Met deze checklist worden jouw facturen op tijd betaald

De onderstaande lijst houd je scherp in het gehele proces met een klant: van het opstellen van een contract, tot facturatie en debiteurenbeheer. Dit zijn de zaken om consequent rekening mee te houden:

1. Weet met wie je zaken doet

Controleer bij een nieuwe klant altijd of die kredietwaardig is. Dit kan onder meer via het handelsregister van de Kamer van Koophandel, waar je jaarcijfers kunt inzien. Bij klanten die er financieel slecht voorstaan is de kans op late betaling immers groter.

2. Maak duidelijke afspraken

Zaken die voor jou misschien voor de hand liggen, hoeven niet vanzelfsprekend te zijn voor de klant. Daarom is het goed om vooraf duidelijke (schriftelijke) afspraken te maken over de algemene voorwaarden, factuurspecificaties, prijzen en betaling(stermijnen). Welke kosten zijn declareerbaar en welke niet? Onenigheid over dit soort onderwerpen kan de betaling vertragen en met duidelijk afspraken voorkom je dat. Ook kun je vooraf bespreken hoe je omgaat met late betalingen en daar een korting voor snelle betaling tegenoverstellen.

3. Wees compleet

Zorg als eerste voor foutloze en complete facturen en stuur deze zo snel mogelijk naar de klant. Dat is logisch, maar het gaat nog regelmatig mis. Denk aan alle voor de Belastingdienst verplichte vermeldingen en loop ze na. Misschien is een klant van adres gewijzigd of ben je verwisseld van contactpersoon. En vergeet daarnaast het ordernummer en de juiste bijlagen niet. Een manier om fouten te voorkomen is door elektronisch te factureren, bijvoorbeeld met hulp van een toepassing in je boekhoudsoftware. Door het proces te automatiseren elimineer je menselijke fouten.

4. Zorg voor betaalgemak

Veel mkb-ondernemers zijn er al aan gewend om hun facturen elektronisch te versturen. Dat geldt echter niet altijd voor de opvolging. Het is daarom van belang dat ook dit onderdeel van het factureringproces goed is ingericht. Een ondernemer heeft daarbij tal van mogelijkheden, van direct elektronisch betalen (bijvoorbeeld iDeal), via een serviceprovider (denk aan Mollie of Buckaroo) of afspraken met een creditcardbedrijf. Uitgangspunt moet het betaalgemak voor de klant zijn.

5. Factuur verstuurd? Je bent nog niet klaar

Als de factuur verzonden is voelt het proces misschien als afgerond; debiteurenbeheer is iets wat vaak wordt onderschat. Daarom is het van belang om een vast proces of stappenplan te hebben voor ná de verzending van de factuur. Dit zijn de zaken die je daarbij van belang zijn:

• Check of de factuur goed is aangekomen.
• Weet wanneer de grotere facturen bij je klanten worden goedgekeurd.
• Weet wanneer je klant gaat betalen en blijf hierover in gesprek. Hierdoor kun je bij een dispuut gemakkelijker samenwerken naar een oplossing.

6. Gratis ondersteuning

Twijfel je, of gaat er ondanks goede afspraken toch iets mis? Leg het voor aan Betaalme.nu voor gratis ondersteuning.

• Benader Betaalme.nu met dit formulier met vragen. Betaalme.nu neemt zo snel mogelijk per mail of telefoon contact op.
• Doe een beroep op de gratis en onafhankelijke bemiddeling bij late betaling.
• Wees niet bang voor je commerciële relatie.
• Betaalme.nu stemt altijd eerst met de ondernemer af wat de beste vorm van hulp voor jouw onderneming is.
• Betaalme.nu werkt samen met MKB-Nederland en het Ministerie van Economische zaken en Klimaat.

Meer weten over slim digitaal factureren? Download dan nu de whitepaper.