Nederland heeft wel zestien verschillende verlofregelingen. Van vakantie- en ouderschapsverlof tot calamiteitenverlof, zorgverlof en seniorenverlof. De lijst is bijna langer dan de gemiddelde arbeidsovereenkomst. Geen wonder dat bijna de helft van de werkgevers aangeeft dat verlof voor verwarring zorgt. De duur, de voorwaarden en zelfs de manier van aanvragen verschillen per regeling. Dat blijkt uit onderzoek van werkgeversvereniging AWVN.
Allemaal goed bedoeld natuurlijk. Maar de praktijk is weerbarstig. Werk en privé houden zich meestal niet netjes aan de kaders die in wetten en cao’s zijn bedacht. Elke situatie is anders. Elke medewerker brengt een eigen verhaal mee. En precies daarom werkt verlof alleen goed als je verder kijkt dan het formulier.
Regels geven richting maar lossen niets op
Ik weet dat uit eigen ervaring. Een medewerker van mij had een vrouw die terminaal ziek was. In theorie vraag je dan calamiteitenverlof aan. In de praktijk duurde ‘terminaal’ bijna een half jaar. Wat doe je dan? Vraag je iemand om weer volledig te werken, omdat de formele termijn verstreken is? Dat voelt niet menselijk. Zijn hoofd stond helemaal niet naar werk. Zijn collega’s begrepen dat ook.
Een ander voorbeeld. Ik ken iemand met een dochter met het syndroom van Down. Volgens de wet had hij recht op zorgverlof. Maar dat wilde hij helemaal niet. Hij wilde serieus zijn werk blijven doen, zoals hij altijd had gedaan. Wat hij wel vroeg, was flexibiliteit. Soms eerder weg om haar op te halen. Soms thuiswerken als het echt nodig was. Een deel van het werk ‘s avonds doen.
Zijn baas gaat daar flexibel mee om. Inmiddels al twintig jaar. Geen discussies over regeltjes. Gewoon samen kijken wat werkte. Zo simpel kan het zijn. Dus... Maatwerk en persoonlijk contact zijn niet ‘handig als het kan’. Ze zijn altijd nodig. Zonder dat wordt verlof alleen maar een extra bron van stress.
Lees ook: 1 op de 3 jongeren is ontevreden over hun salaris en wil van baan wisselen
Hoe ga je als werkgever praktisch om met 16 regelingen?
Wachten op simpelere wetgeving heeft weinig zin. De SER heeft wel geadviseerd om de zestien verlofvormen terug te brengen naar drie pijlers: kinder-, zorg- en persoonlijk verlof. Maar daar kun je nu nog niet op rekenen.
Wat je wél kunt doen, is slim voorsorteren. In drie simpele stappen:
1. Noem verlof nu al kinder-, zorg- en persoonlijk verlof
Kijk vooruit en maak het nu al eenvoudiger in je communicatie.
Leg nieuwe aanvragen naast deze drie termen. Medewerkers snappen meteen beter onder welke noemer hun situatie valt. Dat voorkomt gedoe. Je hoeft de wet niet te herschrijven. Maar je kunt wel alvast duidelijke taal gebruiken.
2. Maak de registratie simpel en uniform
Hoe minder gedoe met formulieren, hoe beter. Gebruik één formulier, één systeem of één verlof-app. Niet voor elke verlofvorm een aparte procedure. Met één zo’n ‘systeem’ weten medewerkers altijd hoeveel verlof ze hebben gehad en wanneer ze vrij hebben. En jij hebt daarmee ook altijd actueel overzicht.
Let op: die registratie is puur administratief. De echte aanvraag doe je persoonlijk.
3. Laat verlof altijd mondeling aanvragen
Niets werkt beter dan een goed gesprek. Laat medewerkers hun verlof altijd eerst bespreken met hun leidinggevende, niet via de mail, niet via een appje. Gewoon even samen praten. Je hoort dan meteen:
• Waarom iemand verlof nodig heeft
• Hoeveel tijd ongeveer nodig is
• Of de medewerker zelf al heeft nagedacht over vervanging of werkverdeling
En je laat zien dat je het niet ziet als ‘probleem’, maar als onderdeel van het werk en leven, waar je ook samen de beste oplossing voor vindt.
Verlof is een kans voor goed werkgeverschap
Verlof klinkt vaak als administratieve rompslomp. Maar eigenlijk is het een kans. Het laat zien dat je medewerkers serieus neemt. Dat je begrijpt dat er meer is dan alleen werk. Want uiteindelijk gaat verlof bijna altijd over belangrijke dingen: geboorte, ziekte, mantelzorg, afscheid, opladen.
Vakantie is misschien de enige uitzondering die vrijwel volledig leuk is. Vraag dus vooral waar de reis naartoe gaat. Hoe de plannen eruitzien. Deel het plezier. Nog een reden voor mondelinge afhandeling. Zo bouw je niet alleen aan duidelijke afspraken. Je bouwt aan vertrouwen.
Lees ook: En dan is je beste medewerker ineens vertrokken: kun je quiet quitting voorkomen?
