Een goede administratie: van dwarrelende bonnetjes naar inzicht in je bedrijf

Een ondernemer die handelde in drank, had meer dan twee ton aan omzet gedraaid. Zijn situatie leek er rooskleurig uit te zien. ,,Maar op de inkoop, ook twee ton, had hij geen zicht”, vertelt Ferry Hoogerheijde, startersvoorlichter bij de Belastingdienst. Met een goede administratie had de persoon in kwestie dit vertekende beeld kunnen voorkomen.

,,Het bijhouden van een administratie is wettelijk verplicht, maar doe je dus vooral voor jezelf. Zodat je de juiste keuzes kunt maken op basis van inzicht in je bedrijf”, zegt Hoogerheijde. Daarnaast vormt je administratie de basis voor de belastingaangifte en, uiteindelijk, de te betalen of terug te ontvangen belasting.

Weergave van alle bedrijfsactiviteiten

Veel ondernemers vragen zich af welke gegevens ze moeten bijhouden voor hun administratie. En hoelang ze die moeten bewaren. In het algemeen kun je zeggen dat een administratie een weergave geeft van alle activiteiten van een bedrijf, op papier of digitaal. Enkel het bijhouden van de financiële bedrijfsgegevens is niet afdoende. Je bewaart bijvoorbeeld kopieën van verzonden facturen, het origineel van ontvangen facturen, bankafschriften, contracten en overeenkomsten, je agenda met afspraken en je gewerkte uren. Maar er zijn ook verschillen per bedrijf. Een ondernemer die bijvoorbeeld op de markt staat en werkt met contante betalingen, houdt een kasadministratie met kassabonnen bij.

Een ondernemer moet zijn administratie zeven jaar bewaren. Deze termijn gaat pas in op het moment dat gegevens niet meer actueel zijn. Denk hierbij aan een huurcontract van vijf jaar dat onderdeel is van je administratie. Na vijf jaar is dat contract niet meer actueel. Vanaf dat moment begint de bewaartermijn van zeven jaar.

Praktische vragen

Voor Guido de Bruin, begin dit jaar gestart met cateringbedrijf Krop en Kool in Utrecht, was het even zoeken naar de juiste aanpak: ,,Omdat ik geen ervaring had met het doen van administratie, las ik er een aantal boeken over.” Dat hielp hem: zo begon hij niet blanco aan het onderwerp.

Een online boekhoudprogramma geeft hem veel richting. ,,Ik weet nu welke factuurgegevens ik moet registreren. Het is ook fijn dat het programma veranderingen op mijn zakelijke rekening direct meeneemt. Zo heb ik altijd zicht op mijn inkomsten en uitgaven.” Wel stuitte de jonge ondernemer bij het inrichten van zijn administratie op allerlei praktische vragen. ,,Zal ik de bonnetjes handmatig invoeren of maak ik een foto? Hoe administreer ik contante betalingen? Leg ik, voor de veiligheid als back-up, mijn administratie op voldoende plekken vast of neem ik de cloud erbij? Welke onderdelen van mijn administratie mag ik digitaal bewaren en welke moet ik afdrukken?” Beter omgaan met de aarde drijft hem, dus hij wil niet alles printen.

De Bruin heeft zijn administratie inmiddels grotendeels op orde. ,,Dat geeft me overzicht en rust. Dankzij mijn administratie zie ik hoeveel ik heb uitgegeven en wat mijn marges zijn. Wel ben ik van plan om een adviseur in te schakelen. Ik weet niet helemaal zeker of mijn administratie volledig is en of ik alle regelingen benut.”

Volledig, begrijpelijk en controleerbaar

,,Volledigheid, begrijpelijkheid en controleerbaarheid van de administratie zijn belangrijke aspecten, want dat maakt het doen van btw-aangifte makkelijker”, zegt Hoogerheijde. ,,Je beschikt dan snel over je verkoop- en aankoopgegevens.” Ook heeft de Belastingdienst dankzij deze aspecten bij controle zicht op de geld- en goederenstroom van het bedrijf.

Is de administratie bij controle onvolledig, bijvoorbeeld doordat er cruciale gegevens ontbreken, dan stelt de Belastingdienst de omzet, winst en de te betalen belasting vast. Voor een ondernemer is het dus slim om alle gegevens en berekeningen bij de hand te hebben. Dit om te blijven controleren of de aansluiting tussen administratie, aangifte en jaarrekening klopt.

De manier waarop De Bruin zijn administratie aanpakt, kan als voorbeeld dienen voor andere starters, denkt de startersvoorlichter bij de Belastingdienst: ,,Veel ondernemers hebben baat bij een online boekhoudprogramma. Vroeger moest je alles apart inboeken en ieder bonnetje een stempel geven. Tegenwoordig is het een kwestie van je bon scannen en hij staat op juiste plek in je administratie. De btw-aangifte rolt er bijna vanzelf uit.”

Ook jezelf verdiepen in het onderwerp administratie – nog voordat het bedrijf is gestart – en er tijd voor blijven reserveren, zijn aandachtspunten die helpen om alles op de rit te houden. ,,Spreek met jezelf af: ik ga daar één of twee uur in de week voor zitten.” Nog een tip van Hoogerheijde: ,,Ga na wat je digitaal of op papier kunt bewaren. Dat is afhankelijk van het soort betaling. Is die contant, dan bewaar je de bon. Facturen mag je volledig digitaal bewaren als je aan bepaalde voorwaarden voldoet.”

Veranderingen in 2020

Onderdeel van een administratie zijn inkomende en uitgaande facturen. De uitgaande factuur bevat een aantal gegevens. Eén daarvan is het btw-nummer. Dit nummer wordt vanaf 1 januari 2020 vervangen door het btw-identificatienummer (btw-id). Ondernemers moeten vanaf dit moment het btw-id gebruiken voor hun zakelijke contacten. In het btw-id is het Burgerservicenummer van de ondernemer niet opgenomen. Zo wordt zijn privacy beter gewaarborgd.

Iedereen met een eenmanszaak heeft het nieuwe nummer in oktober 2019 per post ontvangen. Starters met een eenmanszaak krijgen dit nummer van de Belastingdienst na registratie in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ondernemers kunnen anticiperen op deze veranderingen door hun briefpapier aan te passen en hun zakenrelaties te informeren. Zo beginnen ze goed voorbereid aan het nieuwe jaar.

Ga voor meer informatie en handige hulpmiddelen naar belastingdienst.nl/starters en bekijk ook het Handboek Ondernemen 2019.