Blog Financiën

5 misvattingen over de waarde van extern debiteurenbeheer

Het is een lastig dilemma. Ga je zelf achter je geld aan bij uitblijvende betalingen of laat je dat over aan een externe debiteurenbeheerder? Veel ondernemers vinden het geen fijne gedachte als een vreemde partij uit hun naam gaat bellen met klanten. Bovendien kost het natuurlijk extra geld als je het incasseren van betalingen overlaat aan anderen. Zo zijn er meer argumenten die ondernemers doet twijfelen om te kiezen voor extern debiteurenbeheer. In zijn gastblog voor De Ondernemer schrijft Ron Kiesling, directeur van Client Control, dat die twijfels veelal zijn gebaseerd op misvattingen. Hij zet er een aantal voor je op een rijtje.

Ron Kiesling (gastblog) 21 februari 2020

Redenen geld innen

Met extern debiteurenbeheer verlies ik grip op mijn klanten

Het tegendeel is het geval. Bij uitbesteding van debiteurenbeheer leert de praktijk dat de gemiddelde betalingstermijn binnen een half jaar met minimaal 25 procent daalt. Meer gerichte aandacht om facturen sneller betaald te krijgen, levert snel resultaat op. Bovendien moet de debiteurenbeheerder in deze fase altijd uit naam van de klant opereren. De medewerker treedt dan op als het verlengstuk van de klantenservice en niet van de boekhouder. Met een klantvriendelijke aanpak draagt extern debiteurenbeheer daarmee eveneens bij aan klantbehoud en –tevredenheid.

Extern debiteurenbeheer is duur

Als een bedrijf ongeveer 500 facturen of meer per maand verstuurt met een omzet vanaf zo’n vijf miljoen euro per jaar, heb je om en nabij een halve FTE nodig voor debiteurenbeheer. Daarnaast is uitbreiding of aanpassing van het IT-systeem nodig. Dat zijn veelal lange trajecten met hoge eenmalige IT-kosten. Daarbij stijgen uiteraard ook de beheer- en onderhoudskosten voor IT. Bij extern debiteurenbeheer betaal je vaak een vast bedrag per maand dat eigenlijk altijd goedkoper is dan het aanschaffen van aanvullende IT-systemen en het aannemen van extra personeel. Bovendien hoef je zelf niet te investeren in technologie(kennis). En last but not least, risico’s op uitblijven van betalingen door vakantie of ziekte van eigen medewerkers worden drastisch beperkt.

Mijn klanten zijn prima betalers, daar heb ik geen debiteurenbeheerder voor nodig

Onderzoek leert dat de huidige gemiddelde betalingstermijn 39,5 dagen is. Dat is een dag sneller dan een jaar geleden. Met de opkomst van nieuwe betaalmethodes als AcceptEasy, Power-to-Pay en Tikkie Zakelijk wordt sneller betalen bovendien verder gestimuleerd. Tegelijkertijd groeit de anonimiteit van de klant. Consumenten zijn vluchtiger dan ooit en allesbehalve loyaal. Ook onvoorziene omstandigheden zoals een onvoorspelbare economie of zogeheten ‘life events’ (denk aan scheiding of faillissement) zorgen ervoor dat je voorbereid moet zijn op onverwachte financiële veranderingen die morgen het geval kunnen zijn. Je moet ten alle tijden de weg naar de klant weten te vinden.

Ik wil niet vastzitten aan extern debiteurenbeheer en blijf graag flexibel

Als je wilt beoordelen of extern debiteurenbeheer iets voor je is, ga dan altijd een proefperiode van bijvoorbeeld twee maanden aan met de partij waar je dit aan uitbesteedt. Dan pas kun je goed beoordelen of dit wat voor je oplevert. De overeenkomst die je aangaat, kun je natuurlijk ook zo inrichten dat je er weer makkelijk vanaf kunt.

"Sneller betaald krijgen is een stuk prettiger zakendoen. Bedenk daarom goed wat de aanpak is die het beste bij jouw organisatie past"

Ron Kiesling, directeur Client Control

Een extern bedrijf spreekt niet de taal van mijn klanten

Bij de zoektocht naar een betrouwbaar bedrijf dat weet hoe je facturen sneller betaald krijgt en disputen vroegtijdig signaleert, is het van belang dat je vooraf weet welke mensen uit jouw naam jouw klanten gaan benaderen. Deze personen moeten goed opgeleid worden en vooral de taal spreken van jouw klanten. Als je een factuur betaald wilt krijgen van bijvoorbeeld een Franse klant, is het wel zo prettig dat de debiteurenbeheerder een ‘native speaker’ is. Dat leidt tot aantoonbaar meer succes. Goede outsourcepartijen hebben meerdere ‘native speakers’ beschikbaar, soms wel in tien talen.

Sneller betaald krijgen is een stuk prettiger zakendoen. Bedenk daarom goed wat de aanpak is die het beste bij jouw organisatie past.