Klankborden versnelt groei van OrigineelOvernachten.nl

Met vier vaste medewerkers en een aantal freelancers bestiert Egan van Doorn het succesvolle OrigineelOvernachten.nl en OrigineelVergaderen.nl (zie uitgelicht). In zo’n klein team moeten de collega’s met elkaar kunnen lezen en schrijven, maar met één medewerker liep dat spaak, zo vertelt hij: ,,We moesten afscheid nemen omdat er op het persoonlijke vlak een mismatch was. Voorheen had ik altijd op kennis, kunde en opleidingsniveau geselecteerd. Ik besefte al wel dat ik nu ook op andere dingen moest letten, met name de vraag: past iemand wel goed bij het team? Is er bereidheid tot samenwerking, en het periodiek overnemen van elkaars taken? Kortom: de zogenaamde soft skills.”

Ondernemersklankbord getipt

Van Doorn werd vanuit zijn arbeidsongeschiktheidsverzekering - en via De Ondernemersdesk - getipt over Stichting Ondernemersklankbord: een netwerk van adviseurs dat mkb-ondernemers vooruit kan helpen. Deze adviseurs zijn allemaal oud-ondernemers, managers of specialisten in een bepaald vakgebied, die hun kennis en expertise vrijwillig delen via klankbordtrajecten van een half jaar. Normaal wordt hier een vergoeding ter dekking van de kosten voor gevraagd maar vanwege de coronapandemie zijn klankbordtrajecten in 2022 geheel gratis.

Dit leek Van Doorn wel wat. Hij werd gekoppeld aan de gepensioneerde manager Paul van Os. Van Os beschikt over veel bedrijfsmatige kennis en ervaring, opgedaan in onder meer allerlei managementfuncties voor de gemeente Rotterdam, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, en als directeur van de sociale onderneming PAC: Project Team Arbeidsmarktconsultants.

Klankborden: eerst de basis bespreken

Van Os legt uit hoe Van Doorn’s aanvankelijke hulpverzoek leidde tot een veel breder klankbordtraject. ,,We gingen eerst aan de slag met vragen die initieel veel belangrijker zijn dan het profiel van de aan te nemen medewerker. Elke organisatie heeft een missie - wat doe ik in deze wereld - en een visie: waar wil ik naartoe werken? Uit die missie en visie vloeien strategische doelen voort: wat wil ik wanneer bereikt hebben? Dat gaat altijd over markten waarop je producten of diensten wegzet. Daarover hebben we gesproken, want deze product-marktcombinaties vertalen zich daarna vanzelf naar het antwoord op de vraag: ‘Hoe moet mijn organisatie er uitzien om dat te realiseren, wat is de ideale teamsamenstelling? En hoe zit het met de uitwisselbaarheid van mensen?’.’’

Van Os: ,,Dat soort vragen met een ondernemer doornemen: dat is de essentie van het OKB: een klankbord zijn. Want hoe slim je als ondernemer ook bent: niemand kan alle aspecten van zijn bedrijfsvoering of business overzien, want jij werkt altijd vanuit jouw persoonlijke referentiekader. Het helpt enorm als daar eens iemand anders tegenaan kan praten.”

Een scherpere vacaturetekst

Van Os en Van Doorn spraken aanvankelijk elke paar weken af, daarna ongeveer maandelijks. Nadat bovengenoemde vraagstukken waren opgehelderd, kon het HR-vraagstuk gerichter worden opgelost. Van Doorn: ,,We konden nu de functies in het bedrijf veel beter omschrijven; vervolgens hebben we de vacaturetekst scherper omschreven dan ik dat zelf ooit voor die functie had gekund. Ook hebben we nagedacht over de aan de sollicitant te stellen vragen. Eigenlijk hebben we over de hele linie onze wervings- en sollicitatieprocedure verbeterd.”

Groei vereist andere rol van de ondernemer

Bij deze aanpak kwam vanzelf ook de rol van Van Doorn als oprichter en directeur in de schijnwerpers, zo vertelt Van Os: ,,Als je als ondernemer met iets begint, ben je alleen. Dan groei je snel, zoals OrigineelOvernachten.nl, en moet je dingen loslaten. Tijdens het klankborden kwam dan ook de vraag op: ‘Waar wil jij nou op focussen? Waar wil jij in de toekomst zijn in jouw bedrijf? En wat heeft dat dan voor implicaties voor de rollen en taken van de andere medewerkers?’”

Het is voor Van Doorn maar al te herkenbaar: ,,Ik heb door dit OKB-traject geleerd om onze bedrijfsactiviteiten beter te plannen. Ik was zelf nog teveel bezig met de operatie: elke dag worden er bijzondere slaapplekken toegevoegd aan OrigineelOvernachten.nl. Ik voerde veel van die accommodaties zelf op in het systeem. Dat is veel werk, want elke nieuwe verhuurder moet een eigen, goed vindbare bedrijfspagina krijgen. Elke huurder moet gemakkelijk bij die nieuwe verhuurder kunnen boeken. We hebben ervoor gezorgd dat ik dat werk kon delegeren. Dat door de rollen en verantwoordelijkheden in het bedrijf anders in te richten. Voorheen zat alles in mijn hoofd en stond niets op papier. Er was niets geconcretiseerd in werkplanningen. Inmiddels is er een structuur en weet ieder teamlid wat de werkzaamheden zijn en wat er van hem of haar wordt verwacht.”

Meer tijd voor de toekomst

Van Doorn heeft hierdoor meer tijd om te werken aan zijn bedrijf, in plaats van in zijn bedrijf. Hij zit boordevol plannen om het succes van OrigineelOvernachten.nl uit te bouwen, en om ook OrigineelVergaderen.nl in de vaart der volkeren op te stuwen. ,,Ik kan nu focussen op de grotere projecten: bijvoorbeeld de lancering van cadeaubonnen voor verblijf in de locaties op ons platform en doorontwikkeling van de beide websites. Daarnaast heb ik meer tijd over voor sales en relatiebeheer.”

Eindelijk tijd voor de vraag achter de vraag

Er kwam in alle gesprekken zoveel op hun pad dat Van Doorn aan het eerste standaard halfjaartraject met Ondernemersklankbord een tweede koppelde, met voortzetting van de samenwerking met Van Os. Ook dit tweede traject is onlangs voltooid. De ondernemer kan het OKB elke mkb-ondernemer aanraden: ,,Ik kwam binnen met een eenvoudige personeelsvraag, maar Paul dwong mij om na te denken over de vraag achter de vraag. Door de waan van de dag had ik nooit op dat diepere niveau over mijn bedrijf nagedacht: waar staan we, waar willen we heen; wat betekent dat voor wat we moeten doen? We werken nu met veel meer structuur en overzicht.”

De ondernemer moet het allemaal doen

Op zijn beurt noemt Van Os dit vrijwilligerswerk ‘uitermate bevredigend’. ,,Het is heel fijn als je kan helpen op een manier waarbij ik alle ervaringen uit mijn eigen leven kan inzetten om andere ondernemers te adviseren. En de rol van klankbord is comfortabel, want om misverstanden te voorkomen: de ondernemer praat, en wij als OKB-adviseurs luisteren, denken mee, geven advies en geven opdrachten mee. Maar het blijft de ondernemer die het allemaal moet doen. Wij doen geen uitvoerend werk.”

Advies van buiten je netwerk heeft meerwaarde

Van Doorn heeft nog een uitsmijter in petto: ,,Zoek als ondernemer hulp buiten je eigen netwerk. Met collega-ondernemers praat ik ook wel eens over mijn bedrijfskwesties, maar zij weten meer van de situatie af. Zij gaan directer in oplossingen denken, terwijl de vraagstelling nog niet helemaal helder is. Door mijn samenwerking met Paul als ondernemersklankbord ben ik dieper tot de kern van het probleem doorgedrongen. Dat leidt ertoe dat ik nu weer gigantische stappen vooruit zet.”