Wat mag een relatiegeschenk kosten?

Aan wie geeft u het precies?

Wat is een goed relatiegeschenk? Vaak lijkt het erop dat de grootte vooral te maken heeft van de hoogte van de winst die een bedrijf heeft gemaakt. Maar in de Nederlandse praktijk is de grootte van het relatiegeschenk vooral een gevoelszaak. Daar is eigenlijk geen sluitende definitie voor te formuleren.

Morele verplichtingen

Toch een poging: "Een goed relatiegeschenk weerspiegelt het belang dat u aan de relatie hecht, zonder de ontvanger in verlegenheid te brengen." Deze definitie houdt dus in dat een te groot geschenk morele verplichtingen bij de ontvanger teweegbrengt die objectiviteit bij het aangaan van een transactie in de weg staan. Oftewel: een te groot geschenk riekt naar omkoperij. De definitie zegt tegelijkertijd ook, dat een te onbenullig geschenk de relatie geen goed zal doen.

Belastingdienst

Wat zegt de belastingdienst ervan? U mag de verschuldigde inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw rekening nemen voor geschenken aan uw zakelijke relaties die u ook aan uw werknemers geeft. Dat kunt u doen door daarover eindheffing af te dragen. Uw relaties hoeven over de geschenken dan verder geen belasting meer te betalen.

Zakelijk tarief

U past bij deze geschenken aan zakelijke relaties een tarief toe van 45 procent als de waarde van het geschenk of de verstrekking niet meer is dan 136 euro. Als de waarde meer is dan 136 euro, past u over de gehele waarde een tarief toe van 75 procent. De waarde in het economische verkeer van deze geschenken mag per persoon maximaal 272 euro per jaar zijn. Voor alle geschenken geldt dat u aan de ontvanger van het geschenk of de verstrekking moet meedelen dat u eindheffing toepast.

Algemene voorwaarden

U kunt ook een bepaling in uw algemene voorwaarden opnemen dat u over deze geschenken en verstrekkingen eindheffing toepast. U moet daarnaast vastleggen wie de ontvanger van het geschenk of de verstrekking is. Het bedrag van de eindheffing vermeldt u in de aangifte loonheffingen in de rubriek: 'Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard'.

BV

Let op: u mag de eindheffing ook toepassen als de ontvanger van het geschenk of de verstrekking geen natuurlijk persoon is, maar bijvoorbeeld een bv.

Wie krijgt het geschenk?

Minstens zo belangrijk is de vraag aan het geschenk gaat geven. De directeur van de bedrijven die klant bij u zijn? Of juist die secretaresse die de bestellingen doormailt? Of gewoon iedereen die bij het bedrijf werkt? Het juiste uitgangspunt is de DMU (Decision Making Unit). De personen dus die deelnemen aan het besluitvormingsproces wanneer het over uw diensten of producten gaat. Bij de aanschaf van een heftruck kan het dan gaan om de magazijnchef, de logistiek manager en de heftruckchauffeur(s).

DMU

In veel gevallen zal de directeur uiteindelijk de handtekening zetten. Maar hij neemt zijn beslissing niet altijd alleen. Uw relatiegeschenk kan zich dus tegen u keren als personen uit de DMU zich 'overgeslagen' voelen.

Gegevens bijhouden

Zaak is dus, om goede gegevens te verzamelen (en bij te houden!) over de personen die direct of indirect de relatie tussen u en uw opdrachtgevers bepalen. Een goede database is hierbij een onmisbaar instrument. Mocht u absoluut niet weten wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor uw omzet, dan valt te overwegen om een geschenk te geven dat voor het gehele personeel van waarde is. (Een flinke pot drop voor op de balie?) Bedenk ook dat veel bedrijven alle eindejaarsgeschenken verloten onder het personeel. Tenslotte zijn er door de overheid stringente regels vastgesteld met betrekking tot relatiegeschenken die u aan overheidsfunctionarissen wilt geven.