Sjoerd Koolen
Sjoerd, co-founder en ceo van WorkplaceBuddy, heeft meer dan zes jaar ervaring bij Microsoft, waar hij betrokken was bij de ontwikkeling van de adoptiepropositie voor Microsoft Nederland. In deze rol hielp hij grotere organisaties om het meeste uit Microsoft 365 te halen. Dit bleek nodig, maar niet schaalbaar. Daarom richtte hij WorkplaceBuddy op.
Tijdens het digitale daten stond mijn gevoel ‘aan’. Ik probeerde elk digitaal signaal razendsnel te duiden, waaruit ik zaken probeerde af te leiden. Hoe snel reageerden de dates? Stuurden ze berichten zonder taalfouten? Waren ze vriendelijk en plaatsten ze een leuke emoji of GIF op het juiste moment?
Kleine signalen, grote indruk
Enorm menselijk, nietwaar? Al deze mini-signalen maken óók deel uit van zakelijke interacties. Ze dragen bij aan het gevoel van vertrouwen en geven een beeld van de cultuur en omgeving van een organisatie – dat zijn de kernredenen waarom je wilt samenwerken met een organisatie of er wilt werken.
De schrijver Malcolm Gladwell behandelt eerste observaties in zijn boek Blink: in een fractie van een seconde ontstaat in je brein een oordeel. Op basis van minuscule informatie gaat je intuïtie al aan het werk (en maakt zelfs misschien al een beslissing: ‘dit gaat niets worden’).
Apple is koning van eerste indrukken: een iPhone uit een verse verpakking halen voelt comfortabel en vertrouwd. Het proces is soepel, alles straalt kwaliteit uit en laat zien: we hebben goed nagedacht over jouw ervaring, er gaat niks mis, welkom bij de club met mooie, dure telefoons. Je vertrouwen groeit enorm.
Lees ook: Waarom gen Z afhaakt nog vóór het sollicitatiegesprek: ‘Digitale werkplek straalt je imago uit’
Onboarding en je collega’s meekrijgen
Natuurlijk zijn veel bedrijven geen Apple, maar wat meer aandacht zou niet misstaan rondom zakelijke verpakkingen of eerste indrukken. Ik schrik toch vaak hoe regelmatig er kortzichtig of lomp gecommuniceerd wordt.
Neem het onboarden van nieuwe collega’s. Een rommelige eerste dag, afstandelijke communicatie, een laptop zonder instructies of personeelshandboeken die te omvangrijk zijn om te gebruiken. Een gemiste kans.
Of, wat ik in de praktijk nog meer zie, is afstandelijke en ongeïnteresseerde communicatie over (digitale) veranderingen. Bijvoorbeeld een nieuw systeem of AI-geletterdheid: wollige instructies in IT-taal gecombineerd met een dwingend karakter in een e-mail waarin iedereen in CC staat. Het is het recept voor weerstand en een onsuccesvolle ‘match’.
De kunst van verleiding
Als je mensen met iets nieuws (lees: iets spannends) wilt laten kennismaken, is de kunst van verleiding een essentieel stuk gereedschap voor een succesvolle eerste indruk. Waar moet je beginnen? Dan komen we weer terug bij wat dating succesvol maakt: goede timing, taal die je doelgroep aanspreekt en ‘iets’ wat een snaar raakt – of dat nu humor, troost of een bemoediging is. Met andere woorden: empathie en gezamenlijke visie.
Digitaal communiceren is bovendien ingewikkelder dan in het echt. Op straat is het lastig ‘nee zeggen’ tegen de vriendelijke dame of meneer die voor het goede doel met een stralende glimlach op je af komt lopen. Een saaie e-mail wordt snel verwijderd of overgeslagen. Kansen liggen in simpele digitale acties: denk bijvoorbeeld aan een e-mail met een digitale agenda uitnodiging voor een sollicitatiegesprek, zoiets simpels kan al helpen om het de ander gemakkelijk te maken en een professioneel gevoel te geven (de afspraak wordt automatisch in de agenda gezet bij de ontvanger en verzender) en dus vertrouwen te winnen. Kortom, om digitaal de aandacht te pakken of vertrouwen te winnen vereist anders nadenken, maar er zijn tal van mogelijkheden.
Lees ook: Digitale burn-out: wanneer technologie doorgaat, maar je collega’s en hun productiviteit stilstaan
Welke interacties zijn cruciaal?
Ga eens na welke belangrijke indrukken iemand kan krijgen: de eerste keer je website bezoeken, de eerste keer je LinkedIn bekijken, de eerste keer kennismaken of bijvoorbeeld een grote verandering communiceren. Zoom hier eens op in. Nieuwe dingen en veranderingen kunnen vaak stress veroorzaken. Zorg dat je deze trajecten niet ingewikkelder maar juist eenvoudiger maakt. Mensen prikkelen, hun interesse wekken en een verbinding creëren zijn essentieel – precies zoals wij dat doen met ons werk: mensen op een positieve manier meenemen.
