Nieuws Cybersecurity

Zo voorkom je bedrijfscriminaliteit

Het clubblad van de voetbalvereniging in 500-voud uitprinten op kosten én in de tijd van de baas, een greep uit de kassa, bedrijfsgevoelige informatie doorspelen aan de concurrent. Criminaliteit gepleegd door eigen personeel kent vele vormen. De materiële schade door bedrijfscriminaliteit kan voor ondernemers oplopen tot tienduizenden euro’s op jaarbasis en in het slechtste geval krijgt het bedrijfsimago ook nog een flinke deuk.

Jady Petovic | Foto: ANP 15 maart 2017

Bedrijfscriminaliteit voorkomen personeel intern

In 2015 becijferde het Economisch Bureau van ING dat 4 procent van het mkb te maken heeft met interne bedrijfscriminaliteit:

  • De sectoren die vooral worden getroffen zijn de detailhandel (zowel food als non-food), de horeca en de bouw.
  • Diefstal en inbraak zijn de meest voorkomende vormen van interne criminaliteit binnen het mkb.
  • In de zakelijke dienstverlening komt oplichting relatief vaak voor.
  • Gemeten naar het aantal werknemers hebben zowel kleine (tot 50 werknemers) als grotere (50 of meer werknemers) bedrijven te maken met interne criminaliteit.

Meer informatie over het ING-onderzoek vind je aan het einde van dit artikel.

Vormen van bedrijfscriminaliteit

‘Dat is wat we weten’, zegt Ron Nieuwendijk (50) van Hoffmann Bedrijfsrecherche. ‘Maar er is natuurlijk heel veel interne bedrijfscriminaliteit die niet aan het licht komt.’ Hoffmann – ook bekend van de slogan ‘Vertrouwen is goed, Hoffmann is beter’ - houdt zich al meer dan vijftig jaar bezig met bedrijfscriminaliteit (intern én extern) en preventie. Daaronder valt onder andere diefstal, inbraak, fraude, oplichting, onterecht ziekteverzuim, oneigenlijk internetgebruik en cybercrime. Van de circa 1300 opdrachten die Hoffmann jaarlijks krijgt, is 30 tot 40 procent afkomstig van het mkb. ‘Dan gaat het om criminaliteit van binnenuit én van buiten,’ legt Nieuwendijk uit.

Fake facturen

Nieuwendijk erkent dat niet alle vormen van interne criminaliteit even ernstig zijn. ‘Een pennetje in de binnenzak is natuurlijk van een andere orde dan het maken van fake facturen of het leegplunderen van een magazijn en de gestolen goederen vervolgens aanbieden op Marktplaats.’ De inmiddels overleden oprichter Gerd Hoffmann zei volgens Nieuwendijk altijd: “Om te bepalen wat acceptabel is, moet je jezelf de vraag stellen: zou ik dit ook doen als de directeur naast me stond?”

Bedrijfsculturen

Hoeveel aandacht is er eigenlijk binnen het mkb voor interne criminaliteit en het voorkomen daarvan? Nieuwendijk: ‘Te weinig. Ik zie dat bedrijven vaak denken dat het niet zo’n vaart zal lopen, maar elk bedrijf is er gevoelig voor. Het overgrote deel van de werknemers doet het allemaal netjes, maar er lopen er altijd wel een paar te rommelen. Soms begint het met een relatief klein vergrijp, een laptop die verdwijnt, maar als je er niets tegen doet en geen duidelijke regels stelt, kan het flink uit de hand gaan lopen en raakt je bedrijfscultuur verziekt.’

Plan van aanpak

Volgens Nieuwendijk zijn dit de stappen voor een ondernemer die bedrijfscriminaliteit vermoedt of constateert:

  • Maak pas op de plaats, handel niet te snel. Reageer niet primair vanuit emotie.
  • Stel een plan van aanpak op, afgestemd op de vorm van de criminaliteit.
  • Laat je adviseren door professionals op dit gebied. Te vaak worden, met alle goede bedoelingen, de verkeerde stappen gezet.
  • Denk goed na wie je intern inlicht over de kwestie. Maak het niet onnodig groot.
  • Denk goed na over passende sancties. Niet onredelijk zwaar, maar ook niet te licht. Een eenmalige waarschuwing kan ertoe leiden dat de dader na een tijdje in herhaling vervalt of de drempel voor andere potentiële daders verlagen.

Vertrouwen

Veel mkb’ers schatten de reële kans op criminaliteit van eigen personeel niet altijd juist in. Op de stelling uit het ING-onderzoek ‘Ik vertrouw mijn personeel volledig’ antwoordde ruim 80 procent van de ondernemers bevestigend. De resterende 20 procent was veelal neutraal. Opvallend is dat met name kleinere ondernemers in de detailhandel het grotendeels met de stelling eens waren, terwijl dat juist een sector is waar interne bedrijfscriminaliteit veel voorkomt.

Onwettig verkregen bewijs

Soms worden ondernemers door schade en schande wijzer. Brenda (48, wil alleen met haar voornaam in dit artikel) was jarenlang leidinggevende bij een kapperszaak in Amsterdam. Een jaar nadat ze een werknemer had aangenomen, kwam ze er achter dat er geld uit de kluis verdween. ‘Ik had al een tijd het vermoeden dat er iets niet in de haak was, maar ik hoopte dat het niet zo was,’ vertelt ze. ‘De jongen had een dure smaak en kocht veel merkartikelen, maar hij had ook schulden’.

Op een gegeven moment misten er enveloppen met drie dagen omzet. Ze doorzocht met een collega zijn tas, vond het geld en belde de politie. Brenda: ‘We hadden geen poot om op de staan omdat het om onwettig verkregen bewijs ging, een jas of tas van je personeel mag je niet zomaar doorzoeken.’ Ze kon dus niets anders dan de jongen voorzichtig confronteren met de vraag of hij had gestolen. Hij ontkende, maar een tijdje later werd de jongen op heterdaad betrapt en volgde ontslag op staande voet.

Loyaliteit

Brenda heeft inmiddels haar eigen kapsalon en zegt dat ze er nooit meer vanuit gaat dat het niet kan gebeuren. ‘Maar je kunt de kans wel verkleinen,’ meent ze. ‘Ten eerste door de kat niet op het spek te binden en zo min mogelijk cash in de zaak te hebben.’ Verder heeft ze van elk product dat ze verkoopt niet meer dan vijf stuks op voorraad. ‘Zo hou je het overzicht en de controle.’

Gunnen

Als één van de belangrijkste dingen om diefstal van eigen personeel te voorkomen, noemt zij de gunfactor. ‘Als je je mensen iets gunt, gunnen ze jou ook iets.’ Daarom mogen werknemers die voor zichzelf een fles shampoo of tube haarverf nodig hebben die meenemen zonder te betalen. Zolang ze het maar opschrijven. ‘Je kunt als ondernemer wel moeilijk gaan doen over de paar extra centen die je dat kost, maar het levert je waarschijnlijk meer op in geld én in loyaliteit als je daar niet moeilijk over doet.’ De vertrouwensband met je werknemers en de verantwoordelijkheid die je ze geeft, is volgens Brenda cruciaal. ‘Het is nu eenmaal moeilijker stelen van iemand met wie je een goede band hebt dan van iemand die afstandelijk en onpersoonlijk is.’

Daders en motieven

Maar ook al denk je een goede band te hebben met je werknemer, toch zie je volgens Nieuwendijk vaak dat de werkgever zegt: ‘Ik had nooit verwacht dat hij of zij dit zou doen, want dat is zo’n trouwe en loyale werknemer’. Een daderprofiel is daarom lastig te geven, ook al brengt Hoffmann jaarlijks wel in kaart wie de mensen zijn die bedrijfscriminaliteit plegen. Zo bleek uit het onderzoek van vorig jaar dat het aantal vrouwelijk daders van interne bedrijfscriminaliteit in opkomst is. Dat komt deels doordat vrouwen goed vertegenwoordigd zijn in de zorgsector waar de interne bedrijfscriminaliteit ook is toegenomen, zegt Nieuwendijk.

Zelfverrijking

Het motief van daders voor diefstal en fraude bij hun bedrijf is in de meeste gevallen financieel. Nieuwendijk: ‘Enerzijds heb je de rupsjes-nooit-genoeg die uit zijn op zelfverrijking en altijd meer willen, anderzijds zijn er mensen die het doen vanwege geldproblemen. Tijdens de crisis was er in 2010 een piek in het aantal diefstallen binnen het mkb. Er was veel onrust, banen stonden op de tocht, mensen voelden zich onzeker en verloren de binding met hun bedrijf. Velen dachten dat ze weinig te verliezen hadden als ze de daad pleegden, omdat hun afdeling toch zou sluiten. Als meer mensen zo denken, krijg je al snel een andere moraal binnen een bedrijf.’

Een duidelijke trend als het gaat om interne bedrijfscriminaliteit is volgens Nieuwendijk fraude met digitale systemen. ‘Denk bijvoorbeeld aan personeel dat op slinkse wijze omgaat met het aantal goederen in voorraadsystemen. Of werknemers die vertrouwelijke informatie stelen die interessant kan zijn voor derden, een toekomstig werkgever bijvoorbeeld.’

Preventie

Ron Nieuwendijk van Hoffmann Bedrijfsrecherche heeft de volgende adviezen voor ondernemers als het gaat om het voorkomen van bedrijfscriminaliteit:

  • Ook al kost het geld en is het vaak lastig te meten wat preventie precies oplevert, reserveer er tijd en geld voor. Een klein vergrijp kan een voorbode zijn voor een bedrijfscultuur waarbij bedrijfscriminaliteit ‘ingeburgerd’ raakt.
  • Stel duidelijke regels op die voor iedereen transparant zijn en die je goed communiceert naar al je werknemers.
  • Blijf als eigenaar betrokken bij de mensen en de bedrijfsprocessen, weet wat er in je bedrijf gebeurt.
  • Maak een risicoanalyse en probeer niet alles dicht te timmeren. Richt je op de cruciale en fraudegevoelige componenten in je bedrijf, geef je ‘kroonjuwelen’ aandacht en bescherm ze.
  • Wees niet huiverig om mensen met risicovolle functies te screenen als je ze aanneemt.

Plan van aanpak

Volgens Nieuwendijk van Hoffmann Bedrijfsrecherche zijn dit de stappen voor een ondernemer die bedrijfscriminaliteit vermoedt of constateert:

  • Maak pas op de plaats, handel niet te snel. Reageer niet primair vanuit emotie.
  • Stel een plan van aanpak op, afgestemd op de vorm van de criminaliteit.
  • Laat je adviseren door professionals op dit gebied. Te vaak worden, met alle goede bedoelingen, de verkeerde stappen gezet.
  • Denk goed na wie je intern inlicht over de kwestie. Maak het niet onnodig groot.
  • Denk goed na over passende sancties. Niet onredelijk zwaar, maar ook niet te licht. Een eenmalige waarschuwing kan ertoe leiden dat de dader na een tijdje in herhaling vervalt of de drempel voor andere potentiële daders verlagen.

ING-onderzoek

Het ING-onderzoek naar bedrijfscriminaliteit vond plaats onder 1200 mkb’ers (zzp’ers en ondernemers met maximaal 250 werknemers). De enquête is gehouden in maart 2015, de vraag luidde: Is uw bedrijf in de afgelopen 12 maanden slachtoffer geweest van criminaliteit? Als je de zzp’ers buiten beschouwing laat, dan zijn er in totaal 640 respondenten. In het onderzoek kwamen de volgende vragen aan de orde:

Hoeveel mkb'ers worden in Nederland getroffen door interne bedrijfscriminaliteit, dus alleen gepleegd door eigen personeel?

  • 4% van de ondernemers heeft te maken gehad met interne bedrijfscriminaliteit.
  • 2% van alle ondernemers (zowel zzp’ers als ondernemers met personeel) was in 2014/begin 2015, één of meerdere keren, slachtoffer van interne bedrijfscriminaliteit.

Hoeveel schade lijdt het mkb door bedrijfscriminaliteit van eigen personeel?

  • Geen cijfers bekend, alleen schade door bedrijfscriminaliteit in het algemeen (dus zowel intern als extern).
  • De totale materiële schade bedraagt bij de helft van de getroffen ondernemers (dit is inclusief zzp’ers) maximaal 1000 euro.
  • Bij een kwart loopt de schade op tot 5000 euro.
  • Bij 17% ligt de schade ergens tussen de 5000 en 50.000 euro.

Hoeveel mkb'ers zijn verzekerd tegen bedrijfscriminaliteit?

  • Circa een kwart van alle ondernemers (inclusief zzp’ers) is verzekerd tegen bedrijfscriminaliteit in het algemeen, dus niet specifiek met betrekking tot het eigen personeel.
  • Exclusief zzp’ers is 37% van de ondernemers verzekerd tegen interne of externe bedrijfscriminaliteit.
  • Zzp’ers zijn dus veel minder vaak tegen bedrijfscriminaliteit verzekerd dan ondernemers met personeel.

Welke sancties worden doorgaans getroffen?

  • Als de criminele handeling door een werknemer is gepleegd, wordt deze in bijna de helft van de gevallen ontslagen, terwijl 15% wegkomt met een waarschuwing.
  • Door 30% van de ondernemers wordt bij interne criminaliteit aangifte bij de politie gedaan.
  • Een kwart van de ondernemers treft helemaal geen sancties.

Stelling: 'Ik vertrouw mijn personeel volledig'

  • Ruim 80% van de ondernemers met personeel steekt zijn handen in het vuur voor zijn of haar werknemers. Zo blijkt uit de stelling ‘Ik vertrouw mijn personeel volledig’. De resterende ondernemers zijn veelal neutraal.
    Ondernemers met personeel in het kleinbedrijf (tot 50 werknemers) zijn het vaker eens met deze stelling dan middelgrote ondernemers (50 tot 250 werknemers), respectievelijk 80% vs 66%.
  • 10% van de middelgrote ondernemers is het oneens met deze stelling.
    Het is opvallend dat met name kleinere ondernemers in de detailhandel (tot 20 werknemers) het grotendeels met deze stelling eens zijn. Aangezien de detailhandel een sector is waar veel interne bedrijfscriminaliteit voorkomt.
  • Ook bij kleinere ondernemers in de zakelijke dienstverlening (tot 20 werknemers) is het vertrouwen in het eigen personeel groot.
  • Grotere ondernemers in de detailhandel (vanaf 50 werknemers) zijn het daarentegen vaker oneens met deze stelling. Ditzelfde geldt voor ondernemers die actief zijn in de industrie.

Het was onwettig verkregen bewijs, een tas van je personeel mag je niet zomaar doorzoeken

Brenda, kapper en ervaringsdeskundige