Hier moet je op letten bij een boekhoud programma

Als zelfstandige zonder personeel kom je graag in aanraking met tools die jouw leven makkelijker en eenvoudiger maken. Niemand houdt van de cijferbrei die boekhouding heet. Toch ontkom je niet aan het periodiek sluiten maken van wat er binnenkomt en wat eruit gaat.

Boekhoud programma

Gemakkelijk te gebruiken online boekhoud programma’s nemen gelukkig de vervelende bijzaken van je over. Als het eenmaal tijd is voor de btw-aangifte is het leeuwendeel van de boekhouding gelukkig al - op de achtergrond in de cloud – gedaan. Zo heb je meer tijd over voor de kern van jouw zaak, de belangrijkste reden waarom je ZZP’er bent geworden.

Een zoektocht op het internet leert dat er veel aanbieders zijn op het gebied van elektronisch boekhouden. Ze verschillen in functionaliteiten en abonnementen lopen van gratis tot best wel fors. Maar welk alternatief is het meest geschikt voor jouw situatie? En op welke kenmerken zul je een vergelijking moeten maken om tot een beste keuze te komen?

Kan ik mijn uren bijhouden en verkoopfacturen versturen?

Heb je zakelijke klanten? Dan ontkom je niet aan het versturen van facturen. Misschien wil je wel eerst een concept voorleggen aan de klant – en die definitief maken na de verrichte levering van jouw product of dienst. Werk je op uurbasis, dan wil je natuurlijk werkelijke uren factureren en die goed bijhouden. Op het moment van versturen maak je de factuur op in een lay-out die volledig aan te passen is aan de eigen huisstijl. Na het verlopen van de betalingstermijn is het fijn als je de herinneringen aan de klant automatisch kan laten versturen.

Kan ik bonnen handig scannen (met een app)?

Ga je de zakelijke lunch met een klant zelf betalen? Pak na afrekenen de bon op en scan deze meteen met de mobiele telefoon voor de boekhouding. Bewaar het papiertje alleen nog als back-up. Dankzij de geavanceerde scantool herkent de boekhouding het soort bon en stelt de kostenplaats alvast voor. Goedkeuren kun je dan meteen via de webapplicatie op je mobiel doen.
Boekhoudpakketten bieden een speciale scanapp aan maar je kunt ook simpel de inkoopfactuur van een nieuwe laptop fotograferen met je smartphone en mailen naar de inbox van je boekhoudprogramma.

Kan ik zelf makkelijk boekingen maken? (Zonder enige kennis van zaken?)

Een slim boekhoud programma geeft al aan hoe de boeking gedaan moet worden (bij factuur van uw telefoonprovider bijvoorbeeld). Alle boekhoudkundige kennis zit immers al in het programma. Wat de gebruiker alleen nog zal moeten doen, is het voorstel bevestigen door het met een druk op de knop te bewaren. Log in op de website van het boekhoud programma om de boekhouding te controleren. Functies zijn weergegeven in begrijpelijke taal. Zelf handmatig boeken hoeft niet vooraf te gaan door een studie administratiekunde. Maak zelf aanpassingen waar dat nodig is of vraag om hulp bij de leverancier of bij een boekhouder. Die kan ook hulp bieden bij het naleven van specifieke (boekhoudkundige) regels en advies geven over te bereiken belastingvoordelen. Maar iedere ondernemer komt in principe zo ver dat de btw-aangifte zelfstandig kan worden ingediend. Dat scheelt geld.

Kan ik zelf de btw-aangifte doen?

Aangifte van btw kan met een druk op de knop gedaan worden. De optelling van btw hoeft niet langer met een rekenmachine in de hand gedaan worden. Door het consequent invoeren van geappte of gefotografeerde bonnetjes in het boekhoud programma kun je niets missen. De bonnen zijn geboekt en daarmee is de btw opgenomen in de lijst die klaar staat voor de aangifte. Wat je alleen nog hoeft te doen is eyeballen en op de knop te drukken. Gooi de schoenendoos met bonnen weg, die is voortaan niet meer nodig. De software slaat alles veilig op in de cloud en voldoet hierbij aan de zeven jaar bewaartermijn van de Belastingdienst.

Is mijn bankrekening automatisch gekoppeld?

Vrijwel alle banken zijn te koppelen met de boekhouding. Daarvoor heeft de het boekhoud programma de achterdeur via een zogenaamde API altijd open staan. Alleen de grote banken (Rabobank, ABN-Amro Bank, ING Bank, Knab en Bunq) maken daar volledig gebruik van en werken handig twee kanten op. Zo zie je de inkomsten én de uitgaven in de boekhouding terug. En kun je ook betalingen klaarzetten. Bovendien koppelt het boekhoud programma het bedrag dat via de bank binnen komt al aan het bedrag wat hoort bij de betreffende aanschaf (bijvoorbeeld die nieuwe laptop) of inkomst (de betaling van uw klant).

Kan ik mijn boekhouder toegang te geven tot de online omgeving?

Om een geschikte boekhouder in uw omgeving te vinden, kijk je op de website van de aanbieder die is aangesloten als (gecertificeerde) partner. Deze boekhouders hebben een eigen login en kunnen dus met je mee kijken en jouw werk controleren. Boekhouders hebben de juiste kennis van de workflow van het boekhoud programma. Met de boekhouder moet je afstemmen welk deel van de werkzaamheden door jouzelf en wat door hen gedaan wordt. Afgezien van het bijhouden van uren en het versturen van verkoopfacturen, kun je zo ver in de samenwerking gaan als je zelf wil. Dat loopt van het eenvoudig invoeren van bonnen en rekeningen tot het opmaken van een verlies en winstrekening en misschien zelfs de jaarrekening.

Beschikt de aanbieder over een keurmerk, bijvoorbeeld Zeker-Online?

Een aantal leveranciers van boekhoudpakketten heeft zich verenigd in de stichting Zeker-Online waar de Belastingdienst ook aanschuift tijdens belangrijke overleggen. In dit samenwerkingsverband zijn er eisen opgesteld op het gebied van veiligheid en IT-inrichting, boekhoudkundige regels, uw privacy en de bewaarplicht. Deelnemers laten zich jaarlijks controleren op al deze onderwerpen.
Kies je voor een van deze aangesloten partijen, dan ben je verzekerd van de veilige opslag van jouw financiële data en krijg je hulp in geval van calamiteiten. Gebruikers hebben altijd toegang tot de data voor ten minste een half jaar na een ernstige gebeurtenis zoals een faillissement van een leverancier.

Kan ik groeien en groeit mijn boekhoud programma mee?

Vaak begin je niet met het allerhoogste hoogste abonnement maar kan je met een instapversie prima uit de voeten. Groeit het aantal klanten snel, dan is het wel zo handig als je kunt overstappen naar een ruimer abonnement met meer scans, bankboekingen en urenregistraties. Dat kan bij de meeste vaak vanaf het moment dat de situatie zich voordoet, zodat je gewoon door kunt werken. Het is ook handig dat er een terugweg is naar een lager abonnementstarief.
Mocht je personeel aannemen en van ZZP doorgroeit naar een MKB-bedrijf, dan kun je niet alleen naar een groter abonnementsmodel groeien maar ook extra functionaliteiten toe willen voegen zoals het automatisch ophalen van bestanden uit aangesloten factuurportalen.

Wat heb ik nog aan een boekhouder?

Dat ligt geheel aan jouw eigen situatie, wat je zelf wil doen in het verwerken van de ‘papierwinkel’ naar jouw administratie. Gebruik de functies van jouw pakket daarom goed, ontwikkel al dan niet met een boekhouder een goede werkwijze die je niet te veel tijd en moeite kost. Automatisering van online boekhouding ontzorgt een hoop, maar kan je niet vertellen wat de laatste fiscale wetswijzingen voor gevolgen hebben voor jouw situatie.

Dit artikel is geschreven door Roemer Mol, marketing manager bij online boekhouder Reeleezee.