Personeel wil vaker onbereikbaar zijn buiten werktijd: zo ga je er als ondernemer mee om

Werk werkt soms niet meer

Een bevriende ondernemer vertelt me dat hij ervan baalt dat zijn eerste werknemer niet harder werkt. ,,Om vijf uur gaat-ie naar huis en buiten werktijd is hij zelden bereikbaar.” Ik snap het sentiment van de ondernemer, maar denk dat hij nog wel iets te leren heeft van zijn eerste werknemer. Sterker nog: ik denk dat het tijd is dat we werk en privé weer iets meer van elkaar gaan scheiden, zodat we minder snel uitvallen.

Ik liet een onderzoek uitvoeren door onderzoeksbureau Norstat onder duizend Nederlanders om te ontdekken of we nog wel blij zijn met hoe we werken. Uit dat onderzoek blijkt dat een op de vijf jonge werknemers (tot 45 jaar) niet goed uitrust, omdat hij of zij altijd bereikbaar moet zijn. Dat laat zien dat de manier waarop we werken, niet voor iedereen werkt.

Ik snap ondernemers heel goed: je hoopt dat je werknemers zo bevlogen zijn, dat ze niet op de klok kijken als ze aan het werk zijn en om klokslag vijf uur alles laten vallen. Je zou jezelf de vraag moeten stellen of dat fair is. Er zijn weinig kappers die gratis knippen omdat het zondag is. Het lijkt normaler om iemand onbetaald, buiten werktijd een mail te laten beantwoorden, dan een muurtje te metselen. Beloon je werknemers extra, bijvoorbeeld met aandelen, als je meer van ze verwacht.

Balans tussen werk en privé

Veel ondernemers die ik spreek maken zich zorgen over het personeelstekort, burnouts en ongekend hoge verzuimcijfers. Tegelijkertijd wil ongeveer de helft van de jonge werknemers (45 procent) buiten werktijd onbereikbaar zijn voor het werk. Ondernemers die werknemers dat gunnen, zorgen er ook voor dat hun werknemers kunnen opladen en minder snel uitvallen, maar zijn ook aantrekkelijker in deze krappe arbeidsmarkt. Bied een balans aan tussen werk en privé en gebruik het als USP in je communicatie naar werknemers.

Het heeft ook nog een ander voordeel: vaker offline mogen gaan, zorgt er ook voor dat werknemers productiever worden. Het blijkt dat wie vaker offline is, gelukkiger, creatiever en aardiger is. Tenminste, dat ontdekte filosoof Hans Schnitzler toen hij studenten een week offline liet gaan, een experiment waarvan ik vermoed dat je het niet durft aan te gaan. Misschien is de slimste truc voor het vergroten van de productiviteit geen handige app, maar een telefoon die vaker uitstaat en een werknemer die wat vaker onbereikbaar mag zijn.

Zeven vragen voor slimmere app- en mail-etiquette

Ondanks dat we (bijna) allemaal hebben leren zwemmen, oversteken en veter-strikken, leert niemand ons appen of mailen. Of hoe digitale communicatie op het werk nou precies georganiseerd wordt. Dat zorgt voor onnodig veel miscommunicatie, stress en irritatie. Ondernemers die dit probleem willen aanpakken, kunnen met hun collega’s deze zeven vragen behandelen, zodat samen afgesproken kan worden wie, wanneer bereikbaar moet zijn. Het zijn ook de zeven vragen die ik behandel in workshops die ik aan bedrijf geef, als ze worstelen met dit thema.

1: In welke geval gebruiken we: mail, chat, WhatsApp of bellen we?

We gebruiken steeds meer communicatiekanalen, van Slack tot WhatsApp. Welk communicatiemiddel geniet in welke gevallen de voorkeur?

2: Wanneer verwachten we een reactie op chats en appjes?

We kúnnen de hele dag met elkaar appen. Maar is dat ook nodig? Hoe snel verwacht je een reactie op een chat of appje? Mag je onbereikbaar zijn?

3: Wanneer verwachten we een reactie op mails?

Je wil niet aan je mailbox gekluisterd moeten zijn, maar je kunnen focussen op ander belangrijk werk. Bespreek hoe lang een mail onbeantwoord mag blijven.

4: Wanneer plannen we een meeting in?

Meetings zijn een noodzakelijk kwaad: ze kosten tijd en houden je van je werk. Wanneer plannen we een meeting in en welke informatie kan ook een email zijn?

5: Lees je mail in het weekend?

Kan mail een paar dagen wachten? Of is je werk zo belangrijk dat een gemiste email op zaterdag het einde van de wereld betekent?

6: Wanneer moeten we telefonisch bereikbaar zijn?

Zijn we alleen tijdens kantoortijden bereikbaar? Of verwachten dat ook van elkaar in de avonden, in de weekenden of op specifieke momenten?

7: Zijn er bepaalde perioden waarin we vaker bereikbaar moeten zijn?

Alle regels kennen uitzonderingen. In welke periodes moet je misschien net iets beter bereikbaar zijn of sneller reageren? Bijvoorbeeld rondom events, deadlines of andere belangrijke gebeurtenissen?