Privé mailen tijdens werktijd verboden? Wat je (niet) mag verbieden voor je personeel

Mensen die voor je aan het werk zijn controleren is een gevoelige zaak. Je medewerkers kunnen zich bespied voelen of op een andere manier niet meer prettig voelen op de werkvloer. Of je onderstaande zaken überhaupt wil controleren is een afweging voor jezelf. Dit zijn de mogelijkheden die je hebt.

E-mail- en internetgebruik

Dat je mensen zich keurig op tijd melden en rond vijven richting huis gaan betekent niet dat zij ook daadwerkelijk de gehele tijd met werk bezig zijn geweest. Maar dat de neuzen richting computerschermen gericht zijn, betekent niet altijd dat er ook gewerkt wordt. Een verbod op privégebruik tijdens werktijd instellen is echter een lastige zaak. Deze week werd bekend dat het verboden is om zonder aankondiging vooraf het zakelijke e-mailaccount van je werknemers te monitoren. Als jij je op de hoogte wilt stellen van het e-mailgedrag van je personeel zul je dat aan hen van te voren moeten laten weten.

Het is wettelijk gezien verboden om stelselmatig te controleren naar welke websites je werknemers gaan, óók bij werkcomputers. Je personeel heeft ook op de werkvloer recht op enige privacy. Als je in overleg met de ondernemingsraad een aantal regels hebt afgesproken kun je wel door middel van speciale software controleren dat je werknemers zich eraan houden.

Mocht je nu heel nadrukkelijk willen voorkomen dat je werknemers uren besteden aan het kijken van kattenfilmpjes op Youtube dan kun je bij alle werkcomputers de toegang tot de site uitschakelen. Daarvoor zijn speciale programma’s te zoeken. Bedenk daar in ieder geval het volgende bij: is er geen enkel moment dat een werknemer deze website nodig (kan) hebben voor zijn of haar werkzaamheden?

Privé bellen

Als werkgever heb je het recht om je werknemers te verbieden tijdens werktijd privé te bellen. Daarbij wordt wel verwacht dat er enige redelijkheid in zit: als je werknemer aangeeft een dringende reden te hebben om te bellen is het een andere situatie.

Opnemen telefoongesprek

Het opnemen van telefoongesprekken is sporadisch toegestaan mits het vooraf is aangekondigd als mogelijkheid én wordt gebruikt om iemands werkzaamheden te verbeteren. Dus bijvoorbeeld om je callcenter medewerkers beter te laten functioneren. Het is niet toegestaan om zomaar telefoongesprekken op te nemen om te controleren of het wel de gehele tijd over werk gaat.

Social media gebruik

Tijdens werktijd geldt voor social media hetzelfde als voor privé telefoons: je mag het verbieden. Maar een werknemer die in privé tijd op sociale media vertelt wat hij of zij van jou of je bedrijf vindt is een ander verhaal. Als de uiting uitsluitend is gedaan naar de bevriende Facebookers dan vindt de rechter over het algemeen dat jij als werkgever daar niets over te verbieden hebt.

Wanneer de opmerkingen in de openbaarheid worden gemaakt kun je er als werkgever in bepaalde situaties wel consequenties aan verbinden. Wanneer je werknemers in privé tijd je producten afkraken bijvoorbeeld. Maar een werknemer mag in privé tijd prima roepen voor een bepaalde voetbalclub te zijn. Daar kun je normaal gesproken geen consequenties aan verbinden, tenzij je onderneming bijvoorbeeld een concurrerende voetbalclub is.

Relatie op de werkvloer

Of jij het je werknemers wél of niet kunt verbieden om met elkaar een amoureuze relatie aan te gaan ligt aan hun werkverhouding. Bij twee werknemers in gelijkwaardige positie zul je er weinig tegen kunnen doen. Mocht hun relatie daarentegen een (ernstige) impact hebben op de werksfeer dan heb je een stuk meer kans.

In een situatie die té ver gaat, bijvoorbeeld de situatie waarbij de éne partner de directe leidinggevende is over de ander, zul jij in eerste instantie aan de bak moeten. Als werkgever zul jij je best moeten doen om een werksituatie te creëeren die wél werkbaar is. In grote organisaties kan zoiets overplaatsing naar een andere afdeling betekenen. Als jij 5 mensen in dienst hebt wordt dat natuurlijk lastiger.

Kleding op de werkvloer

Je werknemers verplichten om in een uniform te komen dat de veiligheid tijdens de werkzaamheden vergroot is toegestaan. Zo kun je in bepaalde branches dus het dragen van lange broeken of stevige schoenen verplichten.

Of jij je werknemers ook kunt verplichten om representatieve werkkleding te draigen is een vraag die niet één twee drie te beantwoorden is. Dat zal vaak van de situatie afhangen. Wanneer jij vindt dat iemand er op een bepaalde manier uit moet zien, dan zul je daar stevige redenen voor nodig hebben. Die zullen vaak te maken hebben met de uitstraling die je als bedrijf wil hebben ten opzichte van klanten. Ook werknemers die geen contacten hebben met klanten maar door de bedrijfslobby moeten lopen kunnen worden verplicht zich aan de kledingvoorschriften te houden. Vrouwen verplichten om op hoge hakken en in jurkjes te komen is dan weer een ander verhaal over het algemeen.

Religie

Een hoofddoekje, keppeltje of andere religieuze uiting verbieden mág als werkgever, mits je aan enkele voorwaarden voldoet. Je zult een reden moeten hebben om te willen dat je mensen ‘neutraal’ op hun werk komen. En dan dus ook op gelijkwaardige manier op verschillende uitingen reageren. Daarnaast is het sterk aan te raden de kledingdracht in de huisregels opnemen.