,,Met de WKR kun je medewerkers waarderen én belasting besparen,” legt Stephan Meester van ZekerArbo uit. ,,Het is eigenlijk een mooie manier om je team iets extra’s te geven én tegelijk overzicht te houden over de kosten.”
Maar let op: wie de regeling niet goed bijhoudt, kan aan het eind van het jaar een flinke belastingaanslag krijgen. Daarom is het belangrijk om te weten hoe de WKR werkt en hoe je ‘m slim inzet. In dit artikel lees je alles wat je over de regeling moet weten.
Dit is de WKR
De WKR geeft ondernemers de mogelijkheid om vergoedingen en extraatjes aan werknemers onbelast te geven. Normaal telt alles wat je aan je medewerkers geeft als loon, maar binnen de WKR kan een deel onbelast blijven. ,,Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, een personeelsfeest of een attentie bij een verjaardag of jubileum. Dat soort dingen versterkt de band met je team,” legt Meester uit.
Onbelaste vrijstellingen en nihilwaarderingen
Er zijn ook gerichte vrijstellingen die altijd onbelast zijn. ,,Hieronder vallen bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding, opleidingskosten, arbo-voorzieningen zoals een beeldschermbril, of werkgerelateerde verhuiskosten. Deze tellen niet mee voor je vrije ruimte, dus daar kun je altijd gebruik van maken,” zegt Meester.Daarnaast zijn er zaken die nauwelijks meetellen: de zogenaamde nihilwaarderingen. Meester noemt koffie en thee op de werkplek, het gebruik van de werkplek zelf, of personeelskortingen tot twintig procent (maximaal vijfhonderd euro per jaar) als voorbeelden hiervan.
De WKR (en het gevaar) in de praktijk
Het gevaar is dat wie te veel uitgeeft binnen de WKR aan het eind van het jaar tachtig procent belasting moet betalen over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Daarom is het belangrijk om goed bij te houden wat je uitgeeft en onder welke post het valt - en zo doe je dat.
Om te beginnen bepaal je de totale fiscale loonsom van al je werknemers. Vervolgens bereken je de vrije ruimte: over de eerste 400.000 euro van de loonsom geldt 1,92 procent en over het bedrag daarboven 1,18 procent. Per vergoeding of extraatje kijk je of het onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt. Alles wat daar niet onder valt, gaat ten koste van je vrije ruimte.
Een voorbeeld: stel dat je fiscale loonsom één miljoen euro is. Dan is de vrije ruimte 14.760 euro. Geef je in dat jaar 20.000 euro aan onbelaste extraatjes, dan is er een overschrijding van 5.240 euro. Over dat bedrag betaal je tachtig procent belasting, oftewel 4.192 euro.
Drie tips voor slim gebruik van de WKR
Volgens Meester draait het bij de WKR om bewust plannen. Zijn eerste tip is dan ook overzicht houden. ,,Houd gedurende het jaar bij wat je uitgeeft, en onder welke post dat valt. Zo voorkom je dat je aan het eind van het jaar voor een vervelende verrassing komt te staan.”De tweede tip is om keuzes te maken met impact. ,,Zet de WKR in voor extraatjes die je medewerkers echt waarderen. Een attentie die past bij hun werk of persoonlijke interesses versterkt de band met je team.”
En tot slot is samenwerken met je boekhouding belangrijk. ,,Zorg dat degene die de administratie doet periodiek op de hoogte is van je WKR-uitgaven en dat bonnetjes goed worden vastgelegd. Zo houd je grip en kom je niet voor onverwachte kosten te staan,” adviseert hij.
‘Een investering in je team’
Een goed salaris is de basis, maar extraatjes maken het verschil. Zeker in een krappe arbeidsmarkt kan dit bijdragen aan de tevredenheid en loyaliteit van medewerkers. ,,Wie de WKR slim inzet, verandert het belonen van een kostenpost in een investering in je team,” zegt Meester.Kortom, begin op tijd, houd overzicht en maak optimaal gebruik van de WKR. Zo kun je je medewerkers waarderen én belasting besparen.
