Een goed debiteurenbeheer is hierbij essentieel, maar niet elke ondernemer is ook een volleerd CFO en weet alles van financiën. Hoe zorg je dat je ook op dat vlak je business efficiënter maakt?
Een bedrijf runnen is zoveel meer dan alleen je dienst of product aan de man brengen. Het is ook continu managen. Managen van je tijd, van je medewerkers, van je leveranciers, van je klanten en ga zo maar door. Het vraagt boven alles ook om enig financieel inzicht, want als jij niet weet hoeveel er elke maand binnenkomt en hoeveel er weer uitgaat raak je het overzicht kwijt. Ruim één op de vier mkb’ers loopt jaarlijks veel geld mis door oninbare facturen. Terwijl dat eigenlijk helemaal niet hoeft. Als Zzp’er of startende onderneming kom je daar misschien nog wel mee weg, maar zodra je onderneming groeit kom je al snel voor grote uitdagingen te staan. Dat ondervond ook Ruben Bolink toen hij twee jaar geleden als partner instapte bij ICT-bedrijf DACON.
,,DACON is twintig jaar geleden gestart door Daniël Dibattista, op de spreekwoordelijke zolderkamer. Daniël is een echte techneut en geldt als het brein van de organisatie, maar hij had niet echt de ambitie om het bedrijf alsmaar te laten groeien. Tot vier jaar geleden waren er in totaal zes mensen in dienst en was er wel sprake van groei, maar er was nog veel meer mogelijk. Na de entree van onze andere eigenaar Jos Slootstra is de boel evenwel in een stroomversnelling geraakt. Jos had eerder al een aantal succesvolle ondernemingen opgezet en is een bestuurder pur sang met een enorm netwerk. Na zijn komst kwamen er steeds grotere klanten binnen en groeide het bedrijf fors. Er werden overnames gedaan en dat zolderkamerbedrijf werd ineens een serieuze business, met veel financiële uitdagingen. Twee jaar geleden ben ik ingestapt om daar een flinke efficiëntieslag in te maken.”
Ons zolderkamerbedrijf werd ineens een serieuze business, met heel veel onoverzichtelijke financiële rompslomp
Cashflow
Hoewel Ruben van huis uit geen financieel expert is en zich in zijn eerdere loopbaan bij KPN vooral concentreert op partnermanagement, heeft hij zich het financiële reilen en zeilen binnen het bedrijf snel eigen gemaakt. Eerst als Operationeel Manager, nu als Manager Finance & Information Security Officer. In de praktijk is hij dus de CFO (Chief Financial Officer) én de CISO (Chief Information Security Officer), al noemt hij het niet zo. Titels zeggen hem niet zoveel. Ruben is een man van daadkracht en wordt liever beoordeeld op de resultaten die worden geboekt. In de voorbije vier jaar is DACON jaar op jaar verdubbeld in omzet en uitgegroeid tot een bedrijf waar zo’n dertig werknemers in dienst zijn. Met die groei is ook de hele financiële klus enorm gegroeid, zo bewijzen de ruim zevenhonderd facturen die elke maand weer verstuurd worden.
,,Daniel heeft echt een fantastisch bedrijf opgericht met als kernwaarde dat we ICT op een hele persoonlijke manier willen aanbieden. Jos heeft daar op zijn beurt vervolgens duurzame groei in gerealiseerd, maar zeker op het vlak van debiteurenbeheer moest er nog een enorme efficiëntieslag gemaakt worden. We werkten wel met een accountantskantoor dat ons ondersteunde, maar omdat zij geen verstand van IT hadden en er aan onze kant niemand was die echt goed met hen over de financiën kon praten, werkte het niet helemaal. Na mijn komst zijn we diverse financiële processen weer in huis gaan doen en gaan automatiseren waar mogelijk. Ik heb zelf een interne flow van inkoop naar verkoop gebouwd, zodat we een beter overzicht van onze cashflow kregen. Alles om de efficiëntie te verhogen. En toen werd het tijd om ook het debiteurenbeheer eens goed aan te pakken.”
Ik heb zelf een interne flow van inkoop naar verkoop gebouwd, zodat we een veel beter overzicht van onze cashflow kregen
Financiële plaatje
Een goed debiteurenbeheer is niet alleen belangrijk om te zorgen dat er genoeg geld binnenkomt, maar ook essentieel wanneer je als bedrijf met de bank in gesprek gaat over een lening om een gewenste overname te financieren. Het is leuk als je tientallen facturen uit hebt staan en je nog geld verwacht, maar de bank kijkt vooral naar de harde cijfers op de bedrijfsrekening. Het is dus zaak dat je zicht houdt op welke klanten al betaald hebben, maar vooral ook op je nog openstaande facturen. Toch gaat dit lang niet altijd goed. Zo loopt bijna een kwart van alle ondernemers jaarlijks tienduizenden euro’s mis door nooit uitbetaalde facturen. Een enorme kostenpost, vaak ontstaan uit menselijke fouten of financiële onkunde. Terwijl dit met slimme software eenvoudig te voorkomen is.
,,Nadat we besloten om het financiële beheer weer in eigen huis te halen bleek dat we hier een goed boekhoudpakket voor nodig hadden. We zijn hiervoor bij Exact uitgekomen omdat hun platform eenvoudig in gebruik is én het makkelijk te koppelen was aan onze al opgezette flows en automatische systemen. Facturen worden ingeboekt en de software draagt zorg voor de verdere afhandeling, inclusief automatische betalingsherinneringen. Zo loopt 99% van onze betalingen volledig gestroomlijnd en hoef ik me alleen maar bezig te houden met de enkele wanbetalers. Het heeft onze kaspositie enorm verbeterd, waardoor we in de voorbije jaren de middelen hadden om twee mooie overnames te realiseren. Dat moet ook, want in onze markt is schaalvergroting essentieel. Door efficiënter te werken verdubbelen we jaar op jaar onze groei en dat willen we ook de komende jaren blijven doorzetten. Doordat we nu hier ook de juiste financiële tools hebben kunnen we dit ook mogelijk maken. En dat is écht een wereld van verschil.”
Hoe kun je sneller betaald krijgen?
Op tijd betaald krijgen, een goede klantrelatie behouden en administratieve lasten verminderen? Het zijn grote uitdagingen voor ondernemers. Ontdek hoe je met Exact Online je debiteurenbeheer kunt automatiseren waarmee je de klantrelatie behoud en je administratieve lasten vermindert.
Bekijk hier de voorwaarden.
