangs zat schrijver en dagvoorzitter Richard Engelfriet in een conference call met een advocaat. De advocaat belde in vanuit de roze eenhoorn-kamer van zijn dochter. ,,Hoe hoog ik de advocaat ook had zitten, daarmee ging toch iets van zijn overtuigingskracht verloren”, zegt Engelfriet tegen het AD. Of dat erg is? Dat is een tweede. ,,Ik vind vooral dat mensen er met elkaar over na moeten denken en daarin bewuste keuzes moeten maken.”

Samen met debattrainer Gijs Weenink schreef hij de afgelopen maanden in sneltreinvaart het boek Ben ik in beeld? waar aan de hand van verschillende stellingen de voor- en tegenargument van online vergaderen worden blootgelegd. ,,We willen mensen niets opleggen, we hebben geen gouden tips, maar willen mensen wel inspireren om zelf na te denken over hoe ze overkomen en wat de effecten zijn.” Hij lacht: ,,Toen Gijs en ik in een radiouitzending zaten, had hij een pak aan. Ik een oude spijkerbroek en t-shirt. Wij kunnen er om lachen, maar normaal gesproken voer je op kantoor al dat soort gesprekken met elkaar.”

Ook communicatietrainer Serge van Rooij heeft soortgelijke bevindingen. ,,Als je als manager serieus wil overkomen, kan het helpen om dezelfde kleding te dragen als bij een fysieke presentatie”, aldus Van Rooij, die regelmatig mensen ziet presenteren in hun ‘thuiskloffie’. Een ander advies van Van Rooij: kleding met streepjes of ruitjes kun je beter in de kast laten liggen. In beeld gaan die lijntjes namelijk bewegen. ,,Een recept voor afleiding”, aldus de presentatie-coach.

Pijnlijker

Van Rooij schreef een algemeen boek over presenteren dat in maart verscheen: Waar laat ik mijn handen? Na de uitbraak van corona voegde hij er een uitbreiding aan toe. ,,Ik kreeg ineens veel vragen over online presenteren die ik voorheen niet kreeg. Reden om een extra boekje te schrijven met tips voor online presenteren. Heel veel principes komen overeen, maar er gelden toch ook wat andere wetten. Als je je publiek er niet bij betrekt en geen contact maakt, wordt het effect nog wat pijnlijker. Mensen checken gewoon uit, terwijl je niet zo snel uit een zaal weg zou lopen.”

,,Online gaan mensen nog sneller in de ‘Netflix-modus’ dan als ze een offline presentatie bezoeken. Mensen worden wat passiever”, gaat Van Rooij verder. Dat betekent dat het nóg belangrijker is dat je een kort en krachtig verhaal hebt. ,,Je moet je realiseren dat je iets brengt dat interessant is voor het publiek. Dat klinkt als een open deur, maar mensen die presenteren vergeten dat regelmatig.” Denk aan de manager die een mededeling er plompverloren ingooit, zonder het proces te delen. Of andersom: iemand die het hele proces tot in detail uitlegt. ,,Toehoorders willen weten wat het voor hen betekent.”

Camerawerk

Ook goed camerawerk is makkelijker gezegd dan gedaan. ,,Veel mensen zetten hun camera uit tijdens het presenteren onder het mom van ‘ik zie mijn publiek ook niet’. Maar dan wordt het een soort telefoongesprek.” Van Rooij adviseert daarom om altijd je camera aan te zetten, te zorgen voor goede belichting - bijvoorbeeld daglicht dat van voren komt en ervoor te zorgen dat je ogen te zien zijn. Oogcontact is cruciaal bij online presenteren. Zorg dus ook dat je ogen goed zichtbaar zijn door je laptop op ooghoogte te zetten en in de lens te kijken. ,,Ik maak het venster van het programma altijd klein en die sleep ik dan onder de camera van mijn laptop. Dan kijk je altijd recht de camera in.”

,,Ik heb een keer een consultant meegemaakt die rondliep met zijn laptop. Viel de deur achter hem dicht, had hij zichzelf buitengesloten”, vertelt Engelfriet over een online vergadering. ,,Die man bleef er mee bezig. Ik vraag dan als moderator of er nog internetverbinding is. Dan kunnen we eerst gewoon die vergadering afhandelen, we zijn op zo’n moment iets zakelijks aan het bespreken.”

En als het even kan, pakt Engelfriet met één collega gewoon de telefoon voor een belletje, in plaats van direct beeld erbij aan te zetten. ,,Ik vond dat echt vermoeiend. Je zit de hele tijd te knikken, je kijkt naar iemand, je kijkt naar jezelf. We zijn allemaal ijdel, dus je wil ook in de gaten houden hoe het overkomt.” Ook maakte hij mee dat iemand met zijn laptop op schoot zat, en dat als er iets grappigs werd gezegd, de hele camera heen en weer ging. ,,In die fase van kinderziektes zitten we nu en dat is ook waarom we het boekje hebben geschreven. We willen mensen met verschillende visies aan het denken zetten.”

Interactie

Belangrijk bij online vergaderen en presenteren is het vasthouden van de aandacht. Voor je het weet zit iedereen iets anders te doen of voelen mensen zich niet betrokken. Als spreker of organisator moet je er volgens Van Rooij bijvoorbeeld eigenlijk voor zorgen dat je al een kwartier van tevoren online bent en de mensen die eerder inloggen in de call, persoonlijk even welkom heten. Even een gesprekje voeren, net als je bij een echte presentatie zou doen. ,,Als je echt begint, vraag je iedereen om de mute-knop aan te zetten”, aldus Van Rooij.

Hij vindt het zelf altijd prettig werken om de presentatie in blokken te delen. Aan het eind van een blok kun je vragen uit de chat beantwoorden of kunnen mensen live vragen stellen. ,,Ik ben geen fan van het opsparen van alle vragen tot het einde, dan zet je mensen juist in die Netflix-modus”, zegt Van Rooij.

Engelfriet: ,,Ik hou er van om verrassende werkvormen te kiezen. Soms als ik mensen niet zie, vraag ik ook of ze vragen willen sms’en. Dan kan ik op dat moment zelf redactie voeren over de vragen die binnenkomen.” Maar uiteindelijk is het belangrijkste advies: ,,Wees je bewust van wat je doet. Dat geldt ook voor die advocaat in de eenhoorn-kamer, de consultant die zich buitensloot, of voor wie dan ook. Denk na over de gevolgen die het kan hebben.”