Giel Boes
Giel is trainer, spreker en oprichter van Stichting Boes Bos. Zijn missie is het planten en beschermen van een boom per Nederlander. Voor de kost geeft hij focus- en timemanagement trainingen bij AVK met onder meer Outlook en Teams. Giel Boes is auteur van OMG Mail en In 10 Stappen Elke Middag Vrij.
Ooit was er een jongeman bij een groot bedrijf die de carrièreladder beklom. IJverig deed hij mee met de bedrijfscultuur, waar het ‘WK zo veel mogelijk meetings per week’ onderdeel van leek te zijn. Meetings werden klakkeloos doorgestuurd en hij accepteerde alles. Dat hoorde nu eenmaal bij het ‘professionele’ bedrijfsleven.
Op een dag werd hij uitgenodigd voor een presentatie over de FOB 3.0 (de ‘Flubiflex Optimalisatietool’ of zoiets). De vergaderruimte had plek voor 24 mensen, maar tot zijn verbazing telde hij er 59. Mensen zaten, stonden en leunden tegen radiatoren en prullenbakken. Het moest dus wel een topmeeting zijn. Toch keek bijna niemand naar de presentatie. Terwijl hij om zich heen gluurde, zag hij dat de meesten hun mailbox zaten bij te werken in Outlook.
Overactieve digitale postbode
Die jongeman was ik zelf. Ambitieus maar ook gefrustreerd sloeg ik zes managementlagen over en ging in gesprek met de ceo en cfo om een digitale bom te droppen over deze absurde manier van werken. Vervolgens ontwikkelde ik trainingen om slimmer te e-mailen binnen het bedrijf. Met digitale werkafspraken kun je als team en organisatie veel winnen. Wanneer gebruik je bijvoorbeeld e-mail en wanneer juist de chat?
Een programma als Outlook is eigenlijk niet meer dan een digitale postbode voor (formele) informatie. Maar belt de klassieke postbode aan als zij of hij je een brief bezorgt? Ik hoop van niet. Waarom zou je dan wel e-mailnotificaties aan hebben staan? Als je continu wordt gebombardeerd met prikkels, ben je misschien snel ‘bereikbaar’, maar niet effectief. Veel apps op je computer en telefoon verstoren je concentratie. Doseer die prikkels slim voor meer rust. Zelf heb ik alle e-mailmeldingen uitstaan: ik bepaal wanneer ik de enveloppen in mijn digitale brievenbus open. In Outlook doe je dat via Bestand > Opties > E-mail > Ontvangst van bericht.
Lees ook: Van andermans to-do’s naar eigen prioriteiten: hoe Bart minder stress ervaarde en efficiënter werkte
Plan e-mailtijd slim in
Het gevaar van e-mail is dat het je tijd opslokt waar je bij staat. Zonde, want tijd is je kostbaarste bezit. Vergelijk het met shoppen met een ongelimiteerde creditcard: de kans is groot dat je meer uitgeeft dan nodig. Zo sturen mensen ook vaker en meer mails dan nodig, vaak onbewust. Creëer daarom buffers in je agenda voor e-mail en urgente ‘brandjes’. Plan bijvoorbeeld een halfuur aan het eind van je werkdag om je mailbox bij te werken. Dat is even wennen, maar het went snel.
Begin je dag dus niet met mailen, anders blijf je in die reactieve modus. Werk je mail één of hooguit twee keer per dag bij, en steeds op hetzelfde apparaat. Wil je echt je mail checken aan het koffieapparaat of tijdens een wandeling? Doe dit liever gefocust achter je computer. Als ik mijn mail bijwerk, doe ik dat in Outlook in volledig scherm. Geen afleiding van andere apps, tabbladen of pingetjes. Klaar? Dan sluit ik het programma. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?
E-mailen sloopt onze planeet
Digitale communicatie verbruikt gigantisch veel data en dus energie. Datacenters draaien dag en nacht op volle toeren, met flinke CO₂-uitstoot tot gevolg. Wist je dat het hele internet wereldwijd meer uitstoot dan bijna elk land, behalve China en de VS? Het gaat niet alleen om gamen of crypto, maar ook om videobellen, bestanden bewaren en mailen. Grote documenten of foto’s rondsturen is dubbele vervuiling: ze staan op meerdere plekken en worden ook nog geback-upt.
E-mail dus slimmer en geef het goede voorbeeld. Minder e-mail betekent minder stress én minder CO₂. Zeker als je stopt met bijlagen, logo’s of foto’s in handtekeningen. Bewust e-mailen is goed voor jezelf, je team én de planeet. Zelfs ‘groene’ stroom heeft een CO₂-prijs; windmolens, zonnepanelen en computerservers worden nu eenmaal niet van water gemaakt. Less is more: minder digitale rommel geeft meer rust en focus.
Deze week is het Klimaatweek. Wil je nog een beetje extra bijdragen aan een beter milieu, steun Giel en zijn stichting door een boom te planten via BoesBos.nl.
Ga toch C.H.I.L.L.E.N. met e-mail!
Dit blog wil ik graag eindigen met een oproep om te gaan chillen met e-mail. Je kunt dit woord als ezelsbruggetje gebruiken voor de volgende tips:
Chat via een chatprogramma, zoals Teams of WhatsApp (niet via e-mail).
Herlees je mail vóór het verzenden.
Inplannen: plan een mailboxupdate op vaste tijden.
Lees andermans mail goed vóórdat je antwoordt.
Leesmap: maak een leesmap aan voor CC en BCC (met filters of snelle stappen).
Emotieloos e-mailen: blijf professioneel en neutraal, bespreek emoties persoonlijk.
Notificaties uitzetten: zet alle notificaties uit.
Ik gun je een relaxte mailbox en graag (niet) tot mails! Voor meer tips & tricks: volg me op LinkedIn.
