Grenzeloos zakendoen? Begin met een handelsmissie

Handelsmissies worden volgens René van Hell, directeur Internationaal Ondernemen van Buitenlandse Zaken, al minstens 30 jaar georganiseerd. “We zien de handelsmissies als een manier om de economische groei te stimuleren. Als bedrijven innovatiever en concurrerender zijn door internationaal te ondernemen, willen we er als overheid voor zorgen dat bedrijven gemakkelijker internationaal kunnen zakendoen. Want dat is in het belang van Nederlandse economie en werkgelegenheid.”

Lokale netwerken

“Een georganiseerde handelsmissie kan dan helpen om de drempel te verlagen”, vervolgt Van Hell. “Dat betekent niet dat we op de stoel willen gaan zitten van de ondernemer. Maar tegelijk weten we ook dat internationaal zakendoen niet altijd makkelijk is, bijvoorbeeld in landen waar de overheid een stevige vinger in de pap heeft in het bedrijfsleven. Door onze lokale netwerken en de contacten van ambassades komen we dan toch net iets verder dan wanneer een ondernemer op eigen houtje een buitenlandse markt betreedt.”

Minister

Een handelsmissie wordt soms vergezeld door een minister. Toen Esther van Diepen, oprichtster van Mom in Balance, haar bedrijf wilde uitbreiden naar Tokyo vernam ze dat toenmalig minister Edith Schippers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport meeging op handelsmissie naar Japan. Daarom besloot de onderneemster ook mee te gaan op handelsmissie.

Hier had ze veel aan, zegt ze op de website van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. “Ik zat opeens aan tafel met de marktleider van Japan op het gebied van zwangerschap en sport. Dankzij deze connectie kunnen wij Mom in Balance pitchen op een groot even in Japan.” Van Diepen benadrukt het belang van de Nederlandse ambassade in Japan, die individuele afspraken regelde voor de oprichtster van Mom in Balance.

Hete hangijzers

Volgens René van Hell kan het voor ondernemers erg helpend zijn om ministers of andere bewindslieden hun belangen over het voetlicht te laten brengen tijdens een missie. Veel bedrijven maken daar gebruik van. “Het kan heel overtuigend zijn als een minister tijdens de handelsmissie bepaalde hete hangijzers aankaart, zoals regelgeving waar ondernemers tegenaan lopen. ”, zegt Van Hell. “Is het bijvoorbeeld handig dat land X regels heeft die verplichten dat je alleen kunt aanbesteden en kopen bij partijen uit eigen land?”

IJs breken

“Tijdens een handelsmissie worden regelmatig nieuwe samenwerkingsovereenkomsten ondertekend. Daarnaast is het een setting waar soms misverstanden opgehelderd kunnen worden. Niet zelden blijkt bij internationaal zakendoen dat mensen het gevoel hebben dat ze goed communiceren, maar dat de één de ander toch echt niet goed heeft begrepen. En ja, wij Nederlanders kunnen zo lekker direct zijn. Maar het komt nog wel eens voor dat de zakenpartner zich beledigd of in de maling genomen voelt. Maar andersom komt ook voor: de buitenlandse partij is zeer beleefd, maar wij hebben geen idee wat er écht speelt. Het gezelschap van een hoge ambtenaar of minister kan helpen om het ijs te breken. “

Grenzen verleggen

Per jaar organiseert het RVO ongeveer 20 missies onder leiding van een bewindspersoon of hoge ambtenaar. Hiernaast worden er ook diverse kleinere missies georganiseerd, ook door private partijen zelf. Van elke officiële handelsmissie wordt een evaluatie gestuurd naar de Tweede Kamer. Volgens de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, die de handelsmissies namens het ministerie organiseert, lag het gemiddelde aantal inschrijvingen in de afgelopen twee jaar op ruim 40 bedrijven per missie, die voor zo’n 70 procent tot het MKB behoren. “Hier zitten zowel starters als ‘oudgedienden’ bij; ondernemers die al vaker mee zijn geweest op handelsmissie.” René van Hell: “We zien startups, maar ook multinationals”, zegt hij. “Maar wat alle deelnemers gemeen hebben is dat het nieuwsgierige mensen zijn die hun grenzen letterlijk willen verleggen. Eigenlijk kom ik voornamelijk goede ondernemers tegen tijdens handelsmissies”, aldus Van Hell.

Serieuze stappen

Eén van die goede ondernemers is ongetwijfeld Arnoud Aalbersberg, directeur van Tropicare. Dit bedrijf dat onder de naam Care Plus gezondheidsproducten voor reizigers op de markt brengt, ging mee op handelsmissie naar Canada en de Verenigde Staten. Die handelsmissie werd voor hem een succes want Aalbersberg werd door de RVO aan de juiste mensen gekoppeld, zoals een inkoopmanager van supermarktgigant Walmart. Zo kreeg hij een goed idee of zijn producten daadwerkelijk verkocht zouden kunnen worden aan de andere kant van de oceaan.

Uiteindelijk besloot hij toentertijd om niet in de Verenigde Staten, maar in Canada zaken te doen. Op de site van het RVO zegt hij: “In de Verenigde Staten kost het meer tijd om de juiste partij te vinden en zaken te doen. Met Canadezen is het prettig zakendoen. De mentaliteit is vergelijkbaar met de Nederlandse. Mensen zijn to-the-point en komen hun afspraken na. Hier kunnen we serieuze stappen maken.”

Complementair

Japan, Canada en de VS – de in dit artikel genoemde handelsmissielanden – zijn op het eerste gezicht redelijk voor de hand liggende landen om zaken te doen. Maar de RVO organiseert ook handelsmissies naar Senegal, Colombia en Myanmar. Waarop wordt gelet tijdens het selecteren van een bepaald land voor een handelsmissie? “Allereerst kijken we of Nederlandse bedrijven complementair kunnen zijn aan de markt in een bepaald land”, zegt René van Hell. “We kijken of onze bedrijven toegevoegde waarde kunnen bieden.Vaak komt de vraag ook uit het bedrijfsleven zelf. En we kijken in welke landen bedrijven gebaat zijn bij onze ondersteuning.”

Brexit

Van Hell: “De landen met de meeste prioriteit zijn altijd Duitsland, Verenigde Staten, China en India geweest. We hebben bijvoorbeeld nog maar heel weinig handelsmissies georganiseerd naar het Verenigd Koninkrijk, omdat de onderlinge zakelijke verhoudingen altijd vanzelfsprekend goed waren. Maar door de situatie die nu is ontstaan rondom de Brexit is dat voor bedrijven veranderd. Een handelsmissie naar het Verenigd Koninkrijk in de komende tijd is daarom heel aannemelijk.”

Deelnamecriteria

Volgens RVO kunnen in principe alle bedrijven meedoen. Wel is het zo dat de programma’s van missies steeds meer sectoraal/thematisch zijn opgebouwd. Het advies is dan ook dat een bedrijf zelf een afweging maakt of het programma past in hun bedrijfsstrategie. Een belangrijke voorwaarde is dat een bedrijf handelt volgens de richtlijnen voor internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen.

"Het vermijden van risico’s voor mens en milieu, goede werkomstandigheden en een leefbaar loon in de productielanden zijn voor ons een heel belangrijke prioriteit bij het bevorderen van internationaal ondernemerschap. Voorwaarden gaan verder over tijdig inschrijven, de mogelijkheid om deelname te annuleren door deelnemer, en meewerken aan een evaluatie. Tevens moet een bedrijf ingeschreven staan bij de Nederlandse Kamer van Koophandel”, aldus van Hell.

Traject

Als een bedrijf mee wil op handelsmissie en aan de voorwaarden voldoet, wordt het volgende traject in werking gezet:

• De deelnemer wordt gevraagd zijn foto, bedrijfsprofiel en contactgegevens te verstrekken voor een missieboekje (Holland Branding style), met een voorwoord van een bewindspersoon. RVO zorgt voor de vertaling. Deze missieboekjes wordt in groten getale verspreid tijdens de missie-events.
• Intakegesprek voor de individuele matchmaking.
• Reisarrangement via een reisbureau wordt aangeboden (reis en verblijf zijn voor eigen kosten).
• Deelnemersbijeenkomst in Nederland. Naast informatie over het programma, maken de deelnemers onderling kennis en ontvangen ze informatie over het te bezoeken land en cultuur van het zakendoen.
• Bedrijven kunnen buitenlandse gasten uitnodigen om aanwezig te zijn bij een netwerkevent zoals een Holland Trade Receptie/Diner.
• Mocht een bedrijf problemen ervaren in de toegang tot de markt, kan dat worden aangegeven bij de RVO. Waar mogelijk kan een bewindspersoon dit aankaarten bij zijn collega in het handelsmissieland.

Kosten

De kosten van een handelsmissie bedragen 950 euro, waarbij reis- en verblijfkosten voor eigen rekening zijn. Voor menig MKB’er is dat een aardig bedrag, maar volgens René van Hell, directeur Internationaal Ondernemen van Buitenlandse Zaken, is de meerwaarde van een handelsmissie via de RVO voor deelnemende bedrijven groot. Zo organiseert de RVO altijd matchmaking, waarbij het bedrijf kan aangeven in welke deelmarkten hij partners zoekt. De organisatie gaat vervolgens met haar uitgebreide netwerk aan de slag om partners in het buitenland te vinden om goede matches te maken. “Zo groeit je internationale netwerk, wissel je kennis uit en heb je beter zicht op de marktkansen in een land”, aldus Van Hell.

Tevens wordt al vanaf de eerste dag ingezoomd op hoe de overheid kan helpen bij het op de kaart zetten van de individuele kwesties waar bedrijven tegen aan lopen bij het internationale zakendoen. Via ambassades en/of hoge ambtenaren worden die kwesties aangekaart in het lokale netwerk. Ook organiseert de RVO bedrijfsbezoeken in het land.

Gericht matchmaking

Natuurlijk is het ook mogelijk om op eigen initiatief naar een land af te reizen en aan te kloppen bij een ambassade. Volgens Van Hell mist een bedrijf dan wel het gerichte matchmaking van tevoren. Hiernaast is het afreizen als groep zoals bij de RVO gebeurt een groot voordeel volgens hem. Niet alleen voor het uitbreiden van het netwerk op zich, maar ook voor het gericht bundelen van de krachten om een totaaloplossing te bieden in het land. Volgens Van Hell zijn bedrijven die meegaan vaak gespecialiseerd in één specifieke schakel van de productieketen, maar kun je met een groep bedrijven veel meer impact hebben.

Samenwerking

Het verhaal van Saskia Beer die met haar startup TransformCity naar Australië ging bevestigt dit. “De Nederlandse bedrijven die aan de missie deelnamen bleken elkaar aan te vullen”, zegt ze op RVO.nl. “Daar was ik blij om, ik bracht toch zelf ook 3 prospects in bij de matchmaking.” Toen bleek dat de bedrijven niet in elkaars vaarwater zaten, ervoer Beer het als handig om in een groter proces mee te draaien in plaats van alleen te gaan acquireren. “Het heeft een interessant netwerk opgeleverd en er is potentie tot samenwerking.”

Voorbereiding

Goed je huiswerk doen is de beste voorbereiding voor een bedrijf dat wil deelnemen aan een handelsmissie. Van Hell: “Je haalt uiteraard het meeste uit een handelsmissie als je goed nadenkt over hoe je product kan aansluiten bij de vraag in het land. En of het echt een oplossing zou zijn. Als je dat nog niet helder hebt, kun je met ons in gesprek gaan om daar een beter gevoel over te krijgen. Stel je de vragen: heb ik een product dat alleen in Nederland een oplossing biedt of is de situatie in Nederland ook in andere landen van toepassing? Wie zouden mijn klanten in het buitenland zijn? Hoeveel kan ik leveren en heb ik daarvoor de cashflow en de productiecapaciteit? Zo niet, is het misschien nodig om productiecapaciteit in het land op te gaan zetten?

Kennis

Een handelsmissie is volgens Van Hell geslaagd als bedrijven tevreden zijn over de kennis die ze hebben opgedaan. “Als een bedrijf al een deal kan sluiten naar aanleiding van een economische missie is dat natuurlijk geweldig”, zegt Van Hell. “Maar het kan net zo bevredigend zijn om nieuwe leveranciers te leren kennen of een mogelijke samenwerking aan te gaan voor in de toekomst. Zelfs kan een missie geslaagd zijn als je hebt ontdekt dat het niet interessant is om zaken te doen in het land. Zo weet je in ieder geval dat je niet meer tijd en geld hoeft te investeren.”