““Door data, technologie en menselijke expertise slim te combineren, kunnen organisaties hun inkoop veel efficiënter, goedkoper én duurzamer maken”, aldus van Hoegee. ”
Peter Paul van Hoegee Manutan
Minder leveranciers, meer overzicht
Manutan, een Franse organisatie die alles levert wat nodig is om werkomgevingen in te richten, helpt organisaties om hun leveranciersbestand kritisch onder de loep te nemen. Welke leveranciers worden gebruikt? Wat wordt er gekocht, hoe vaak en voor welk bedrag? En kunnen meerdere leveranciers worden vervangen door één partij?
Van Hoegee vertelt over een recente samenwerking met een logistiek dienstverlener die laat zien wat dat kan opleveren. De organisatie had ongeveer 5000 leveranciers. Na een uitgebreide analyse kon het aantal leveranciers worden teruggebracht naar zo’n 3000.
“We hebben gekeken wat er precies werd ingekocht, welke leveranciers daarachter zaten en welke producten wij zelf ook konden leveren. Vervolgens konden we een groot deel van die aankopen bij elkaar brengen.”
Dat levert niet alleen overzicht op, maar ook een flinke kostenbesparing. “Het hebben van één leverancier kost een organisatie gemiddeld zo’n duizend euro per jaar. Denk aan alle contactmomenten, administratie, accountmanagers en klantenservice. Als je dan 2000 leveranciers kunt schrappen, gaat het al snel om een enorme besparing.”
Eerst inzicht, dan verbeteren
Toch begint het volgens Van Hoegee niet met het vervangen van leveranciers. Eerst moet duidelijk zijn waar een organisatie staat. Manutan gebruikt daarvoor Savin’side, een methode waarmee de inkooporganisatie op verschillende onderdelen wordt geanalyseerd. “Je brengt eerst de huidige situatie in kaart. Hoeveel leveranciers heb je? Hoe digitaal verloopt het inkoopproces? Waar zitten de grootste kansen?”
Met die inzichten maakt Manutan samen met de klant een actieplan. Daarin leggen ze vast wat ze willen verbeteren en welke doelen ze willen bereiken. Vervolgens wordt regelmatig gekeken naar de status van de doelen en of die doelen ook de gewenste besparingen brengen. . Zo blijft er aandacht voor verbetering en wordt steeds duidelijker welke stappen het meeste opleveren.
“Data is daarbij de basis, maar het gaat uiteindelijk om wat je ermee doet. We willen niet alleen vertellen wat er beter kan, maar samen met de klant ook zorgen dat het gebeurt.”
Technologie als fundament
Een goed digitaal inkoopproces is daarbij een belangrijke voorwaarde. In plaats van dat medewerkers zelf via allerlei kanalen bestellen, kunnen organisaties bijvoorbeeld werken met een centrale omgeving waarin alleen goedgekeurde leveranciers beschikbaar zijn. Ook eenvoudige goedkeuringsstappen op een website kunnen al veel verschil maken.
“Je hoeft niet meteen dure software aan te schaffen. Je kunt ook beginnen met een online workflow bij geselecteerde leveranciers waarbij iemand een bestelling doet en een ander die eerst goedkeurt. Het belangrijkste is dat je het proces goed inricht en mensen verantwoordelijk maakt om het proces te borgen.”, aldus Van Hoegee.
Analyseren
AI kan vervolgens helpen om grote hoeveelheden inkoopdata sneller te analyseren. Manutan gebruikt AI bijvoorbeeld om de duizenden transacties binnen de kleinere leveranciersgroep te onderzoeken. “Anders moet je duizenden leveranciers en alle transacties handmatig analyseren. Met AI kunnen we veel sneller zien welke leveranciers mogelijk kunnen worden vervangen of samengevoegd.”
De winst zit daarmee vooral in tijd en snelheid. “Het zorgt ervoor dat we sneller inzicht krijgen, sneller tot uitvoering kunnen overgaan en daarmee ook sneller waarde kunnen creeeren voor onze klant.”
Goedkoper én duurzamer
Efficiënter inkopen gaat volgens Van Hoegee bovendien steeds vaker hand in hand met verduurzaming. Organisaties willen hun impact verkleinen, maar moeten tegelijkertijd kosten beheersen. Die twee doelen hoeven elkaar niet in de weg te zitten. “Je moet op zoek naar de combinatie. Je wilt én geld besparen én duurzamer inkopen. Dat kun je eigenlijk niet meer los van elkaar zien.”
Een voorbeeld daarvan is het gebruik van refurbished producten. Die kunnen volgens Van Hoegee gemiddeld zo’n 30 procent goedkoper zijn dan nieuwe producten, terwijl ze opnieuw worden ingezet in plaats van weggegooid. Ook bij duurzame inkoop speelt inzicht een belangrijke rol. “Als je weet wat de impact van een product is en welke alternatieven er zijn voor een nieuw product, kun je veel bewustere keuzes maken.”
Van leverancier naar partner
Daarmee verandert ook de rol van de leverancier. Die moet volgens Van Hoegee meer bieden dan alleen een goed product voor een goede prijs. “Een product leveren kan iedereen. De vraag is: wat ga jij als leverancier doen om de organisatie van je klant beter te laten functioneren? Als je daar geen goed antwoord op hebt, ben je uiteindelijk makkelijk vervangbaar.”
Menselijke maat
Manutan combineert daarom data en technologie met persoonlijk contact. “Wij geloven sterk in die menselijke maat. Je hebt data nodig om inzicht te krijgen, maar vervolgens wil je ook met iemand kunnen bespreken wat je ermee kunt doen.”
Precies daar ligt volgens Van Hoegee de toekomst van inkoop: niet alleen slimmer bestellen, maar de hele manier waarop organisaties inkopen verbeteren. “Als je als leverancier kunt helpen om een organisatie efficiënter te maken, kosten te besparen én duurzame doelen te bereiken, word je veel meer dan een leverancier. Dan word je een strategische partner.”
