Snellere betaling van facturen: 7 tips om zélf op te pakken

' Eind april 2019 deed MKB-Nederland een oproep aan het kabinet om de wetgeving rond wettelijke betalingstermijnen aan te passen. Sinds 2017 moeten grote bedrijven kleine leveranciers uiterlijk binnen zestig dagen betalen. Die termijn moet volgens MKB-Nederland terug naar dertig dagen. En deze belangenorganisatie heeft groot gelijk.

Met een kortere betaaltermijn heeft een mkb-onderneming meer armslag om niet alleen zijn lopende kosten te betalen, maar is er ook ruimte om te investeren.

Nieuwe wetgeving op dit gebied gaat zeker helpen. Maar een mkb-onderneming kan ook zelf aan de slag en verschillende zaken zo regelen dat hij sneller betaald krijgt:

• Het offertetraject
o Om te beginnen moet een offerte glashelder zijn. Een klant moet in één oogopslag kunnen zien wat een bedrijf aanbiedt en wat de kosten zijn.
o Daarnaast is het altijd verstandig om met voorschotfacturen te werken. Zeker in de dienstverlening waar een bedrijf overwegend uren verkoopt, is een voorschotfactuur een uitstekende manier om lopende kosten op te vangen.
o Verder is het raadzaam om direct in het offertetraject al duidelijke afspraken te maken over factuur- en betaaldata en deze goed vast te leggen. Zo is er voor beide partijen altijd honderd procent duidelijkheid.

• De facturering
o Net zoals een offerte glashelder moet zijn, geldt dat voor de factuur. Er mag geen enkel misverstand mogelijk zijn over geleverde diensten en bedragen. Een klant moet direct zien waar de factuur over gaat, zodat hij deze snel goedkeurt en doorstuurt voor betaling.
o Een offerte moet compleet zijn en voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst. Denk aan verplichte vermeldingen als naam en vestigingsadres van je bedrijf, je KvK-nummer, btw-nummer, naam en adres van de klant en meer.
o Veel mkb-ondernemers zijn er al aan gewend om hun facturen elektronisch te versturen. Dat geldt echter niet altijd voor de opvolging. Het is daarom van belang dat ook dit onderdeel van het factureringproces goed is ingericht. Een ondernemer heeft daarbij tal van mogelijkheden, van direct elektronisch betalen via iDeal of via een serviceprovider als Mollie of Buckaroo tot aan afspraken met een creditcardbedrijf. Uitgangspunt moet het betaalgemak voor de klant zijn.
o Een ondernemer kan ook overwegen om het beheer van alle facturen uit te besteden aan een externe dienstverlener, zoals Payt. Verder kan het voordeel opleveren als een ondernemer klanten die sneller betalen, daarvoor beloont met een korting of een cadeau. Denk aan een reductie op het totale factuurbedrag van vijf of tien procent of aan een dinerbon bij betaling binnen 14 dagen.

Waar het uiteindelijk om gaat, is dat een ondernemer het betalingsproces zo veel mogelijk digitaliseert en automatiseert en alle stappen regelmatig onder de loep neemt om te kijken of het slimmer kan. Uit een onderzoek dat we eerder deden, bleek dat bedrijven die stevig ingezet hebben op digitalisering succesvoller zijn, beter gewapend zijn tegen de concurrentie en positiever naar de toekomst kijken. De tijd die ze winnen met digitalisering steken ze in onder meer training en innovatie, waardoor ze voorop blijven lopen.

Het is nu afwachten of het kabinet of de Tweede Kamer gehoor geeft aan de oproep van MKB-Nederland. Maar een ondernemer hoeft in de tussentijd echt niet stil te zitten '.

Jeroen de Wit is oprichter van Teamleader, dat een cloudoplossing levert waarmee kleine en middelgrote bedrijven het hele klantproces van a tot z kunnen optimaliseren.