Slimmer werken? Dit kun je leren van het gloednieuwe Mercedes-Benz kantoorconcept

Een collage van historische automobielen en een zee van licht verwelkomen ons als we het nieuwe hoofdkantoor van Mercedes-Benz in Nieuwegein binnenstappen. Het aanmelden bij de receptie gaat via een tablet, waarna Corporate Communications Specialist Robert Bakker een bericht op zijn telefoon ontvangt dat zijn bezoek er is. Na ontvangst leidt Bakker ons naar een vergaderruimte. Aan de buitenzijde van deze ruimte geeft een touch-scherm aan dat deze tot 11 uur voor ons is gereserveerd. Als Bakker de deur opentrekt, springen de ledlampen automatisch aan. Welkom bij het MeWe Space-kantoorconcept van Mercedes-Benz.

Bij het MeWe Space-kantoorconcept spelen flexibiliteit, functionaliteit en het welzijn van onze medewerkers een belangrijke rol. MeWe staat voor de combinatie tussen 'me', een vaste werkplek voor medewerkers in een open kantoorruimte, en 'we-plekken' voor samenwerken. Medewerkers moeten overal en altijd met elkaar kunnen samenwerken, op de plek die het beste bij hun taken past. Even sparren kan in een 'ThinkTank', dossiers doorploegen in een rustruimte, terwijl een vertrouwelijk telefoontje kan worden afgehandeld in een speciale 'PhoneBooth'. Slimme technologie helpt medewerkers daarnaast om binnen en buiten kantoor efficiënter met elkaar samen te werken.

Effectievere communicatie

Het nieuwe kantoorconcept van moederbedrijf Daimler (300.000 medewerkers, jaaromzet 167 miljard euro) werd begin dit jaar uitgerold in het nieuwe kantoor van Mercedes-Benz op bedrijventerrein de Liesbosch in het Utrechtse Nieuwegein, dat sinds begin dit jaar 375 medewerkers huisvest. “Na een half jaar zijn de eerste bevindingen: een effectievere en efficiëntere communicatie tussen medewerkers. Zo wordt er intern minder gemaild, medewerkers lopen in de nieuwe setting eerder naar elkaars bureau, en is er een slagvaardigere aanpak van projecten merkbaar.”

De overgang naar het kantoorpand in Nieuwegein viel samen met de afloop van het huurcontract van het vorige pand aan de Van Deventerlaan in Utrecht. In dat pand lag de uitvoering van het nieuwe kantoorconcept van Daimler niet voor de hand, waardoor besloten is een nieuw gebouw te betrekken. Het kantoorpand moet aansluiten op de 'duurzame en fascinerende modellen en diensten' die de klanten van Mercedes-Benz verwachten, aldus Bakker. “Zo zijn er duurzame materialen gebruikt, beschikt het atrium over een glazen dak met zonnecellen, zijn er groene gevels geïnstalleerd, is er gebruikgemaakt van Sedum-dakbedekking en zijn de kantoorunits van klimaatplafonds met led-verlichting voorzien.”

Drie pijlers

Het MeWe Space-concept is door Mercedes-Benz aan de hand van drie pijlers vormgegeven: medewerkers, een slimme indeling en technologie. “Vanaf het eerste moment zijn de medewerkers betrokken geweest bij de verbouwing. Ze hebben onder andere een stem gehad in de keuze voor het meubilair en bij de indeling van de werkplekken. Vooral de rondleidingen tijdens de verbouwing hebben hieraan een belangrijke bijdrage geleverd. Ook hebben we gekeken naar de kruisbestuiving tussen de verschillende entiteiten. Zo zitten de divisies Personenauto’s, Bestelwagens en Trucks nu in een U-vorm op één etage naast elkaar, met als doel de onderlinge communicatie te verbeteren.”

Mercedes-Benz koos voor vaste werkplekken ('me space') met een zit/sta-bureau en een ergonomische bureaustoel. “Tegelijkertijd beschikken we over veel flexibele werkplaatsen, waardoor iedere medewerker kan werken waar hij of zij wil. Het pand telt 400 werkplekken en nog eens 39 vergaderruimtes, rustruimtes en ThinkTanks. Die zijn nooit allemaal tegelijkertijd bezet”, verzekert Bakker.

Thuiswerken

Maar medewerkers hoeven niet van negen tot vijf vanaf kantoor te werken. Ook thuiswerken is onderdeel van 'slimmer werken' voor het automerk met de ster. Slimme technologie vergroot op dit vlak de mogelijkheden. Alle medewerkers van Mercedes-Benz werken met een laptop en mobiele telefoon, de ouderwetse vaste computers en -telefoons zijn verdwenen. Inkomende telefoontjes verschijnen eerst op het laptopscherm, waarop de medewerker kan beslissen of het een vertrouwelijk telefoontje is dat in een afgezonderde ruimte moet worden afgehandeld. Van medewerkers wordt verwacht dat ze elke avond hun laptop en mobiel mee naar huis nemen. “Niet om buiten de normale werkuren te werken, maar wel om bij calamiteiten de continuïteit te waarborgen. Mocht ons gebouw bij een calamiteit geheel of gedeeltelijk buiten bedrijf raken, dan kunnen medewerkers vanaf een andere locatie inloggen en met elkaar een virtuele organisatie vormen”, aldus Bakker.

Lessen voor ondernemers

Wat kunnen ondernemers van de aanpak van Mercedes-Benz leren? “Betrek je personeel bij de herinrichting. Zo creëer je draagvlak voor het project. Bekijk vervolgens bij de indeling van de ruimtes hoe je de communicatie onder je medewerkers kunt stimuleren. Welke afdelingen ga ik bij elkaar zetten, waar kan ik efficiencyslagen maken? Kijk ook met welke vormen van werkplekken je medewerkers het meest productief kunt laten zijn. Houd daarbij dan ook rekening met geluiddempende akoestische panelen om rust te creëren, of terugtrekplekken waar medewerkers geconcentreerd kunnen werken.”

Slimme technologie tot slot een belangrijke verbeteraar in je kantoor, aldus Bakker. “Je kunt heel ver gaan met geavanceerde communicatiesystemen, maar ook eenvoudige stappen maken. Vast-mobiel integratie waarmee je telefoontjes naar een vast nummer op mobiel laat binnenkomen, is bijvoorbeeld helemaal niet zo duur. Hetzelfde geldt voor het laten binnenkomen van telefoontjes op je laptop. Zulke toepassingen helpen je medewerkers flexibel en functioneel te zijn en dragen ze bovenal bij tot het welzijn van je mensen. Daar was het ons om te doen.”