Waarom je ook als kleine ondernemer algemene voorwaarden nodig hebt

,,De algemene voorwaarden zijn voor sommige ondernemers een ondergeschoven kindje", zegt advocaat Rick van Betten van Dommerholt Advocaten tegen NU.nl. Hij is gespecialiseerd in ondernemingsrecht en helpt ondernemers met of zonder personeel bij het opstellen van algemene voorwaarden. ,,Als men al algemene voorwaarden heeft, dan zie je vaak dat er wat van internet geplukt is en is samengevoegd. Maar dat is de grootste valkuil: dat je in de voorwaarden iets opschrijft wat je in de praktijk niet nakomt."

Belang algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden staan alle zaken die je niet iedere keer met de klant wil bespreken, legt jurist Sergej Schuurman van de Kamer van Koophandel (KVK) uit. Het opnemen van algemene voorwaarden is voor ondernemers niet verplicht, maar wel belangrijk, stelt hij.

,,Een simpel voorbeeld: ik koop een pen van jou en we spreken af hoeveel die pen kost en vervolgens wordt de pen geleverd. In de algemene voorwaarden is geregeld wie de transportkosten betaalt, wat de betalingstermijn is, wat de eventuele rente is bij te laat betalen, hoe hoog de incassokosten zijn en hoe de aansprakelijkheid is geregeld."

Model algemene voorwaarden

Ben je als ondernemer aangesloten bij een branchevereniging, dan kun je meestal daar terecht voor een model voor algemene voorwaarden die voor jouw vakgebied van toepassing zijn. Als dat niet zo is, kun je tegen betaling modellen downloaden of je voorwaarden door een jurist of advocaat laten opstellen.

,,Het is gevaarlijk om zomaar iets te kopiëren", zegt Van Betten. ,,Als je bijvoorbeeld hebt overgenomen dat klanten binnen acht dagen hun klachten moeten indienen, terwijl je met bederfelijke waar werkt, dan is die periode veel te lang en loop je risico."

Ook als de garantie en aansprakelijkheid niet op elkaar aansluiten, kan het misgaan. ,,Je kunt bijvoorbeeld de wettelijke garantie verlengen om aan te tonen dat jouw bedrijf goede kwaliteit levert. Maar die belofte moet natuurlijk wel matchen met je aansprakelijkheidsverzekering. Laat je dekkingen daarom checken door een advocaat."

Als je eenmaal algemene voorwaarden hebt opgesteld, moet je ze altijd duidelijk communiceren aan je klanten. ,,Als de klant de algemene voorwaarden niet heeft gekregen, dan zijn ze ook niet geldig. De klant moet daarnaast genoeg tijd hebben om ze te kunnen doornemen", zegt Schuurman.

Vestig de aandacht op de algemene voorwaarden door ze op de achterkant van het offertepapier te zetten of voeg ze toe als apart document. ,,Werk je online, dan kun je een linkje naar de voorwaarden op je website geven of ze in een apart bestand meesturen."

Algemene voorwaarden passend bij bedrijf

Let erop dat je algemene voorwaarden kiest die passen bij jouw bedrijf, benadrukt Van Betten: ,,Wat je over de levering opschrijft, moet je ook nakomen. Het is gek als je harde, klantonvriendelijke eisen hebt opgenomen als je daar eigenlijk als persoon niet achter staat. Het moet wel passen bij je business."

Ter bescherming van de klant zijn er grenzen aan wat een ondernemer in de algemene voorwaarden kan bepalen, vertelt Van Betten. ,,De consument wordt goed beschermd door de zogeheten zwarte en grijze lijsten. Daarop staan zaken die niet in algemene voorwaarden genoemd mogen worden of waarvan wordt vermoed dat ze onredelijk bezwarend zijn." Staan deze zaken toch in de voorwaarden, dan zijn ze in veel gevallen niet geldig.

Om ervoor te zorgen dat jouw algemene voorwaarden altijd voor iedereen beschikbaar zijn, kun je ervoor kiezen ze te deponeren bij de KVK of de rechtbank. ,,Dan zijn ze altijd opvraagbaar", zegt Schuurman. ,,Het is een manier om later te kunnen bewijzen dat er niet mee geknoeid is. Bij de KVK kost het deponeren 18 euro per jaar en kun je ze daarna nog wijzigen, bij de rechtbank kost het eenmalig 132 euro."