How-to Financiën

Verstuur je facturen in no time met deze mogelijkheden voor facturatie

Hoe kun je het beste facturen opstellen en versturen? Bekende vragen voor de ondernemer of zzp’er die aan de slag gaat met facturatie. Hoe je factureert hangt af van je wensen en de afwegingen die je wilt maken.

Ilse Hoekstra 22 januari 2020

Facturatie digitaal betaalmenu

Foto: Pixabay

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het opstellen en verzenden van een factuur. Van handmatig tot automatisch en van online tot op papier.

  • Facturatie per e-mail
  • E-facturen gebruiken
  • Portal voor facturatie (voor grootschalige bedrijven)
  • Facturatie uitbesteden
  • Facturen per post versturen

Facturatie per e-mail

Een groot aantal bedrijven kiest ervoor om facturen per e-mail te versturen. In de bijlage vindt men een pdf-bestand als factuur.

Eenvoud en overzicht

Er zitten een aantal voordelen aan het versturen van facturen per mail. Zo kun je de benodigde gegevens eenvoudig invoeren, verstuur je gemakkelijk een herinnering en zitten er geen extra kosten aan verbonden. Vanuit een algemene inbox houdt een van de werknemers de facturen en herinneringen bij en met de juiste administratie kan het overzicht bewaakt worden. Zo heb je als bedrijf direct alle facturen en herinneringen bij de hand.

Herinnering en spamfilter

Facturatie per e-mail is erg gevoelig voor fraude. En het feit dat er regelmatig een betalingsherinnering gestuurd moet worden, is ook een groot nadeel. Daarnaast kan de factuur in de map met ongewenste e-mails of in de spamfilter belanden. Hierdoor kan het voorkomen dat de factuur niet bekend is bij de klant. Ben je bereid om dit risico te nemen en ga je liever voor eenvoud en overzicht dan is het versturen van facturen per e-mail zeker een werkwijze om over na te denken.

E-facturen gebruiken

Een e-factuur is een digitaal bestand dat volgens een vaste indeling is opgesteld. De gegevens staan altijd op dezelfde plek, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om facturen vanuit het ene systeem naar het andere systeem te verwerken (Let op! Er zijn verschillende formats voor e-facturen). Het betreft een UBL-document (Universal Business Language) met een standaard structuur. Er wordt dus, in tegenstelling tot facturen per e-mail, geen gebruik gemaakt van pdf-bestanden.

De meeste boekhoudsystemen maken het mogelijk om e-facturatie toe te passen. Bij het kiezen van een geschikt administratiepakket is het daarom verstandig om op de hoogte te zijn van de facturatie eisen van afnemers en de benodigde functionaliteiten.

Infographic efacturatie 1

Flyer e-facturatie tradeinterop

Tijdsbesparing en betere betaling

Doordat de facturen in een vaste structuur automatisch opgemaakt worden, zijn ze sneller klaar. Daarnaast is de kans op fouten minimaal, worden gegevens van klanten of leveranciers automatisch verwerkt, kunnen facturen sneller verwerkt worden en zal er daardoor sneller geld binnenkomen.

Systemen en afhankelijkheid

Aan het gebruik van systemen voor het opstellen en verzenden van van facturen zitten vaak kosten aan verbonden. Daarnaast ben je voor het succes van e-facturatie afhankelijk van klanten die facturen digitaal kunnen en willen ontvangen. Overweeg je om over te stappen naar e-facturatie? Inventariseer dan vooraf of zij hiervoor open staan.

Portal voor facturatie

Onderdeel van een grootschalig bedrijf? Dan kun je er ook voor kiezen om met een portal te werken. Dit houdt in dat je de factuur handmatig upload in een systeem, oftewel de portal. De facturen worden door het systeem gecontroleerd op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen en omgezet naar het juiste format. Vervolgens kunnen de facturen verder verwerkt worden.

Gemak en automatisering

Een portal is in staat om alle inkomende facturen te verwerken. Daarnaast is het vaak mogelijk om het facturatieproces te automatiseren. Zo ben je geen tijd meer kwijt aan handmatige handelingen, visuele controles of correspondentie en houden je medewerkers meer tijd over voor andere werkzaamheden. Wil je dat facturen altijd correct doorgevoerd worden? Dan hoef je je daar met het gebruik van een portal geen zorgen over te maken. De systemen worden vaak zo ingericht dat ze zorgen voor 100% correcte verwerking.

Apart systeem en afhankelijkheid

Voor het gebruik van een portal is een apart systeem nodig. Werk je hier liever niet mee, dan kun je beter niet voor een factuurportal kiezen als oplossing. Daarnaast moeten klanten en leveranciers bereid zijn om met het systeem te werken. Ben je van plan om een portal te gaan gebruiken voor facturatie? Dan is de eerste stap het inventariseren van de wensen en mogelijkheden bij klanten en leveranciers.

Facturatie uitbesteden

Het gaat goed met het bedrijf en daardoor gaat er steeds meer tijd zitten in administratief werk. Meer klanten betekent meer facturen en meer facturen betekent meer taken. Wil je deze tijd bewaren voor andere werkzaamheden dan kun je ervoor kiezen om facturatie uit te besteden. Je stuurt de factuur, het csv- of printbestand naar een service provider die deze in het gewenste format verzendt. Dit scheelt vaak een hoop tijd. Het gewenste format kan namelijk verschillen per afnemer.

Meer tijd en rust

Het grootste voordeel van het uitbesteden van facturatie is het besparen van tijd. Deze uren kun je bijvoorbeeld beter besteden met het uitvoeren van opdrachten of het werven van nieuwe klanten. De specialistische kennis die het externe bedrijf heeft zorgt er tegelijkertijd voor dat je er verzekert van kunt zijn dat de facturatie zo goed mogelijk gebeurt.

Minder invloed en kennis

Maar naast voordelen zijn er ook nadelen. Met het uitbesteden van facturatie ben je afhankelijk van een externe partij, heb je minder invloed op het proces en verlies je kennis. Je hoeft je er immers zelf niet meer in te verdiepen en je weet niet of de externe partij net zo zorgvuldig met jouw klanten omgaat. Kun je dit opzij zetten t.o.v. de voordelen en is het besparen van tijd belangrijker? Dan is het uitbesteden van facturatie zeker iets om te overwegen.

Tabel facturering

Facturen per post versturen

Voor een aantal bedrijven nog een vertrouwde manier voor het versturen en ontvangen van facturen, maar over het algemeen niet meer van deze tijd: het versturen van facturen per post. Nog maar weinig facturen worden per post verzonden. Bedrijven die voor deze methode kiezen, geven aan dat de facturen over het algemeen altijd op tijd betaald worden. Toch lijkt dit voordeel niet op te wegen tegen de nadelen. Aan het versturen van de facturen op papier zitten portokosten verbonden. Daarnaast moeten de facturen in enveloppen gestopt worden en moeten deze op de post. Extra acties en dus extra werk. Daarbij kunnen de facturen ook nog eens zoek raken. Naar verwachting zal het versturen van facturen per post in de loop der jaren steeds meer afnemen.

Hulp bij digitaal factureren

Wil je de stap zetten naar digitaal factureren maar heb je hier hulp bij nodig? Dan zijn er verschillende bedrijven die je hiermee kunnen helpen. Een voorbeeld hiervan is Betaalme.nu. Zij bieden ondernemers hulp bij:

  • het contracteren van klanten;
  • het invoeren van digitaal factureren (binnen het bedrijf);
  • het optimaliseren van het debiteurenbeheer en incasso.

Afwegingen maken

De verschillende mogelijkheden voor het opstellen en verzenden van facturen kunnen de keuze voor de juiste werkwijze lastig maken. Weeg de voor- en nadelen van de verschillende facturatiewijzen daarom met elkaar af en houd daarbij de wensen van jou en het bedrijf in gedachten. Hierdoor wordt duidelijk of je de huidige manier van facturen opstellen en versturen aan kan houden of dat je beter kan overstappen op een andere wijze van facturatie. Ga je aan de slag met e-facturatie? Lees dan ook het artikel ‘In vier stappen naar elektronisch factureren’van Betaalme.nu.

Tip: Uiteindelijk zal het kiezen van een andere facturatiewijze ook invloed hebben op de samenwerking met klanten en/of leveranciers. Schakel van te voren met deze partijen om tot een efficiënte werkwijze te komen die voor iedereen werkt.