Pleo: eerste hulp bij het opstellen van een onkostenbeleid

Ook als financiële teams niet goed op de hoogte zijn van toekomstige uitgaven of als er grote drukte heerst. Om grip te houden op je zakelijke uitgaven, is een waterdicht onkostenbeleid noodzakelijk. Maar hoe vlieg je dat aan? Gelise Bouma, Marketing Lead Benelux bij Pleo, geeft tips.

Je herkent het misschien wel: de chaos aan zakelijke uitgaven. De één schaft een abonnement aan, de ander koopt LinkedIn advertenties in en weer een ander betaalt de zakelijke lunch of boekt een reis. Als al die facturen en bonnetjes dan – vaak te laat of onvolledig – binnenkomen, is de chaos compleet. Het overzicht mist. Een onkostenbeleid biedt uitkomst. Dit is een reeks processen en regels die bepalen hoe jouw werknemers bedrijfsgeld uitgeven.

Dankzij dit beleid weten zij precies hoeveel kosten ze voor events en congressen mogen maken, welke geschenken ze kunnen bestellen, hoe extra kilometers worden gedeclareerd en wat de richtlijnen zijn voor zakenreizen en taxi’s. Je zakelijke uitgaven worden een stuk transparanter en je teamleden weten precies waar ze aan toe zijn. Hierdoor voorkom je volgens Bouma frictie, zorg je voor een gezonder uitgavenpatroon en bespaar je mogelijk een hoop geld. „Elk bedrijf heeft een goed onkostenbeleid nodig, want zo houd je je uitgaven beheersbaar, zorg je dat medewerkers op één lijn zitten en neem je geen onnodige risico’s met je cashflow.”

Reisje of lunch van de zaak?

Voor welke situaties is zo’n onkostenbeleid precies handig? „Dat verschilt per organisatie, maar het komt grofweg neer op zakelijke reizen, etentjes, advertentie-uitgaven op social media, events en cadeaus neer”, meent Bouma. „Neem bijvoorbeeld de kosten rondom zakelijke reizen. Vaak is het daar noodzakelijk voor om een accommodatie te boeken, zoals een hotel of een Airbnb. In een onkostenbeleid kun je eenvoudig bepalen welke kosten teamleden op dit gebied mogen maken en welke boekingswebsites het meest geschikt zijn.”

Worden er kosten voor ontbijt, lunch en diner gemaakt? Dan is het volgens Bouma ook prettig om naar het onkostenbeleid te verwijzen. „Welk percentage kan er worden gedeclareerd? En mag je voor zakelijke maaltijden een fooi bieden aan het personeel van een restaurant? Al deze vragen zijn belangrijk om te beantwoorden en helpen je om je uitgavenbeleid waterdicht te maken. Dit biedt duidelijkheid aan jezelf en aan je personeel.”

Thuiswerken: wat mag dat kosten?

Ook de trend rondom het vele thuiswerken, past volgens Bouma in een onkostenbeleid. „Thuiswerken wordt steeds normaler, zeker sinds de coronacrisis. Meer dan de helft van de ondernemers is zelfs van mening dat twee dagen thuiswerken per week de norm mag worden. Om je thuiswerkers te ondersteunen, kun je in je policy de kosten opnemen voor het inrichten van een werkplek, lunchvergoedingen en diverse andere zaken.”

Hier moet je op letten

Klinkt goed dus, zo’n onkostenbeleid, maar hoe vlieg je dat precies aan? Bouma geeft een aantal concrete tips. „Een onkostenbeleid is bedoeld voor iedereen, niet slechts voor je financiële team. Het is daarom belangrijk om het beleid simpel en toegankelijk te houden, zodat iedereen begrijpt wat er op hen van toepassing is. Daarnaast kan het uitgavenpatroon van je teams door de tijd heen veranderen. Soms verandert dit elk seizoen en soms beweegt dit mee met ontwikkelingen in de markt. Merk je dat de behoeften op het gebied van onkosten veranderen? Pas het uitgavenbeleid dan op tijd aan, zodat dit altijd up-to-date is.”

Meer zingeving en plezier

Tot slot: bekijk hier de checklist om een onkostenbeleid op te stellen en houd het beleid toegankelijk, zegt Bouma. „Door je onkostenbeleid digitaal beschikbaar te maken, heeft heel je team inzage, ongeacht waar de teamleden zijn of wanneer ze het beleid willen raadplegen.

Gelukkig zijn er volgens Bouma tegenwoordig slimme tools op de markt die jou helpen je onkostenbeleid digitaal te maken. Pleo biedt zo’n tool aan. „Dankzij de tool van Pleo is het makkelijker dan ooit om de juiste uitgavenrichtlijnen op te stellen en deze af te stemmen op je bedrijfskosten. Pleo hanteert een eenvoudig te beheren platform, dat resulteert in een beter uitgavenbeheer voor bedrijven. Teams krijgen meer zeggenschap en financiële teams realtime inzicht. Men weet precies wat er betaald gaat worden, met minder inspanning. En dat brengt heel wat voordelen met zich mee. Je werknemers zijn geen tijd meer kwijt aan repetitieve handmatige taken en ervaren daardoor meer zingeving en plezier op de werkvloer. Daardoor verbinden zij zich langer aan je bedrijf en voelen ze meer animo om zichzelf te ontwikkelen.”