Zo krijg je je to-do lijst wél af voor vrijdag

Geloof dat je alles onder controle hebt

Ik schrijf deze blog terwijl ik de app Forest aanzet. Dat is een app die bomen plant als je het volhoudt om 25 minuten gefocust te werken (de Pomodoro-techniek met een sustainable tintje). De muziek die ik aanzet is van mijn favoriete artiest Joep Beving, om mijn hoofd rustig te maken.

Als creative copywriter bevind ik me met het schrijven van deze blog behoorlijk buiten mijn comfortzone. Het onderwerp ‘gefocust en productief werken’ boeit me onwijs omdat ik er elke dag wel mee struggle. Dat komt mede omdat ik mezelf jarenlang een label heb opgeplakt: ‘Ik ben creatief dus ik kan niet plannen.’ Maar ja, alles wat begint met de woorden ‘ik ben’ is een affirmatie, waar je vervolgens onbewust in gaat geloven. Hoog tijd om deze gedachte volledig los te laten en op zoek te gaan naar nieuwe manieren die me als ondernemer verder helpen om met een goed gevoel m’n dag af te sluiten.

Time- vs. energy-management

In de Qommunity Slack drop ik de vraag: ‘Wat is jouw persoonlijke life hack als het gaat om productiviteit?’. Minuten later stroomt het over van de productiviteitstips. Om te beginnen dekt de volgende quote de volledige lading van het thema productiviteit: ‘Door dingen te doen, krijg je dingen gedaan,’ van schrijver en comedian Kasper van der Laan. Dat is precies waar het omgaat natuurlijk, maar hoe plan je de dingen in die je moet doen?

Organizer en procesverbeteraar Eline Vink - what’s in the name als het gaat over lijstjes afvinken - praat liever niet over ‘time-management’. Tijd valt nou eenmaal niet te managen: ,,Ik kies bewust voor energy-management omdat je hier wél controle over hebt. Ik start de dag met een half uur om mijn eerder bedachte to-do lijst te reviewen. Vervolgens begin ik met grote taken en ik werk die af volgens de Pomodoro-techniek. Kleine taken doe ik tijdens de break en ik neem ook bewust de tijd om te bewegen of schoonmaken, los van lunchpauzes. Sinds ik dit doe, werk ik maximaal 4 tot 5 uur per dag en krijg ik meer gedaan dan een ‘normale’ werkdag van 8 uur. De blokken zijn voor mij heilig.”

Daar kan ik Eline voor high-fiven, want ik zeg ook een grote NO tegen notificaties. Ik krijg precies nul meldingen en dat geeft mij als overprikkelde creatief echt de rust die ik nodig heb.

Verwachtingsmanagement naar jezelf en anderen

Goed communiceren en verwachtingsmanagement zijn key in het maken van goede planningen vindt tijdswinstexpert Lindsay Arts. ,,Mijn klanten weten dat ik ad hoc taken niet doe, daarin moet je je opdrachtgevers opvoeden dat niet alles op het laatste moment kan.” Als professional noemt ze zichzelf een echte gewoontedier. Haar week begint altijd met het opnemen van een podcast, op dinsdag doet ze finance en vrijdag maakt ze een planning voor die week erop.

Voor haar geldt ook: ,,Less is more. Zorg dat je dagelijks drie prio to do’s hebt en werk die sowieso af. Een life hack kan zijn om het einde van je werkdag te zorgen dat je de volgende ochtend fijn kan beginnen. Oh, en zorg voor een fijn opstart en afsluitritueel. Zo luister ik in de ochtend een werk gerelateerde podcast en sluit ik de dag af met opruimen en een lekker muziekje!”

Precies, voor mij klinkt de dag leuk beginnen als muziek in de oren, terwijl andere projectmanager Amke Eeuwes juist reageert met: ,,EAT THE FROG! Start de dag met het minst leuke en grote taak. Hier hoef je het boek niet voor te lezen, want het is simpel als dit: zoek uit wat je grootste taak van de dag is. Start daarmee en herhaal dit elke dag.”

To dont’s vs. to do’s

Wat opvalt is dat veel van mijn Qollega’s slecht gaan op het woord to-do list. Art director Sven Klerks: ,,Ik ben meer van een To Don’t. Soms heb je zo’n dag waarvan je weet: dit is niet mijn beste dag. Zo’n dag dat je niks uit je vingers krijgt en je eigenlijk al weet dat je die to-do lijst never nooit af krijgt, en de punten die je wel gedaan krijgt voelen maar half. Mij helpt het dan enorm om al vroeg op de dag de boel de boel te laten en helemaal niks te doen. Gebruik die dag om jezelf te herpakken en op te laden, in plaats van jezelf helemaal leeg te trekken op die Grote To Do’s. De volgende dag begin je met frisse energie en knal je die lijst er zo doorheen!”

Digital marketing consultant Maarten Midden vult aan :,,Het probleem met een to-do list is dat het vaak een opsomming is met veel werk en taken. Hierdoor zie je wel veel werk staan maar mis je de terugkoppeling hoeveel tijd iets kost en wanneer je iets gaat doen. Teuxdeux is een tool die dit al iets anders aanpakt is. Die geeft een todo lijst per dag, alles wat je niet afkrijgt schuift door naar de volgende dag. En ik stel process goals in plaats van taakgerichte doelen. Neem het doel: ik wil 10km kunnen hardlopen. Dan focus je je ik ga minimaal 3x per week 30 min looptraining doen en dan kan je op een gegeven moment vanzelf die 10km rennen.”

To Tool-list

Ik zwem inmiddels in verschillende tools en heb er een haat-liefderelatie mee. Mijn projecten staan in Asana en to-do’s vind je hier, maar ook in Google Calender, Trello, Evernote en m’n notitieboek. Trello blinkt uit in alle reacties als handigste to-do tool.

Digital project lead en Trello-fan Carlijn Vader: ,,Ik gebruik een Trello board waar ik mijn zakelijke to do’s op bijhoud. Projecten label ik op kleur. Omdat het digitaal is, kun je de items op volgorde van prioriteit slepen. Iedere morgen begin ik de dag door het rangschikken van de to do’s, zodat ik een heldere focus heb en dus van belangrijk naar minder belangrijk werk. Of juist het lastigste aan het begin van de ochtend plan. Het is heerlijk om een to do naar de kolom ‘done’ te slepen. Máár zodra de lijst met to do’s te lang dreigt te worden, schroom ik niet om kritisch te zijn en tickets naar de kolom ‘won’t do’ te slepen.”

Ook copywriter Marieke Alberts is Queen Trello: ,,De automatische functie + Butler van Trello zorgt bij mij voor enige regelmaat en dus rust in mijn schema. Ik heb dit Trello bord aangevuld met mijn eigen reminders zodat ik altijd iets kan doen én weet wat te doen. Bryan Ye maakte dit naar aanleiding van het 'no schedule, just 3 lists' productiviteits systeem van Marc Andreesen.”

In een recente masterclass die ik volgde bij Qommunity over productiviteit dropt procesverbeteraar Eline Vink haar lijstje van Tools. ,,Zelf ben ik onwijs fan van: Braintoss, Google Calendar, Notion: managen van taken en maken van persoonlijke kennisbank, Toggle: time tracking app, Automate.io: connecten van verschillende apps, Braintoss: maak je hoofd leeg en spreek al je to do’s in, Text Fairy: van teksten op print naar editable teksten.”

Vroeg beginnen op vrijdag

Oké nu heb je bijna nog meer to do’s op je lijst na het lezen van deze blog, want ik snap je: je wilt alle tools uitproberen. Maar hoe krijg je op vrijdag nou wel je to-do lijst af?

We sluiten af met een gouden tip van marketing consultant Evjatar Werker: ,,De belangrijkste tip, misschien ook omdat ik een vader ben, begin VROEG. Zeker op vrijdag, want je staat in de middag al vaak met een been in het weekend en dan is de motivatie echt verdwenen. Wanneer ik iets af moet maken zorg ik dat ik rond kwart over 7 á half 8 al achter de laptop zit met mijn to-do lijst. En gesproken over de to-do lijst, maak deze zo simpel mogelijk voor jezelf. Dus niet ‘Zet een complete campagne live op Google Ads/Facebook/Insta/Linkedin en optimaliseer deze’, maar neem het stukje voor stukje: Ads campagne opzetten, check, linkedin campagne opzetten: check, etc etc.”

Side note: het schrijven ging half volgens de Pomodoro-techniek en half volgens uitstelgedrag. Ik ga ook maar eens kijken wat voor mij het beste werkt. Veel plezier met je to-do’s!