Meer bereiken met minder: de lessen van een efficiënte ondernemer

Het lijkt heel vanzelfsprekend; voor iedere klant een product op maat maken dat past bij hun wensen en verlangens. “Dat lijkt wel zo,’’ zegt Ogier, ''alleen kost het erg veel tijd. Ik ben coach, maar ik bleef steeds hangen op een bepaald aantal klanten, want ik had gewoon niet meer tijd.’’ Door met een online groep in coachingssessies te werken, kon Ogier allemaal ondernemers die tegen dezelfde dingen aanliepen tegelijk helpen. Dat kost minder tijd en levert meer op. Door één keer uit te leggen hoe het wel werkt, weet iedereen het. Een ander voordeel van met groepen werken is dat ze elkaar ook helpen, merkt Ogier. Veel ondernemers hebben hele creatieve oplossingen voor problemen en die geven ze aan elkaar door.

Planning

Irene Ogier biedt een gratis training aan waarbij ze met ondernemers kijkt hoe je tijd en geld kunt besparen: “Door deze training heb ik 17 nieuwe klanten gekregen, het leverde dus veel op. De training gaf ik in de vorm van een webinar, waar alle deelnemers op konden inloggen. Zodoende kon iedereen thuisblijven en toch meedoen. Ik kon ter plekke antwoord geven op vragen die naar voren kwamen.’’

Bij deze training horen ook werkboeken, oefenmateriaal en filmpjes. Door de filmpjes van tevoren op te nemen, kan Ogier ze naar deelnemers versturen als zij eraan toe zijn. Ook ontdekte zij de mogelijkheid om meteen een aantal filmpjes op te nemen, zich desnoods tussendoor te verkleden, zodat het lijkt alsof ze niet op dezelfde dag zijn opgenomen. De teksten schreef Ogier eveneens op momenten dat het haar uitkwam. Dat scheelt veel tijd en werk.

Hergebruik van materialen

“Die gratis training heb ik opgenomen en ik ben er nu een cursus van aan het maken. Ik recycle mijn materialen”, legt Ogier uit. Als tip geeft zij dan ook: gebruik wat je gemaakt hebt nog een keer. Het zal niet altijd passend zijn, maar soms hoef je er maar heel weinig aan te veranderen. Dat scheelt veel werk. Zo help je veel ondernemers in één keer.

Een andere tip van Ogier is dat je je klanten lijsten stuurt met gebruikte termen. Zo hoef je niet steeds weer opnieuw uit te leggen wat het verschil is tussen een BV en een NV, wat een boekhouder anders doet dan een accountant en leg je uit wat een pop-up store is en een concept store, om maar wat voorbeelden te noemen. Ook dat scheelt weer tijd en energie.

Online agenda en automatisering

Automatisering is eveneens een slimme optie. Gebruik een online agenda waar klanten zelf afspraken in kunnen plannen. In je online agenda maak je blokken tijd beschikbaar voor afspraken, maar je blokt ook tijd voor je eigen werk. Op die manier weet iedereen waar hij aan toe is. Daarnaast scheelt het je veel tijd dat je niet met je klant aan de telefoon en je agenda in je hand een afspraak hoeft te plannen. Jij ziet in je online agenda wat er gepland staat. Het kan gebeuren dat er iets tussenkomt, dan kun je alsnog een andere afspraak plannen, desnoods per telefoon. Ogier: “De klant bepaalt zelf wanneer hij of zij inplant. Wij krijgen allebei automatisch een mail waarin de afspraak staat en het wordt ook automatisch in Zoom ingepland. Zoom vind ik heel handig voor gesprekken via de video, de camera van je computer. Je spreekt elkaar live en je ziet elkaar ook. Voor mij werkt dat beter dan de telefoon.”

Delegeren

Naast het maken van afspraken, gaat veel e-mail ook automatisch bij De Web Academie. Als iemand zich aanmeldt of iets bestelt, krijgt hij of zij een automatische bevestiging. Een bestelling kun je bij jezelf terecht laten komen, maar die kun je ook door laten gaan naar iemand die dat regelt. Zet daarom je eventuele personeel verstandig in. Laat je secretaresse bijvoorbeeld ook bestellingen versturen of de boekhouding doen. ‘'Als je gaat werken met video’s en andere automatische programma’s, investeer dan wel in een professionele leeromgeving. Dan zit alles achter slot en grendel en loop je niet de kans dat iemand anders jouw lessen en filmpjes gebruikt, zonder ervoor te betalen,'' waarschuwt Ogier.

Besparen op marketing

Ook op marketing kun je tijd besparen. Een blog leidt vaak tot meerdere vervolgblogs. Je noemt altijd wel onderwerpen waar je op door kunt gaan. Schrijf die voor jezelf op en werk alvast wat vooruit. Ben je niet goed in schrijven, huur dan iemand in. Dat kost op korte termijn meer, maar bespaart je op langere termijn veel. Ook het aanmaken van een groep op Facebook of WhatsApp is heel handig, daar kunnen de deelnemers ook met elkaar inzichten delen. Pas er wel voor op dat dat niet te veel tijd gaat kosten.

Geïnteresseerd geraakt in schaalbaar ondernemen? Kijk dan hier bij de mini-cursus van De Web Academie.