Waarom je als ondernemer niet lang meer moet wachten met elektronisch factureren

De Rijksoverheid is een voorbeeld van een partij met de ambitie enkel nog digitaal aangeleverde facturen te verwerken. Sinds kort accepteren de meeste organisaties binnen de Rijksoverheid alleen e-facturen. Ook steeds meer andere grote bedrijven vragen – of eisen – elektronisch te kunnen betalen. Kortom, een ondernemer komt er niet meer onderuit: e-facturering is anno 2019 een must.

Te late betaling van facturen

Jaap Jan Nienhuis van Tradeinterop, een bedrijf dat onder meer zzp’ers en het mkb helpt bij het elektronisch uitwisselen van facturen en orders, is er zeker van: over enkele jaren gaat de facturatie alleen nog maar elektronisch. ,,Vanuit onze kennis en visie zien we drie belangrijke redenen waarom facturen te laat worden betaald. Een van die grote redenen is het feit dat een factuur niet elektronisch wordt aangeleverd’’, vertelt Nienhuis. ,,Tweede grote reden is dat een factuur wel elektronisch wordt aangeleverd, maar de vereiste data incompleet is. Reden drie is een factuur die technisch niet in orde is.’’

Even met de expert terug naar reden nummer één: een factuur die niet elektronisch wordt aangeleverd. ,,Steeds meer partijen eisen zo’n factuur. Sommige leveranciers gaan een in PDF aangeleverde factuur gewoon niet betalen. Dat geven ze ook glashelder aan. Het is voor de leverancier dus zaak om de factuur alsnog elektronisch aan te leveren.’’

Boekhoudsoftwarepakketten

Geen nood: er zijn verschillende oplossingen waarvoor de facturerende partij kan kiezen. Nienhuis: ,,Er zijn steeds meer standaard boekhoudsoftwarepakketten die naast een PDF-factuur ook een e-factuur in UBL-formaat kunnen aanmaken. Dat UBL (Universal Business Language, red.) is een standaard om een factuur elektronisch uit te drukken. Vergelijk het met de HTML-code van een webpagina. Zo’n UBL-bestand bestaat uit verschillende tags. ‘TaxAmount’, bijvoorbeeld. De computer weet dankzij die tags precies wat er volgt, in dit geval het totale btw-bedrag van de factuur. Kortom, een UBL-bestand helpt de computer met het interpreteren van wat er allemaal in een factuur staat. Is het bedrag inclusief btw of juist exclusief? In euro’s of in dollars?’’

Nienhuis haalt het belang van het UBL-formaat aan omdat nog niet alle boekhoudsoftwaresystemen er van voorzien zijn. ,,De grootste pakketten zijn standaard voorzien van het formaat. Goed nieuws voor de kleine ondernemer. Want als een leverancier vraagt om een e-factuur, hoeft de ondernemer vaak enkel een vakje aan te vinken in het softwarepakket. Dat is alles.’’

Niemand kan nog om e-facturatie heen

De expert heeft een belangrijke tip voor ondernemers die op het punt staan om met behulp van een softwarepakket aan de slag te gaan met de facturatie. Nienhuis: ,,zoek uit of het pakket de mogelijkheid tot e-facturatie biedt. Want er zijn echt nog steeds aanbieders die deze mogelijkheid niet in huis hebben. Neem gerust contact op met zo’n partij en vertel ze over de noodzaak van deze functie. Doen ze dat niet op de korte termijn, dan missen ze de trein compleet. Over krap vijf jaar kan niemand nog om e-facturatie heen.’’

De factuurportaal

Werkt de ondernemer niet met een boekhoudsoftwarepakket? Geen ramp. Dan is er een andere mogelijkheid: het factuurportaal. ,,Je logt eenvoudig in, komt bij een scherm waarmee je een factuur aanmaakt en vervolgens maakt het portaal er een e-factuur van. Als ik de kleine ondernemers mag adviseren: zorg ervoor dat je met één portaal werkt. Niet allemaal leverancier- of klantspecifieke portaaltjes. Portalen die ‘SimplerInvoicing’ (een stichting waarin software- en e-facturatiedienstverleners samenwerken om elektronisch factureren voor iedereen toegankelijk te maken, red.) ondersteunen kunnen facturen versturen aan verschillende klanten waaronder alle overheden, bijna alle semioverheden en steeds meer bedrijven. Je hoeft dan niet voor elke klant in een ander portaal in te loggen.’’

Met de verhalen over datalekken en hackers in de media kan de potentiele gebruiker van een softwarepakket of portaal misschien gaan twijfelen over de veiligheid van het elektronische facturatieverkeer. Is die angst gegrond? ,,Zoek altijd goed uit of het softwarepakket of portaal voorzien is van de juiste certificering op het gebied van dataveiligheid en privacy. Heeft een aanbieder een ISO27001-certificaat of is het ISAE 3402-geaudit? Dan is het veilig te gebruiken.’’