Verstuur jij je facturen in pdf? Dan is nu het moment aangebroken om het jezelf een stuk makkelijker te maken. Dit om kosten te besparen, voorgoed af te rekenen met fouten in je facturatie én met de tijd die je eraan kwijt bent om ze te herstellen. Het is de nieuwe wetgeving genaamd ViDA (VAT in the Digital Age, red.) die je daartoe dwingt.
Tegen fraude, vóór economische impuls
We moeten deze nieuwe wet natuurlijk iets breder trekken dan alleen jouw administratie. E-factureren wordt in Europa verplicht zodat zowel bedrijven als overheden efficiënter kunnen werken, de digitale economie een impuls krijgt en btw-fraude beter kan worden bestreden. Wet- en regelgeving die eens niet als lastenverzwaring werkt: fijn toch?
„Er zijn nog heel veel ondernemers die in Excel een pdf’je maken en deze als bijlage uploaden in hun mail aan de klant’’, begint Heiko Bonenkamp namens Visma over die efficiëntie. „Los van dat dit omslachtig is, blijft het mensenwerk en houd je dus kans op fouten. Totaal onnodig. Want met een eenvoudig facturatieprogramma maak je een factuur aan en verzend je deze met één druk op de knop. De ontvangende partij kan de factuur direct in het systeem inlezen, zonder dat de gegevens overgenomen hoeven te worden. Het scheelt veel handmatig werk.’’
Waarom geen moderne middelen gebruiken?
Het feit dat Bonenkamp bijna onafgebroken begint te vertellen over e-invoicing, zegt alles over het nut ervan. De business area director van Visma vraagt zich dan ook hardop af waarom relatief veel ondernemers nog altijd niet met een gedigitaliseerde boekhouding werken.
„Je leeft in 2025. In een tijd waarin bijna alles mogelijk is. Waarom zou je daar dan geen gebruik van maken? Je wilt toch ondernemen in plaats van administreren? Dat we het hier nu over de voordelen van e-facturatie hebben, zegt dat er nog altijd veel ondernemers zijn die het nut niet zien of niet willen zien. We hebben harde data die aantoont dat het verwerken van een elektronische factuur ongeveer tweeënhalf keer zo snel gaat dan een factuur die via pdf wordt gestuurd. Men doet zichzelf, maar indirect ook andere ondernemers tekort.’’
Het is goed om te weten dat e-facturatie naast efficiëntie en het voorkomen van fouten ook bijdraagt aan het sneller betaald krijgen van facturen. Simpelweg omdat het proces van opstellen en controleren niet meer bestaat. Er zijn bovendien geen verwerkingskosten meer.
E-invoicing veilig via Peppol-netwerk
Het belangrijkste voordeel is misschien nog wel dat e-invoicing het Know Your Customer (KYC)-proces in de kaart speelt. Zeker wanneer je gebruik maakt van het Peppol-netwerk. Dit is een netwerk waarmee bedrijven en overheden digitale zakelijke documenten (zoals facturen) op een gestandaardiseerde manier naar elkaar kunnen versturen.
Zo heb je dus altijd inzichtelijk waar facturen vandaan komen en naar wie je ze hebt verstuurd. „Het is tegenwoordig zo ontzettend makkelijk om een misleidend mailtje met daarin een niet van echt te onderscheiden factuur te maken. Daar hoef je geen geniale hacker voor te zijn’’, verzekert Bonenkamp. „Op het Peppol-netwerk is de kans echter vele malen kleiner dat je gevaar loopt door zo’n mailtje.’’
Europese wetgeving nu al op nationaal niveau benutten
Terug naar de deadline van 2030. Het lijkt nog ver weg, maar de boodschap die vanuit Visma klinkt, is luid en duidelijk: schuif het niet voor je uit. „De landen om ons heen zijn er al goed mee bezig door nu alvast een tijdlijn te volgen. In België is het volgend jaar verplicht om met e-facturatie te werken. Duitsland volgt een jaar later voor bedrijven vanaf 800.000 euro omzet en Frankrijk zit er ook middenin.’’
„Deze overheden grijpen de ViDA aan om de boel in eigen land goed op orde te krijgen. In Nederland hebben we precies hetzelfde belang. Ik ben er heilig van overtuigd dat dit iets is wat we moeten omarmen. Hoe vaak gaat het niet over de concurrentiepositie van Nederland in Europa? En dat we de administratieve lasten moeten terugdringen? Dit is bij uitstek een kans om dat voor elkaar te krijgen. We kunnen een efficiëntieslag voor het bedrijfsleven slaan.’’
Hij voegt eraan toe dat wanneer Nederland op dit vlak achterblijft, het een aantrekkelijk land voor fraudeurs wordt. „Het gaat hier om ons ondernemersklimaat. Ik hoop dan ook oprecht dat het nieuw te vormen kabinet ervoor kiest om een soortgelijke tijdlijn als die van onze buurlanden in te stellen. En of e-invoicing hier dan per 2027 of 2028 verplicht wordt, maakt niet uit.’’
Een kleine stap naar e-invoicing
De Visma-specialist hoopt op een sneeuwbaleffect als het gaat om het benutten van e-invoicing. Hoe meer ondernemers dit doen, hoe beter. En de stap is in de meeste gevallen kleiner dan je denkt. Veel boekhoudprogramma’s bieden je namelijk al de mogelijkheid, maar vragen eerst om activering en identificatie.
„Kom je er zelf niet uit met jouw boekhoudpakket, vraag het dan aan je accountant’’, besluit Bonenkamp. „Met de pakketten van Visma zit je sowieso goed. Wij zijn al ruim twintig jaar bezig met e-invoicing en veel grondleggers van het Peppol-netwerk zijn nu actief bij Visma-bedrijven. We kennen de materie door en door en daar heb je als klant alleen maar voordeel van.’’
