Een jaar 'thuiskantoren': handige tips om thuiswerken verder te verbeteren

Waar thuiswerken voorheen werd gezien als een manier om het werk eenvoudiger te maken, door bijvoorbeeld reistijd te verminderen of uitkomst te bieden bij medische problemen, werd thuiswerken een jaar geleden door corona plots de norm. Binnen de kortste keren schakelden vele professionals om naar werken vanuit huis. Wat zijn de belangrijkste lessen die we kunnen meenemen na een jaar lang praktisch fulltime thuiskantoren? Directeur Mark Bloem van SD Worx Nederland, dat diensten rond human resources levert, geeft antwoord.

Plan online afspraken in voor een praatje met collega's

Het vele thuiswerken heeft zo zijn invloed op ons werkgeluk en de sociale verbinding met collega’s. Recent onderzoek van Moneypenny, Nyenrode Business Universiteit en de Open Universiteit toont aan dat 41 procent van de respondenten de emotionele ondersteuning van collega’s mist. Het laat zien dat het sociale contact met collega’s belangrijker is dan ooit tevoren.

Als werkgever, maar ook als werknemer, is het verstandig regelmatig afspraken in te plannen met andere collega’s. Niet om het werk te bespreken, maar juist om elkaar beter te leren kennen en te bespreken hoe het gaat. Nu we zoveel vanuit huis werken, lijkt het gesprek bij de koffieautomaat als een vergane traditie. ,,Door vooraf een meeting in te plannen, weet je zeker dat je ook ruimte maakt voor de nodige ontspanning en interactie”, vertelt Bloem. ,,Al is het voor een kwartiertje, je zult merken dat je je door zulke afspraken meer verbonden voelt, zelfs als je niet met collega’s bij de koffieautomaat staat.”

Organiseer online events voor diversiteit en betrokkenheid

Om ervoor te zorgen dat medewerkers zich minder geïsoleerd voelen, is het een goed idee om periodiek digitale evenementen te organiseren. Een praktische manier om dit te faciliteren, is door een toegewijde vitaliteitscommissie op te richten – voor en door collega’s. Door medewerkers uit allerlei afdelingen hier actief bij te betrekken, ontstaat diversiteit en betrokkenheid. Vanuit hun dagelijkse werk weten zij zelf namelijk het allerbeste waar behoefte aan is onder de collega’s.

Bloem: ,,Door collega’s uit alle geledingen van de organisatie aan zo’n vitaliteitscommissie toe te voegen, ontstaan er echt leuke initiatieven die voor veel extra interactie kunnen zorgen. Dat hoeven helemaal geen hoogwaardige producties te zijn; het gaat erom dat je een ontspannen moment kunt doorbrengen met alle collega’s. Of dat nu een popquiz is of een online ranking the stars; deelname aan zo’n evenement brengt saamhorigheid met zich mee.”

Blijk van waardering: stuur eens een cadeaukaart of borrelpakket


Nu we zo veel minder persoonlijk contact hebben, is het voor werkgevers vaak lastig hun waardering te uiten richting alle mensen die zich dagelijks voor de organisatie inzetten. Bovendien is het, met zoveel verschillende type mensen, lastig om een eenduidige manier te vinden om waardering te uiten. De een wordt erg blij van een bosje bloemen terwijl de ander liever een persoonlijk gesprek voert. Natuurlijk zijn er de functioneringsgesprekken en kan er tijdens een videocall best eens een compliment vallen. Maar tussen al het virtuele contact door, is het voor medewerkers fijn een keer extra te benadrukken dat ze gewaardeerd worden. Zeker bij het ontbreken van het kantoor als ontmoetingsruimte.

Hoewel veel professionals nog altijd aan hun schermen gekluisterd zijn, is het natuurlijk ook prima mogelijk om offline een blijk van waardering te geven. Bloem licht toe: ,,Er zijn zoveel verschillende manieren om te laten weten dat je om iemand geeft. Bijvoorbeeld door het opsturen van een cadeaukaart, een speciaal borrelpakket of handige gadgets. Maar het belangrijkste is de persoonlijke boodschap, een die aansluit bij de ontvanger. Steek tijd in wat je wil zeggen of wat je op papier zet, dat zegt vaak meer dan de grootste cadeaus.”

Maak van 
videovergaderingen praktische bijeenkomsten

In een jaar tijd heeft iedereen zich suf gebeld via Teams, Zoom, Google Meet en alle andere gangbare toepassingen. Na een tijdje is daarbij ook de zogeheten ‘Zoom-moeheid’ ontstaan – het letterlijke moe zijn vanwege veel videobellen. Niet zo vreemd, want het focussen op schermen en het leveren van bijdrages vraagt om veel uithoudingsvermogen. Houdt dit in dat we onze manier van vergaderen op een compleet andere manier moeten aanpakken?

Tekst gaat verder onder de foto.

Het hoeft niet zo abrupt te zijn, maar met een aantal kleine aanpassingen worden lange videovergaderingen plots praktische bijeenkomsten. Denk bij het inplannen van een meeting aan het inkorten van de totale duur tot drie kwartier of een half uur. Wanneer er een volledig uur is uitgetrokken voor een vergadering, wordt alle tijd vaak volledig benut. Met het inkorten van de duur van de meeting, zullen alle deelnemers ook sneller to the point moeten komen.

Bloem: ,,Met het wegvallen van de meeste sociale interacties is het natuurlijk fijn om elkaar te spreken, ook al is dat virtueel. Desalniettemin kunnen veel calls gemakkelijk worden ingekort. Stel vooraf een agenda op met duidelijke tijdslimieten. Of kies eens voor een call zonder video, bel in via je mobiele telefoon en maak ondertussen een wandeling. Je zult merken dat het doorvoeren van kleine wijzigingen in meetings alles een stuk gemakkelijker maakt."