Georganiseerd werken? Zo ontwijk je de gevaarlijkste valkuilen

Valkuil 1: Gebrek aan overzicht

Veel mensen beginnen gewoon ergens op maandagochtend, zegt Rick Pastoor, auteur van het boek Grip - Het geheim van slim werken tegen het AD. ,,Dat is killing, hoe bepaal je dan wat belangrijk is?"

Dit kun je eraan doen: Maak een plan met wat je die dag wilt aanpakken, dan kun je beter afwegen of dat verzoekje dat tussendoor komt, belangrijker is dan wat je van plan was te doen.

Pastoor: ,,Bedenk: wat is belangrijk vandaag en wat zijn mijn doelstellingen? Als je dat helder hebt, laat je je veel minder regeren door wat er op je afkomt." Zet de vastomlijnde to do's in je agenda én maak een takenlijst voor dingen zonder duidelijke deadline. ,,Juist als je zo iemand bent die zegt: joh, ik onthoud wel wat ik moet doen. Zo'n lijst maakt je hoofd vrij om creatiever te zijn en je volle aandacht te houden bij wat er voor je ligt.''

Valkuil 2: De mailbox

We besteden gemiddeld de helft (!) van onze werkdag aan het lezen en beantwoorden van e-mails, staat in het boek Opgeruimd! Op het werk van opruimgoeroe Marie Kondo en organisatiepsycholoog Scott Sonenshein. 96 procent heeft het gevoel dat ze hun tijd verspillen aan onnodige e-mails.

Dit kun je eraan doen: ,,Plan drie momenten per dag waarop je mail leest en beantwoordt", tipt Pastoor. ,,Een keer 's ochtends, een keer 's middags en een keer aan het einde van de dag. Dan kun je met focus en aandacht je mailbox verwerken, waardoor je veel meer mails kunt afhandelen en minder fouten maakt. Als er tussendoor echt iets aan de hand is, weten ze je wel op een andere manier te vinden."

Valkuil 3: Rommel op het bureau

Vooral nu we vaker thuiswerken, is de cleandeskpolicy van kantoor bij sommigen ver te zoeken. Volgens Kondo zorgt rommel voor een verlaagde productiviteit en concentratie en belast het onze hersenen. Los daarvan is het natuurlijk onhandig als je belangrijke papieren of spullen steeds kwijt bent.

Dit kun je eraan doen: Ruim je werkplek snel en volledig op, per categorie en in één ruk, adviseert Kondo. ,,Verzamel al je spullen per categorie en besluit wat je wilt houden en wat weg kan."

Als je zo grondig wilt opruimen dat je nooit meer tussen de rommel zit, hoef je je volgens Kondo maar op één eenvoudig doel te richten: weten waar alle spullen op je werkplek thuishoren. ,,Geef elk object een vaste plek. Je bureau is een werkblad, geen voorraadkast. De vuistregel is dat je er niets op bewaart."