Victor Knaap (MediaMonks): 'Vijf adviezen voor kwalitatieve digitalisering van de overheid'

Victor Knaap: mijn vijf adviezen voor kwalitatieve digitalisering van de overheid

Als alles gelijk blijft, verandert er niets. Als we andere resultaten willen, moeten we het anders aanpakken. Dit vraagt ook om een andere organisatie van de overheid. En ik begrijp dat ik me hier op glad ijs bevind, maar na de gesprekken van vorig jaar, heb ik vijf punten opgesteld die kunnen helpen om de digitalisering bij de overheid te verbeteren. Met de verkiezingen en daarmee de formatie van een nieuw kabinet voor de deur, lijkt dit mij een goed moment om de vijf punten te delen.

1. SPLITS AANBESTEDINGEN OP

Al in 2014 identificeerde de Commissie Elias het omslachtige tendersysteem als één van de voornaamste obstakels in de digitalisering van de overheid. Onder meer omdat ons aanbestedingstelsel [...] perverse prikkels bevat. Deze vaak zeer complexe en weinig transparante aanbestedingen, waarin bovendien vaak veel opdrachten worden gebundeld, zijn een ‘erfenis’ uit de vorige eeuw. De opzet past helemaal niet meer bij de vraag en technologische mogelijkheden van vandaag, laat staan die van morgen.

We hebben te maken met verouderde processen en gewoontes, die drastisch toe zijn aan vernieuwing. Kijk naar het VK, waar ze het tenderproces op de schop hebben gegooid en de bureaucratie dusdanig hebben teruggebracht, dat kleine en middelgrote bedrijven nu met succes meedingen naar opdrachten. De aanpak werd geschreven door een internationale groep van 14 procurement experts die er iets meer dan een jaar over hebben gedaan.

Doordat de Nederlandse overheid haar uitvragen bundelt tot zeer complexe aanbestedingen, met ondoorzichtige aanbestedingsprocessen, is het lastiger voor kleine en middelgrote bedrijven om in te schrijven. Het advies; ont-cluster het. Haal om te beginnen digitale communicatie; content, websites en Apps, uit de grote ICT projecten.

Wat vroeger onder ICT zou worden geschaard, is nu digitale communicatie. In de huidige fase van technologische ontwikkeling is de interactie leidend geworden, met een nieuwe rol voor de overheid om de informatie-uitwisseling en verdere ontplooiing van burgers, bedrijven én ambtenaren te faciliteren naar hogere burger betrokkenheid.

Organiseer de aanbestedingen zo dat je de beste partij kan selecteren om de dienst te leveren. Dan kan de hele Nederlandse digitale industrie eindelijk meehelpen. Kijk bijvoorbeeld naar Dienst Publiek en Communicatie (DPC) en hoe die overheidscommunicatie trajecten aanstuurt met voelsprieten in de maatschappij en bureauwereld worden efficiënt én effectief campagnes ontwikkeld. Websites en apps dienen net zo goed als campagnes dat doen, gedrag te beïnvloeden. Dus laten we de ontwikkeling ervan bekijken vanuit het perspectief van de eindgebruiker en hoe we hen kunnen aanzetten tot gebruik (behavioural design)

2. INTRODUCEER EEN MINISTER VAN DIGITALE ZAKEN

Ik ben een groot voorstander van het aanstellen van een minister van Digitale Zaken. Iemand die over alle ministeries heen een digitaal beleid kan voeren en silo’s kan doorbreken. Een centraal aanspreekpunt die de digitale belangen voor zowel publiek als privaat kan coördineren.

Om van Nederland het meest connected land ter wereld te maken, met een digitale omgeving die net zo resistent is als onze deltawerken, moet de overheid dezelfde cultuuromslag nog maken waar de meeste commerciële bedrijven al doorheen zijn gegaan, door CDO’s te benoemen. Net als de CDO zou de minister van Digitale Zaken zich moeten bezighouden met de overkoepelende strategie van de overheid en hoe technologie daarbij een waardevermeerderende factor kan zijn. Zo kan er innovatie en vernieuwing ontstaan, naast dat er onderhoud moet worden gepleegd. Het is niet meer een intern gerichte rol, waarbij het vooral draait om IT infrastructuur, het draait ook om externe klantgerichte onderwerpen. De minister is daarmee de spil van het core team Digitalisering binnen de overheid, aangevuld met experts uit verschillende disciplines. Dit gebeurt al in Denemarken, Finland, Frankrijk en Estland. En ik volg met spanning de ontwikkelingen in Italië met haar Minister of Technological Innovation, Vitorio Colao.

3. STEL EEN (INTERN) TOP IT TEAM SAMEN

De minister van Digitale Zaken moet kunnen leunen op een top team van experts uit verschillende vakgebieden, waaronder organisatiekunde en technologie. Deze werken samen met de CTO’s van de departementen aangevuld met ambtenaren met gedegen kennis van ICT en technologische ontwikkelingen.

Dit interne expert team, moet worden ingevuld door mensen die nu in een markt zitten waar hun specifieke talent zeer gewild is. Om de verschillen in salarissen in de publieke en private sector op te vangen moeten we de ruimte opzoeken binnen de Balkenendenorm. Dat moet mogelijk zijn en is al in 2014 door de commissie Elias aanbevolen. De Tweede Kamer en het kabinet hebben deze aanbeveling van de commissie Elias ook overgenomen, alleen heeft dit in de praktijk nog niets verandert.

De minister (en het team van experts en ambtenaren) kan wanneer zij dit wil, advies inwinnen bij een breed scala van (externe) adviseurs uit het bedrijfsleven. Ik bied mijzelf aan en weet, met mij zijn er nog veel meer Nederlandse ondernemers die willen helpen.

4. ZORG VOOR CONTROLE

Om herhaling van het verleden te voorkomen is duidelijke toekenning van verantwoordelijkheden en vooral rekenschap nodig. Net zoals mijn aandeelhouders en Raad van Bestuur mij scherp houden op visie en uitvoering, zo zou ook voor de digitale projecten van de overheid een onafhankelijk orgaan ingesteld moeten worden waar rekenschap aan moet worden afgelegd. Dit orgaan kan helpen verduidelijken en versimpelen van zowel de probleemstelling als de oplossing, en moet het mandaat hebben om substantieel in te grijpen in het geval van escalatie. Zoals BIT dit 5 jaar lang heeft gedaan.

Draagvlak, snelheid, kennis en mandaat belangrijk voor het succes van een dergelijk orgaan. Zo kunnen we nieuwe financiële debacles in de toekomst voorkomen, leren van onze fouten en krijgen we weer ruimte voor vernieuwing.

5. STEL GEBRUIKERS CENTRAAL

Uiteindelijk heeft de Nederlandse burger niet zoveel te maken met hoe de overheid is georganiseerd. Voor hen is het belangrijk dat de digitale communicatie en diensten waar ze mee in aanraking komen een functionele waarde of boodschap hebben. Dit betekent voor de makers, dat je een ontwikkelproces met een ander perspectief start. Namelijk, wat is het doel en de meerwaarde voor de eindgebruiker? Gebruiker centraal ontwikkelen (user centric), iets dat heel zorgvuldig is toegepast bij het ontwerp van de CoronaMelder app. Alleen zo kan je elke dienstverlening klantgericht maken.

En zelfs co-creëren met gebruikers. Dit wordt binnen de rijksoverheidscommunicatie ook toegepast. Dit is in meerdere industrieën gewoon en ook aan te bevelen voor de overheid. Laten we altijd gebruikers raadplegen bij belangrijke onderwerpen en ontwerpen.