SmartAgreements: op een slimme en betaalbare manier juridische documenten maken

SmartAgreements is ontstaan vanuit de gedachte dat juridische documenten voor iedereen toegankelijk moeten zijn. Met de tool van SmartAgreements kunnen ondernemers online hoogwaardige documenten genereren. Eenvoudig, rechtsgeldig en bovendien tegen lage prijzen. Het gaat bijvoorbeeld om een arbeidsovereenkomst, of een privacyverklaring.

„Wij richten ons met name op kleine ondernemers. Als zij een juridisch document willen laten maken, dan vormt het hoge tarief van advocaten vaak een belemmering voor hen. We willen hen helpen door het produceren van betaalbare gepersonaliseerde templates”, zegt Olena Drost, product owner van SmartAgreements.

Ondernemers kunnen via de dienstverlening van SmartAgreements documenten maken op het gebied van ICT & websites, Personeelszaken, Ondernemerschap en Geldzaken. ,,We richten ons op verschillende soorten bedrijven, zoals webshops die een privacyverklaring nodig hebben. Of bijvoorbeeld op startende ondernemers, om een bepaalde juridische basis te bieden”, vertelt Olena.

Standaardiseren van documenten

SmartAgreements heeft als moederbedrijf SmartDocuments, een specialist op het gebied van sjabloonbeheer en documentautomatisering. De software van dit technologiebedrijf wordt door veel overheidsinstanties en multinationals gebruikt voor het standaardiseren van documenten.

Veel bedrijven maken voor het opstellen van documenten gebruik van Microsoft Office, maar dat is hiervoor geen ideaal systeem. „Er zit geen duidelijke lijn in het gebruik van Microsoft Office, als je op een zakelijke manier documenten wilt opstellen. Dit systeem is meer bedoeld voor huis-tuin-en-keuken gebruik. Het is daarin nog niet heel goed geregeld. SmartDocuments zorgt ervoor dat je het proces standaardiseert en documenten volgens de geldende regelgeving opstelt. Alles wat op papier staat, moet natuurlijk wel kloppen. Als je daarin fouten maakt, is dat niet goed voor je imago en dat kan een hoop schade opleveren”, zegt Marco Drost, de CEO en oprichter van SmartAgreements en SmartDocuments, en óók echtgenoot van Olena.

Een belangrijke partner van SmartDocuments is de bekende informatieleverancier Wolters Kluwer. „Via hun online portal bieden we al jaren interactieve modellen aan de advocatuur aan. Daarnaast wordt onze software zowel binnen als buiten Europa door bedrijven in de juridische sector zelf gebruikt”, zegt Marco.

Samenwerking met advocaten

Om ondernemers te helpen bij hun juridische documenten, richtte Marco SmartAgreements op. SmartAgreements maakt voor het creëren en beheren van de templates gebruik van de beste advocatenkantoren in ons land. Het bedrijf kiest daarbij niet voor juristen, onder het motto ‘elke advocaat is een jurist, maar niet elke jurist is een advocaat’. De aangesloten advocaten verzorgen de basis van de juridische documenten, waarna de ondernemer het document alleen nog hoeft te personaliseren. Het invullen van het document gebeurt online in een beveiligde omgeving, via de website van SmartAgreements.

„De concepttekst voor de documenten komt van de advocatenkantoren. We werken met een aantal kantoren in verschillende Nederlandse regio’s. Elk kantoor heeft ook zijn eigen specialisme, zoals arbeidsrecht, of ICT-recht. Wij bewerken de aangeleverde concepten met behulp van de software van SmartDocuments”, legt Olena uit. „Vervolgens kan elke ondernemer het document personaliseren door het aan te passen aan zijn of haar situatie. Juridisch jargon is voor leken vaak lastig te begrijpen. We streven ernaar om de documenten duidelijk en begrijpelijk aan te bieden. We leggen ondernemers daarom bijvoorbeeld ook bepaalde juridische begrippen uit.”

Ervaring met de juridische wereld

Marco: “Wij hebben 25 jaar ervaring met SmartDocuments, hebben een partnership met Wolters Kluwer en werken nauw samen met een aantal advocatenkantoren. Daardoor weten we vrij veel van de juridische wereld. Mensen zijn al snel heel veel geld kwijt voor het nakijken van een juridisch contract. Onder de duizend euro kom je bijna nooit uit. Als je een startup bent, of een kleine ondernemer, dan is dat heel veel geld. Aan de andere kant kun je ook heel veel geld kwijt zijn als je contract niet goed in elkaar steekt. Dan heb je ook een probleem.”

Het is bedoeling dat de door SmartAgreements ontwikkelde tool ook door advocatenkantoren gebruikt kan worden. „Wij kunnen advocatenkantoren zo helpen hun documenten te standaardiseren. Het is een efficiënte manier voor hen om contracten op te stellen. Onze tool is bewezen betrouwbaar voor de juridische markt, dat blijkt uit onze bestaande partnerships en tevreden klanten. Het kan ook een extra dienst voor de cliënten van deze kantoren vormen, die vaak de wat grotere ondernemers zijn. Zo kunnen wij als SmartAgreements onze dienstenverlening wat breder maken en nog meer ondernemers ondersteunen”, stelt Olena tot slot.