Als je denkt dat het jou niet zal overkomen, 25 procent van alle bedrijfssluitingen in het mkb is het gevolg van wanbetaling. Tegen brand, diefstal, arbeidsongeschiktheid hebben ondernemers zich vaak wel verzekerd, maar tegen slecht of niet betalende klanten gebeurt dat nog te weinig, zien ze bij Atradius. ,,Met mkbZeker hebben we een perfect pakket voor ondernemers. We zorgen voor preventie, incasso en dekking,’’ zegt Joey Kuiper, senior online marketeer bij Atradius. En al die facetten kom je tegen in zijn tips.
1. Kan jouw klant straks de factuur betalen?
Atradius analyseert voortdurend de markt op basis van vooral financiële gegevens van 200 miljoen ondernemingen wereldwijd. Ook voor het mkb is een risicoanalyse van elke nieuwe klant mogelijk. We kijken naar de sector, maar we beoordelen elke onderneming op zijn eigen prestaties. Kan deze onderneming straks betalen? Die eerste stap kun je bij Atradius online al zetten voordat je je ergens aan verbindt.
2. Maak vooraf duidelijke afspraken en leg ze vast
Het klinkt als een open deur, maar je moet ze de kost geven die veronderstellen dat gemaakte afspraken en een krabbel op een bierviltje genoeg zijn om succesvol zaken te doen. Het gaat uiteindelijk om jouw geld, dan wil je de vooraf overeengekomen betalingstermijn en andere afspraken gewoon goed vastleggen en bevestigen. Dat kan overigens ook via e-mail.
3. Houd gaandeweg het proces contact met je klant
Laat het niet verwateren. Informeer je klant terwijl je voor hem aan het werk bent en blijf in contact met degene met wie je je afspraken hebt gemaakt.
4. Goederen of diensten geleverd? Neem snel contact op met je klant
Beschouw het als een after-sales gesprek. Vraag of alles naar wens is gegaan. Maak melding van het feit dat je de factuur hebt verstuurd. Vraag vooral ook even of die is ontvangen en herinner je klant nog eens aan de betalingstermijn die op de factuur staat.
5. Vervaldatum verstreken? Tijd voor een telefonische herinnering
Houd het persoonlijk, praat met degene met wie je zaken hebt gedaan, niet met de boekhouder. Zeg iets in de trant van ‘Graag wil ik je eraan herinneren dat de betalingstermijn is verstreken. Wanneer verwacht je te gaan betalen?’ Verleg het probleem naar de ander, maar houd het wel constructief. Denk mee met je afnemer. En maak hem bijvoorbeeld duidelijk dat je geen nieuwe diensten of goederen kunt leveren totdat de factuur is voldaan.
6. Nog geen betaling? Reageer schriftelijk en leg het vast
Het wordt nu belangrijk om je positie vast te leggen. Herinner je klant schriftelijk (mail, brief) aan het vervallen van de betalingstermijn, wanneer je met wie contact hebt gehad en wat er is besproken en toegezegd. Hiermee sta je sterker voor het geval je onverhoopt voor de rechtbank eindigt.
7. Nog niets? Over naar de aanmaning
Als je schriftelijke herinnering geen resultaat heeft opgeleverd, ga je op de formele tour. Wacht daar niet te lang mee. Dertig tot vijfenveertig dagen tussen de vervaldatum van de factuur en je aanmaning is heel gangbaar. Je toon verandert nu: dit is jouw aanmaning met ingebrekestelling. De laatste kans voor jou en je klant om het op een normale manier op te lossen. Stok achter de deur: zo hebt je het namelijk ook afgesproken met je kredietverzekeraar en in die afspraken staat dat je de betaling binnenkort uit handen moet geven. Maar omdat je de relatie graag in stand wilt houden krijgt je klant nog een laatste kans.
8. Het incassotraject
Nog steeds geen betaling? Dan start je het incassotraject. En wacht daar ook niet te lang mee, want hoe sneller je hiermee begint, des te groter de kans dat je alsnog betaald krijgt. Draag het incasso bij voorkeur uiterlijk zestig dagen na de vervaldatum over. Je kunt nu de ‘zwarte Piet’ bij Atradius leggen, want jij wordt gedwongen om je aan een bepaalde procedure te houden. Heb je het incasso overgedragen dan komt Atradius meteen in actie. Dat gebeurt op een zakelijke manier, waarbij het streven is om de relatie tussen jou en je klant in stand te houden. Maar die klant draait ook op voor de kosten van de incasso. Lukt het niet om in goed overleg met de klant te incasseren, dan is Atradius resoluut. En heb jij je waarschijnlijk al bedacht dat je met deze klant geen zaken meer zult doen.
9. Een faillissement
Gaat je klant failliet, dan vergoedt Atradius maximaal 90 procent van je factuur. Zo beperk je de afschrijving dubieuze debiteuren drastisch en kun je zelf gewoon zaken blijven doen.
10. Geef je klant een cadeautje
Nee, niet als je klant de rekening niet heeft betaald. Maar bijvoorbeeld wanneer de factuur nog voor de vervaldatum wordt betaald. Dat kun je in de afspraken opnemen: bijvoorbeeld twee procent korting als je eerder alles betaald krijgt. Of geef credits in een spaarprogramma waarmee je klant gratis extra diensten kan krijgen. Uiteindelijk bepaal je dat als ondernemer zelf.
Hetzelfde geldt voor vooruitbetaling van bijvoorbeeld de helft van de factuur voordat je aan de slag gaat. Dat kan, maar maakt je doorgaans niet populair bij je klant. En als je je bij Atradius hebt ingedekt hoef je daar ook niet om te vragen. Dat maakt jouw positie sterker ten opzichte van je concurrenten.
Meer weten over de voordelen van mkbZeker? Lees hier meer!
