Nieuws Innovatie

De meest gemaakte fouten in de backup-strategie van bedrijven

Back-upstrategieën zijn een volwassen IT-activiteit geworden. In een natuurlijke reflex maakt dat medewerkers slordiger bij het bewaren van documenten, stelt informatiemanager Iron Mountain. Maar het is een te makkelijke aanname dat we op IT kunnen rekenen om onze verdwenen gegevens te herstellen. We verdringen graag hoe onbetrouwbaar een back-up kan zijn en hoe kwetsbaar tapes en schijven zijn wanneer die niet goed worden bewaard.

De Ondernemer 26 mei 2016

Executive 1325075 1920

Hoe gaan bedrijven om met het maken van back-ups?Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain: "Veel bedrijven hebben inmiddels redelijk geavanceerde, hybride opslagprocedures in het leven geroepen, met inzet van gecombineerde middelen als tape en schijf; op eigen servers en in de cloud. Dat wekt het vertrouwen dat onze gegevens een veilig tweede leven leiden, waar we op kunnen terugvallen als medewerkers bestanden niet hebben opgeslagen, het verkeerde bestand hebben overschreven of bestanden hebben verwijderd."Kun je iets meer vertellen over het onderzoek van Iron Mountain?"We hebben kwalitatief onderzoek gedaan en diepte-interviews gehouden met senior IT-professionals in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. We ontdekten dat medewerkers op de onderzochte afdelingen HR, financiën, marketing en verkoop, en IT-ers zelf, een zorgeloze en ongestructureerde manier van het bewaren en benoemen van documenten hebben ontwikkeld. Bij problemen pakken ze de telefoon en vragen IT om terug te vinden wat er verloren is gegaan."Wat zijn de grootste back-upblunders die bedrijven maken?"Dat grote vertrouwen in de back-up is lang niet altijd gerechtvaardigd. Back-upblunder nummer één is dat bedrijven hun back-ups instellen en verder vergeten en informatie opslaan op tape of schijf en die nooit controleren. Onderzoek laat zien dat 34 procent van de bedrijven zijn back-ups nooit test. Van de bedrijven die dat wel doen, ontdekte 77 procent fouten in hun tape-back-ups – wat een hoog risicopercentage in de aanpak en werkwijze aantoont.""Een andere veelvoorkomende fout is dat back-uptapes en –schijven onder verkeerde omstandigheden worden bewaard wat betreft temperatuur en luchtvochtigheid, wat op den duur leidt tot vermindering van de data-kwaliteit.""Medewerkers zien IT en de back-updiensten als een waardevol veiligheidsnet en rekenen zich rijk door gelijk tijdswinst en gemak te pakken. Hybride back-up ís ook een sprong voorwaarts, en het klinkt eigentijds en geavanceerd om clouddiensten te combineren met eigen opslag op tape en schijf. Maar de schrik is groot wanneer de zandloper in beeld blijft, de errors in beeld verschijnen, bestanden van verleden maand zijn, of de bedrijfsback-up maar 128Kb blijkt te beslaan. Met de back-up is het als met het rookalarm: hij verdient onze voortdurende aandacht."Welk advies zou je bedrijven geven?"Ik raad bedrijven flexibele en hybride back-upprocedures aan die maximale veiligheid bieden ‑ ook bij een beperkte begroting. Uitgangsprincipe is dat niet alle informatie gelijkwaardig is."

Directeur Strik somt op: "De eigen server is bijvoorbeeld het meest geschikt voor actuele informatie die in gebruik, essentieel en vertrouwelijk is. De cloud is beter geschikt voor minder essentiële gegevens en slapende dossiers.

En daarnaast: "Tapeback-ups en back-upschijven op externe, beveiligde en vertrouwde locatie met klimaatbeheersing, zijn beter geschikt voor archiefdoeleinden, om te voldoen aan verplichtingen; als extra verdedigingslinie voor intellectuele eigendommen en als dubbele zekerheid voor de actuele back-ups in eigen huis. De back-up is een tweede of derde kopie voor veiligheidsdoeleinden en de laatste verdedigingslinie. De back-upstrategie en -procedures moeten regelmatig worden getest en vergezeld gaan van maatregelen die het eerste verlies van gegevens door medewerkers tegengaan."