How-to Digitalisering

Dit zijn de ultieme vijf tips voor een opgeruimd digitaal bestaan

Organisatiepsycholoog Scott Sonenshein schreef samen met opruimgoeroe Marie Kondo een boek over hoe je je werkplek zo opgeruimd mogelijk inricht. Met vijf tips legt hij uit hoe je ook de digitale chaos de baas wordt.

Paula Drewes (AD) 23 april 2020

Zorg ervoor dat jouw digitale wereld ook opgeruimd is

Hoe zorg je ervoor dat jouw digitale wereld ook opgeruimd is? Foto: Shutterstock

Iedereen kent de uitspraak ‘Een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’. Waarschijnlijk stamt dat gezegde van voor de digitale revolutie, want ondertussen is het huis niet meer de enige plek waar de rommel zich op kan stapelen. Wat dacht je van je smartphone, die vol staat met apps waarvan je niet eens meer weet waar ze voor dienen?

En wat te denken van al die verschillende versies van documenten op je laptop? Je mailbox vol ongelezen nieuwsbrieven van webshops waar je ooit iets gekocht hebt? En, misschien nog wel het zwaarst op het gemoed wegend: die enorme fotobibliotheek vol screenshots en mislukte foto’s?

De Amerikaanse organisatiepsycholoog Scott Sonenshein schreef samen met niemand minder dan de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo een boek over hoe je je werkplek zo opgeruimd mogelijk inricht. Hij nam daarbij het digitale gedeelte voor zijn rekening. Aan hem dan ook de vraag: hoe worden we de digitale chaos de baas? Met de volgende vijf tips uit het AD moet dat lukken.

1. Heb je het nodig voor je werk, je toekomstdromen of word je er blij van: bewaar het dan

Om te beginnen: wat gooi je weg, en wat niet? Scott Sonenshein adviseert om iets te bewaren als je een van de volgende vragen met een ‘ja’ kunt beantwoorden:

1. Heb je het op dit moment nodig voor je werk of school?
2. Kan het bijdragen aan een mooiere toekomst?
3. Word je er blij van?

Is het antwoord op alle drie die vragen negatief? Dan kan het in de digitale prullenmand.

2. Maak het jezelf niet onnodig moeilijk

Waarom zou je eigenlijk de moeite doen om een website die je vaak gebruikt onder ‘favorieten’ op te slaan als je er altijd via een zoekmachine heen gaat? Als het niet nodig is, doe het dan ook niet en laat de techniek voor je werken. Sonenshein: ,,Je kunt doorslaan in het organiseren, dus blijf altijd de kosten en baten in het oog houden. Waarschijnlijk kost het meer tijd en energie om 53 mappen of ‘bookmarks’ bij te houden dan dat het oplevert.''

''Je kunt doorslaan in het organiseren''

Scott Sonenshein

,,Waar het uiteindelijk om draait is het heroveren van de controle over de technologie, het vinden van een systeem dat voor jou werkt.'' Dat klinkt allemaal nastrevenswaardig, maar waar begin je? Sonenshein adviseert om met je computerbestanden en e-mail te beginnen. Een concreet punt om de eerste stappen te zetten is je desktop. En dat brengt ons meteen bij de volgende tip;

Man aan laptop

3. Behandel je desktop alsof het een echt bureau is

De desktop, oftewel het bureaublad van je computer heet niet voor niets ‘bureaublad’. Toch laten veel mensen hier van alles ‘slingeren’. Op je fysieke bureau ligt idealiter ook alleen schrijfgerei, dat waar je op dat moment mee bezig bent, en misschien een fotolijstje of iets anders waar je blij van wordt.

''Het bureaublad van je computer heet niet voor niets ‘bu­reau­blad’''

Scott Sonenshein

Waarom zou dat anders zijn op je virtuele bureaublad? Bewaar ook daar alleen waar je op dat moment mee bezig bent, misschien wat snelkoppelingen naar programma’s die je regelmatig gebruikt en eventueel iets leuks of motiverends. Scott Sonenshein: ,,Ik heb een speciale ‘spark joy’-map op mijn desktop staan. Verder is-ie zo goed als leeg.''

4. Ga met je mailbox om alsof het een fysieke brievenbus is

,,Mensen besteden vaak hun halve werkdag aan e-mail, terwijl dat helemaal niet hun werk is. Hoe efficiënter je je e-mail organiseert, hoe beter je je kunt concentreren op datgene waar het om zou moeten draaien,'' aldus Sonenshein. Behandel je mailbox daarom als een echte brievenbus. Dus check ‘m eens in de zoveel tijd en niet de hele dag door. Onderzoek toont namelijk aan dat als je geconcentreerd bent op een taak en ‘even snel’ je mail checkt, het tot 26 minuten kan duren voor je weer helemaal terug in die concentratie bent.

Telkens als je naar je inbox gaat en een eindeloze lijst (misschien zelfs ongelezen) e-mails ziet, is dat overweldigend – of je je daar nu bewust van bent of niet. Hou de inbox, net als je brievenbus, daarom zo leeg mogelijk. Verwijder mailtjes waar je niets mee hoeft en archiveer e-mails waar je klaar mee bent, maar die je nog wel wilt bewaren.

Hoe zorg je er voor dat de digitale chaos de baas bent

Sonenshein: ,,Ik raad aan om met hoogstens tien mappen te werken. Heb je er meer, dan kosten ze hoogstwaarschijnlijk meer mentale energie dan dat ze opleveren.'' Hou het dus zo simpel mogelijk. Maar waar begin je als je inbox op dit moment nog een chaos is met misschien wel (tien)duizenden mails? De organisatiepsycholoog knijpt dan een oogje dicht, zodat je al die mailtjes in één keer in een speciale archiefmap kunt dumpen. Dan begin je met een schone lei maar kun je er nog wel bij mocht er iets belangrijks tussen zitten.

En dan nog een radicale tip om die lei zo schoon mogelijk te houden: schrijf je voor alle nieuwsbrieven uit. ‘Doe je daarna de moeite om je opnieuw in te schrijven, dan is die nieuwsbrief het dus waard om in je inbox te verschijnen,’ aldus Sonenshein.

5. Bewaar foto’s voor het laatst - en zie het als een apart project

Marie Kondo adviseert het ook voor fysieke spullen: bewaar alles met sentimentele waarde voor het laatst. Dan heb je vertrouwen opgebouwd en kun je goed aanvoelen of iets weg kan of niet. Wat betreft digitale objecten zijn foto’s voor de meeste mensen het emotioneelst beladen.

Maar laat de technologie wederom voor je werken wat betreft de foto’s zonder emotionele lading: die worden op je telefoon namelijk automatisch in mappen als ‘screenshots’ en ‘selfies’ opgeslagen, en kunnen waarschijnlijk (bijna) allemaal weg.

''Laat de technologie voor je werken''

Scott Sonenshein

Bedenk je wat je met de rest van de foto’s wilt doen: laten afdrukken bijvoorbeeld, of alleen veiligstellen? Verzamel vervolgens alle foto’s en begin met indelen en opruimen – het is wel aan te raden voor de zekerheid eerst een back-up te maken voor als je te enthousiast aan het verwijderen slaat.

Er zijn veel apps en zelfs professionele ‘foto organizers’ die je bij deze klus in kunt schakelen. Sonenshein raadt Google Photos aan, ,,dat maakt overal een back-up van, biedt overzicht en houdt je telefoon schoon.'' Zie dit als een apart, tijdrovend project, dat je kunt bewaren voor als er bijvoorbeeld een pandemie uitbreekt en we zoveel mogelijk thuis moeten blijven.

Nu echt de baas

Hopelijk krijg je na het organiseren van je desktop de smaak te pakken en ga je door met de rest van je bestanden, je e-mail, programma’s, smartphone-apps, foto’s en wat al niet meer. Met deze vijf tips in het achterhoofd moet het lukken om die digitale chaos nu écht de baas te worden.

Alles over, voor én door ondernemers in je mailbox.

Ontvang twee keer per week onze nieuwsbrief met inspirerende ondernemersverhalen en informatieve artikelen.