Met digitale facturering houdt Jumbo de keten sterk

Om gelijk met de deur in huis te vallen: hoe zorgt de supermarktketen ervoor dat hun facturen op tijd betaald krijgen? ,,Dat doen we door middel van verschillende programma’s’’, vertelt Molenaar. ,,Zo is er een programma voor incidentele leveranciers. De grenswaarde ligt op 200.000 euro inkoopwaarde per jaar. Die leveranciers zetten we standaard in ons systeem op 30 dagen. Binnen die termijn worden ze betaald. Wel doen we regelmatig checks. Je ziet vaak dat leveranciers gedurende het jaar groeien of juist minder inkoopwaarde hebben. Mocht dat het geval zijn, dan passen we het betaaltermijn aan.’’

Early Payment Program

Eerder dit jaar heeft Jumbo ook het Early Payment Program uitgerold. ,,De betaaltermijn voor het mkb staat wettelijk op maximaal zestig dagen, bij kleine partijen en incidentele leveranciers passen wij dat aan naar dertig dagen. Leveranciers die niet in de groep incidentele leveranciers vallen bieden we het Early Payment Program aan. Hierbij krijgen leveranciers toegang tot een online portal waar ze een factuur kunnen selecteren en aangeven wanneer ze deze factuur uitbetaald willen hebben.’’

Molenaar: ,,Voor die mogelijkheid vragen we een kleine fee om de onkosten die we maken te dekken, Jumbo verdient er verder niets aan. Op die manier bieden we leveranciers wanneer ze het nodig hebben flexibel extra liquiditeit. Dat gaat ongedwongen. De bedrijven kunnen zich op de portal aanmelden, ze hoeven er niet per se direct gebruik van te maken. Maar wanneer de wens er wel is, dan kan het direct. De enige ‘maar’ is dat we een maximaal werkkapitaal beschikbaar stellen. Is dat bedrag bereikt, dan houdt het tijdelijk op. Overigens hebben we het maximum nog lang niet bereikt.’’

Win-winsituatie

Het mooie aan de fintech-oplossingen vindt Molenaar de win-winsituatie die ontstaat. ,,Jumbo verdient er geen geld mee, maar schiet er ook niet bij in. En de leverancier kan eenvoudig aangeven dat hij zijn facturen eerder betaald wil krijgen. Omdat de tool simpel te koppelen is aan ons eigen systeem, konden we het Early Payment Program vrij gemakkelijk uitrollen en schaalbaar maken voor een grote groep leveranciers. Dat is voor iedereen erg prettig.’’

Om programma’s zoals Early Payment mogelijk te maken accepteert Jumbo geen papieren facturen meer. De supermarktketen vraagt de leveranciers om de facturen in ieder geval in PDF-formaat aan te leveren, mochten er nog geen andere mogelijkheden zijn. ,,PDF-facturen kunnen we, mits goed aangeleverd, automatisch verwerken. Toch is deze manier van facturering inmiddels al weer redelijk ouderwets. Daarom werken we voor onze goederenstroom al bijna volledig met EDI (Electronic Data Interchange, red.), waarbij alles elektronisch gaat. Voor onze kostenfacturen gaan we in de toekomst met (c)XML-berichten werken. Verder kan je ook nog denken aan oplossingen als Web-EDI en bekijken we regelmatig of we nog andere systemen kunnen gaan aanbieden om de kleinste leveranciers de juiste service te bieden. Wel moet je als bedrijf altijd goed in de gaten houden of zo’n extra aanbod meer complexiteit met zich mee brengt.’’

Advies voor de mkb-ondernemer

Een zo gestroomlijnd mogelijke facturering is broodnodig wanneer je zoals Jumbo Supermarkten ongeveer 110.000 goederenfacturen en 8.000 kostenfacturen per week binnenkrijgt. ,,We moeten daarom ook een bepaalde mate van standaardisatie doorvoeren, zodat alles zo soepel mogelijk verloopt. Voor ons en voor de leverancier. Dat is ook de reden waarom we samenwerken met Betaalme.nu. Dankzij dat partnerschap weten we zeker dat we de leverancier de beste mogelijkheid bieden om ook daadwerkelijk op tijd betaald te krijgen.’’

Molenaar benadrukt nog een keer het belang van digitaal factureren. Het neemt voor een zeer groot deel de risico’s van te late betaling bij papieren facturen en verkeerd of onvolledig opgemaakte PDF-facturen weg. ,,Al bij een klein foutje moet er contact opgenomen worden met de leverancier, een nieuwe factuur worden aangemaakt, naar Jumbo worden verstuurd en ga zo maar door. Kijk als mkb-ondernemer dus goed naar de eisen die we stellen aan een juiste factuur. Op onze website kunnen de ondernemers terecht voor die eisen en alle uitleg van de programma’s als EDI en ook onze inkopers kunnen leveranciers hierover goed informeren.’’

Groeien

,,Waarom we de leveranciers zo uitgebreid helpen? We willen niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving. Jumbo groeit ook hard en we merken dat we gebaat zijn bij een sterke keten. Leveranciers moeten met ons mee kunnen groeien. Wij bieden onze leveranciers graag een extra mogelijkheid om hun liquiditeit te versterken om zodoende meer zekerheid over beschikbaarheid van goederen in onze winkels te krijgen. Gaat er bij de facturering iets mis waardoor we in het slechtste geval sommige producten niet in de winkel hebben, dan is er een probleem. Daar wordt niemand vrolijk van.’’

Meer weten over slim digitaal factureren? Download dan nu de whitepaper.