Openstaan voor het onverwachtse: dít toverwoord helpt

'Maar ik dacht dat…'

'Had dat dan gezegd!'

'Ik wist niet…'

'Als ik dát had geweten!'

In welke context je zulke zinnen ook hoort, grote kans dat ze voortkomen uit een 'verwachtings-mismatch'. Het goede nieuws is: deze onplezierige en weinig constructieve gesprekken zijn te voorkomen! Hoe? Verwachtingsmanagement is het toverwoord. Maar de magie werkt pas als je de tijd neemt om jouw verwachtingen duidelijk uit te spreken én bereid bent om ze bij te stellen als daar goede reden toe is. Openstaan voor het onverwachtse dus.

In het ondernemerschap is momentum allesbepalend. Dus als ik een mooie kans voorbij zie komen, dan vormt zich direct een plaatje in mijn hoofd. Zó gaan we het doen. Go, go, go! Maar hoe helder ik dat plaatje ook voor me zie, mijn collega’s kunnen niet in mijn hoofd kijken.

Startschot voor verwachtingsmanagement fase 1

Hiermee is het startschot gegeven voor verwachtingsmanagement fase 1: tot in detail beschrijven hoe ik het voor me zie. Een stap waarbij je uit enthousiasme – of haast – snel te kort door de bocht kunt gaan. Mensen vergeten mee te nemen in je verhaal of voorzien van te weinig informatie kan ertoe leiden dat jij in je hoofd al bij stap 10 bent terwijl je collega’s nog beduusd om zich heen kijken bij stap 1. Pas als je 100 procent zeker weet dat het voor anderen duidelijk is wat jij voor ogen hebt, is het tijd voor de volgende fase: je openstellen voor andermans verwachtingen.

Hoewel het fijn is als iedereen direct laaiend enthousiast is, zijn het juist de kritische tegengeluiden die in deze fase van onschatbare waarde zijn. Collega’s de ruimte geven om hun visie los te laten op ‘jouw plaatje’ kan zaken aan het licht brengen waar je nog helemaal niet aan had gedacht. Soms kom je al pratende tot een alternatieve invulling die veel meer impact heeft. En soms is een deadline toch niet zo realistisch als je in eerste instantie had gehoopt. Althans, niet in combinatie met de ‘scope’ die je in je hoofd hebt.

Tegengeluiden, mits goed onderbouwd, zijn in deze fase positief

De tijd die je aan de voorkant investeert om samen tot een ‘strijdplan’ te komen en te concretiseren wat je van elkaar nodig hebt (en wanneer), betaalt zich achteraf uit. Het goed doorlopen van fase 2 leidt namelijk tot draagvlak. Mensen voelen zich gezien en gehoord, zelfs als ze het niet eens zijn met het oorspronkelijke plan. En dat ga je voelen: de passie groeit en het verantwoordelijkheidsgevoel net zo. Tegengeluiden zijn in deze fase iets positiefs in plaats van iets negatiefs, mits ze goed onderbouwd worden natuurlijk.

Op deze manier hou je moed, passie en energie erin

Fase 2 gaat dus verder dan andermans verwachtingen aanhoren: het is ook de bereidwilligheid tonen om er daadwerkelijk iets mee doen. Duidelijkheid verschaffen door samen de route uit te stippelen, inclusief checkpoints. Gebruik deze ‘tussenstopjes’ om bij te tanken en je waardering uit te spreken voor ieders inzet. Zo houd je de moed, de passie en de energie erin. Het draagvlak groeit verder en de mensen om je heen omarmen de visie en treden op als ambassadeurs.

Hoe je dit aanpakt? Organiseer simpelweg daily stand-ups, frequente demo’s ( een organisatie brede presentatie over de ontwikkelingen en de roadmap van afgelopen én komende weken) of de al eerder benoemde yogi-dates.

Zorg ervoor dat je samen bij dezelfde finishlijn aankomt

Check ook direct of iedereen wel is meegekomen en of er nog iets nodig is om de route te vervolgen. Zonder checkpoints kun je lekker hard doorrennen, maar is de kans groot dat je elkaar onderweg kwijtraakt. Dus hoe vol de agenda ook is en hoe hoog de druk ook ligt: blijf bij elkaar inchecken. Zo weet je te allen tijde of ieders verwachtingen ten aanzien van de eindstreep – waar die ligt en wanneer we daar aankomen – nog steeds hetzelfde zijn. Niets is immers zo frustrerend als bij de verkeerde finishlijn staan en niet begrijpen waar de rest blijft.

Ontbreekt de hierboven genoemde routekaart, dan zijn de gevolgen onmiskenbaar. Kijk maar om je heen in coronatijd. De steeds luider wordende tegengeluiden zijn (deels) te wijten aan het gevoel van niet gehoord worden en het ontbreken van perspectief. Ik wil hiermee niets bekritiseren, begrijp me goed. Maar hoe je in een situatie die voor iedereen onbekend terrein is toch verwachtingen kunt managen? Simpel. Doelen stellen, verwachtingen managen en checkpoints inbouwen.

Omarm het onverwachtse en zet realistische stippen op de horizon

De datum noemen wanneer men verwacht dat we coronavrij zijn is koffiedik kijken en leidt alleen maar tot teleurstellingen. Maar door het onverwachtse te omarmen kun je op andere manieren toch duidelijkheid geven. Zet dus stippen op de horizon die wél realistisch zijn. Bijvoorbeeld door concrete acties te verbinden aan bepaalde checkpoints, zoals het reproductiegetal (R). Is de R onder de …? Dan gaan de winkels weer open. Tikken we een nog lager getal aan? Dan gaat de horeca weer open.

In Duitsland hebben veel deelstaten zo’n duidelijke routekaart. De tegengeluiden zijn er een stuk minder als in Nederland. Duidelijkheid en doelen zorgen voor het draagvlak. Dus zelfs in coronatijd zou het dan mogelijk moeten zijn om verwachtingen beter te managen. Maar ja, dat is slechts mijn verwachting. ;-)