Onbetaalde factuur? Bel eens met je klant

De redenen waarom facturen onbetaald blijven, zijn legio. Van verstokte wanbetalers tot tijdelijke geldproblemen. Bij de landelijk opererende incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie GGN zien ze alle scenario's voorbij komen. ,,Ook vergeetachtigheid. Onderop de stapel. Geen onwil, maar aan de aandacht ontsnapt. Een belletje met je klant kan in zo'n situatie al voldoende zijn. Denk niet meteen het ergste", zegt Mariet de Vries, invorderingsspecialist bij GGN.

Wat vaak ontbreekt, zeker bij kleine bedrijven en zzp'ers, is een (goed) debiteurenbeleid, zo zegt De Vries: ,,Je bent druk bezig met je werk en vergeet te kijken of facturen zijn betaald. De vraag is wanneer het belletje dan wel gaat rinkelen. Wanneer je een product of dienst levert aan meerdere klanten duurt het vaak langer voordat je je rekening checkt dan wanneer je jezelf verhuurt en maar een klant hebt. Dan valt het natuurlijk veel eerder op. Echter, hoe sneller je reageert nadat de betaaltermijn is verstreken, hoe meer kans je hebt om een eventuele betalingsachterstand goed te regelen. Mocht het gaan om een klant die even in financiële moeilijkheden zit, dan kun je een betalingsregeling of uitstel van betaling voorstellen. Maar leg de afspraken hierover vast op papier, zodat daar geen misverstanden over ontstaan."

Stuklopen?

Een belangrijke reden waarom veel ondernemers het moeilijk vinden om een factuur uiteindelijk uit handen te geven aan een deurwaarder of incassobureau, is de angst om een goede relatie te verstoren. ,,Ik maak dit vrijwel nooit mee. Als dit al gebeurt, dan is het vaak omdat er eerder al iets mis is gegaan. Of omdat de klant niet tevreden is over het geleverde. Maar dat een goede relatie stukloopt, dat gebeurt niet snel. Wij zijn ons ervan bewust dat wij een verlengstuk zijn van het bedrijf van onze opdrachtgever en zullen daarom altijd eerst kijken naar de persoon achter de schuld en alle mogelijke oplossingen."

Heb je een nieuwe klant, onderzoek dan zoveel mogelijk vooraf welke reputatie die klant heeft, zeker als het om een grote opdracht gaat. Surfen op internet kan volgens De Vries al bruikbare informatie opleveren, zowel in positieve als negatieve zin. Een andere mogelijkheid is het laten uitvoeren van een kredietcheck via een gespecialiseerd bureau.

Tegenover elkaar

Mocht die kredietcheck niks bijzonders aan het licht brengen en kom je later toch tegenover elkaar te staan, dan is het uit handen geven van je incasso-opdracht een laatste, vaak effectief, redmiddel. ,,Wij beginnen ons traject met het versturen van een zogenaamde WIK (Wet Incasso Kosten)-brief. Dit is een wettelijk verplichting en geeft de klant veertien dagen de tijd om de factuur alsnog te betalen, zonder bijkomende kosten. Dit levert vaak al resultaat op. Mocht dat niet zo zijn, dan gaan we verder en checken wij onze eigen databasis met daarin het betaalgedrag van 3,6 miljoen klanten. Afhankelijk hiervan bekijken we de beste aanpak en sturen we een brief of e-mail of bellen we met de klant van onze opdrachtgever. Dit leidt in zeventig procent van de gevallen tot een betaling. Mocht dat niet zo zijn dan kunnen we vervolgens een gerechtelijke procedure starten. De kostenpost voor onze opdrachtgever loopt dan wel op. Daarom bespreken we vooraf of een gerechtelijk traject zin heeft, afgemeten aan het uitstaande factuurbedrag en de kans van slagen ten opzichte van het kostenrisico dat aan een dergelijk traject kleeft. Soms rest niet meer dan afboeken en BTW terugvragen bij de Belastingdienst en heeft het geen zin om een heel traject in te gaan", aldus De Vries.