Deze Europese wet, die in het voorjaar van 2016 door het Europese Parlement werd aangenomen en die vrijdag 25 mei van kracht is geworden, verplicht je om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van klanten, opdrachtgevers en personeelsleden die jij hebt opgeslagen. Het idee erachter is dat je die gegevens in bruikleen hebt en er niet vrijelijk over kunt beschikken.
Breng om te beginnen in kaart hoe je aan de namen, adressen, telefoonnummers en andere gegevens van je contacten bent gekomen, wat je ermee doet en hoelang je ze bewaart. Als je er jaren niets mee doet, schiet dat bewaren zijn doel voorbij. Vraag je vervolgens af hoe je die gegevens beveiligd hebt. Als je computer gehackt wordt en de gegevens op straat komen te liggen, heb je wat uit te leggen. Dat geldt ook voor gegevens die je in de cloud hebt opgeslagen.
Lees ook: In 7 stappen klaar voor de AVG
Uitleggen
Je bent verplicht die relaties te vertellen welke persoonsgegevens je hebt opgeslagen en wat je ermee doet. Zij hebben het recht die gegevens in te zien, te corrigeren en kunnen je eventueel te verplichten ze te vernietigen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die toeziet op naleving van de AVG, wil kunnen zien wat je allemaal op dit gebied hebt gedaan. Leg daarom vast wat je doet en waarom.
Een van de misverstanden rond privacywetgeving is dat je als ondernemer altijd toestemming moet hebben voor direct marketing. Dat is niet waar. Ook als je een gerechtvaardigd belang hebt, mag het. Dat geldt bijvoorbeeld voor het e-mailen van klanten die onlangs via internet iets bij jou hebben gekocht. Als je hen vervolgens drie keer per dag een bericht stuurt, ga je te ver. Als je ze daarentegen eens in de zoveel weken mailt met informatie over jouw producten, en er steeds op wijst dat ze zich kunnen uitschrijven, gedraag je je naar behoren.
Zaken op orde
De boete op overtreding kan oplopen tot 20 miljoen euro of 4 procent van je wereldwijde omzet, maar verwacht wordt dat de AP je in eerste instantie verplicht je zaakjes binnen vastgestelde termijnen op orde te hebben.
